FileMaker ユーザ導入事例

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「個」単位の動きやすさと「全体」の管理効率を
両立を目指した業務改善 。

株式会社 新潮社 様

業種:出版
ユーザ規模:40
該当部署:ネットワーク室
ご担当者様:片井 典子 様
URLhttp://www.webshincho.com/

導入前のシステム状況

私たちの文庫編集部では、新潮文庫を編集しています。基本的に1つのタイトルに一人の担当 者が決まっていて、毎月の発刊スケジュールに合わせ本を作っていきます。しかしながら、1タイトル 1タイトルの作業 進行はまちまちです。というのも、当然のことながら、タイトルごと内容が異なり、手のかかり具合も違うからです。編集部員は、数ヶ月先まで発刊の予定が組まれたタイトルをいくつも担当し、個々でそれぞれの 進行を管理します。そして、編集部は、その月の発行日に合わせ、決まった数のタイトルを発刊していきます。つまり、個々が分散して行う作業の集積がいわば全体の実績になるわけです。その過程で、部内のコミュニケーションや平行して進められる文庫の編集行程を 関係各位が把握することも重要で、そうした「個」単位の不規則なスケジュールの管理と全体の作業効率化、グループでの情報共有や管理を両立することが課 題となっていました。主に紙と鉛筆を使った業務が多い編集部の作業においては、スムーズなコミュニケーションと効率的な作業管理がコンピュータに求められるエリアでした。個々の動きに合わせて分散しがちな 進行管理を部で一括管理し、全体の仕事のクオリティを向上させようと考えたのです。とはいっても、職種がらワープロソフトがほとんどなので、操作が難しいアプリケーションではかえって非効率になる危 険性が ありました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

個々の動きやすさを損なわずに編集部全体の協調作業を向上させるため、ファイルメーカーProを活用した  1.「各種連絡事項掲示板」、2.「各種書類の締切管理表」、3.「定型書類 の自動作成と共有」の3つを導入しました。 「各種連絡事項掲示板」では、部員個々が自由に活動していても電子掲示板を通して連絡事項 が確実に伝達されるようになりました。「各種書類の締切の管理表」では、必要に応じて部員一人一人にわ ざわざスケジュールを確認して回る手間もなく関係者がネットワーク上で同じ情報を共有できるようになっ た上、締切が 過ぎると警告マークが自動的に出るなど、担当部員への連絡も自動化できました。「定型書類の自動作成と共有」では、基本項目を入力するだけで誰もが同じフォーマットで企画、進 行案件、売上など をまとめた書類が作成できるようになったため、部内各担当の業務についての相互理解が促進されました。 今までは、スケジュールの違いから、まず相手を捕まえて 連絡を取ることが仕事になっていた気がします。 データベースの活用によって、単に部内の情報共有の促進だけでなく、各個人が各々の業務のレベルでも安心して効率的に作業できるようになりました。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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