FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

学生証+バーコードで出席管理。
学生管理システムを教職員の手によって構築。

(学)専門学校 東洋美術学校 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:18
該当部署:プロダクト・インテリアデザイン研究室 プロダクトデザイン科
ご担当者様:柴野 雅潔 様
URLhttp://www.to-bi.ac.jp/

導入前のシステム状況

東洋美術学校では、学生管理のシステムとしてオフコンを使用していましたが、年度をまたがった処理ができなかったり、マウスが使えない、画面上で印刷結果を確認できない、レイアウトを変更できないといった問題もあり、他のシステムへの切り替えを考えていました。また、生徒の中には留学生もおり、学校では彼らの出席状況を入国管理局へ提出することが義務づけられているため、これも自動処理できるように合わせて検討していました。いくつかの業者に依頼して見積もりを取りましたが、高額な Windows での構築ばかり。本校は美術・デザインという学校の性格上Macintosh が大半であり、また外字等の問題もあり可能な限り一つのOSだけでの構築を行いたいということが基本でした。そこから教職員によるファイルメーカーPro での構築が始まりましが、簡単だったわけではありません。どうやって出欠席を取るかという大きな問題がありました。先生が出席を取って、それを入力していくと手間がかかります。簡単に学生を特定してデータ処理できる方法として、「学生証」と「バーコード」を組み合わせることを思いつきました。当時の学生証は、ICチップ内蔵で銀行のキャッシュカードも兼ねていましたので、生徒が学生証をなくしたり、壊したりする度に、再発行には手間とお金がかかっていました。この問題を解消するためにも、コストのかからない学生証だけを学校内で発行(印刷)できることが不可欠でした。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

学生管理システムは、今年の4月から本格稼動しています。まず年度の始めに、学生証を専用カードプリンタで印刷します。学生証には、氏名、住所、顔写真、そしてバーコードが印刷されており、学生が授業に出席すると、先生がバーコードリーダを使って各学生の学生証を読み取ります。バーコードリーダといっても携帯電話を少し大きくした位のサイズですので持ち歩くのに便利。そして1週間の授業分は記憶できる容量がありますので、数日に一度、読み取ったリーダのデータをファイルメーカーPro のデータベースにインポートすれば、自動的に出席状況が把握できます。そして、大教室での講議の場合には、本校の受付にある読み取り機械で行い、リアルタイムにデータベースへデータが入力されます。現在、このシステムから出席証明書だけでなく、通学証明書、成績証明書など必要とされるすべての書類も作成しています。
今回のシステムは、 1)バーコードの入った学生証を印刷できる、2)バーコードを読み取る手軽なリーダがある、というハードの面と、3)バーコードや写真画像を扱える、4)レイアウトを自由にデザインできる、というソフトの面の両方が揃えられたことで実現できました。もちろん、学校内の人間が中心になって作成したことで、実際に使う人間と細かいところまで相談しながら協力して作れるということ、高価な専用機を導入せず、既存のMacintoshですべての作業ができるようになったことが最大のメリットだと思います。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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