FileMaker ユーザ導入事例

印刷する

1万件の30部門にわたる顧客名簿管理も、
紙ではなくネットワークで共有したら効率的に。

株式会社東京放送 様

業種:TVおよびラジオ放送業
ユーザ規模:32
該当部署:開発局マルチメディアセンター
ご担当者様:浜谷 雅也 様 / 副部長
URLhttp://www.tbs.co.jp/

導入前のシステム状況

私は開発局マルチメディアセンターSIという部署で、社内のコンピュータシステムやネットワークの開発、運用管理を行っています。弊社では、メディアパレードや株主総会といった、社をあげてのイベント開催に際して、スポンサーなどの重要顧客に招待状を出します。その名簿情報は約1万人あり「紙」で管理していました。そのうえ、制作、報道、営業など、約30の部署でそれぞれ管理していたため、名簿の重複チェックが必要になり、手間になっていました。招待状を作成する総務部は、まず、当社の名簿情報を元に、印刷業者が作成した帳票を各部署に配布。各部署は「紙」の上で訂正し、それを総務部が回収して印刷会社に戻す、といった作業を何回もやりとりしてから、やっと招待状の宛名を印刷できるといった状況でした。このような「非効率的な作業を改善したい」という相談を総務部から受け、効率化を検討しました。
その結論は、名簿情報を総務部のサーバーで一元管理し、そのデータを各部署がネットワーク経由で参照して印刷できれば、総務部が「紙」を配布する手間が省けるというものでした。印刷業者は、私たちがわたす紙の名簿情報をファイルメーカーProでデータベースにし、帳票を作成していましたので、弊社でもファイルメーカーProを導入し、社内のLANネットワークで共有利用することにしました。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

総務部が各部署に「紙」で配布していた情報を、社内のサーバーで管理し、各部署に印刷してもらうことで、配布作業がなくなり、業務効率を大幅に改善しました。また、データのソートでの重複チェックや、検索や絞り込みといった「紙では不可能だった処理」が可能になり、従来2週間以上も必要だった校正作業は、3分の2の10日程で終わるようになりました。さらに、他部署の情報も参照できるようになり、複数部署にまたがった重複名簿を現場レベルでも把握できるようになりました。これは、引越などに伴う住所等の変更情報を早く発見できることにもつながりました。
現在は第一段階で、取引先名簿管理システムでは参照と印刷が可能です。校正は、一度印刷してから行った方がミスがないので、「紙ベース」で行っています。そのため総務部には、各部署の確認後に「紙」の回収をして印刷業者に渡す業務が残っていますので、まだ、システム改善の余地があると考えています。今後はWeb公開機能を活用し、もっと多くの端末で情報を共有したいと考えています。将来的には各部署ごとで、データの変更や追加といった処理をオンラインで行い、そのデータを直接印刷業者にもオンラインで反映できるようにして、より効率的にしたいと思います。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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