FileMaker ユーザ導入事例

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学生へのサービス向上から始まったファイルメーカーProの活用。
現在は本部標準ソフトとして採用。

日本大学 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:370
該当部署:総合学術情報センター 情報企画課
ご担当者様:吉野 英治 様 / 課長
URLhttp://www.nihon-u.ac.jp/

導入前のシステム状況

ファイルメーカーProは誰でも簡単に使えるソフトであり、しかも「こんなことができるだろうか?」という試行錯誤が可能であることから、日大の学内で利用を検討し始めたのは、大学に於いても、サービスという意識付けが必要になってきた頃のことでした。夏休みや春休みといった長期の休みになると、学生課は学割証明書の発行に追われます。例えば夏休みだけでも、発行総枚数は10,000枚。それを6人のスタッフで必死に発行します。しかも当時は手書きですからね(笑)。学生から申請を受付けてから発行までに、1週間ほどの時間が必要でした。そうなると、意識としても「発行してあげてる」というスタンスですね。しかし、それではいくらなんでもサービスという点から見て、学生がかわいそうだ。学割証明書を発行処理するスタッフの側からしても、迅速かつ効率的にできた方が結果的にはいい。そこで、当時学内に普及しつつあった、パソコンを利用しようという話になりました。最初は、ワープロソフトの利用を検討しましたが、考えてみると、証明書類は大体が決まりきった様式であることが多い。1つの書類を複製し、氏名や行き先など、数カ所を変更すれば事足りてしまいます。また、発行の履歴も管理できたらもっと効率的です。そういった検討の後、使いやすさの点からファイルメーカーProを選択したのが、そもそものスタート地点だったように思います。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

この試みは、うまくいきました。データ整備にあたっては、学内のホストコンピュータに登録されている学生データをファイルメーカーProのファイルに取り込むなどの工夫もし、結果として学割証明書の即日発行が可能となりました。 これを一つの例として、学内のファイルメーカーProを使ったシステムが誕生し、学生のキャンパス内違法駐車の取り締まりにもファイルメーカーProのデータが活躍することとなりました(笑)。その後、総合学術情報センター情報企画課でも「事務の友」というシステムを開発し、まず最初に大学本部で運用することになりました。「事務の友」は、事務員に必要な情報をいつでも・誰でも平等・簡単にというコンセプトで開発したものです。その内容は、インジケータ・会議室予約・日本大学ダイアルイン・規程集などです。事務員のだれもが必要な共通の情報を「情報の道具箱」として利用するために、簡単でだれでも使える可能性のあるファイルメーカーProを、日本大学本部で標準ソフトとして採用いたしました。
データベースエンジンを共通なものにすることにより、各部署で発信する情報データーベースを、この「事務の友」に逐次組込んでいこうと考えています。また、日本大学総合学術情報センターは、情報リテラシーのために情報研修を行っていますが、このファイルメーカーProを今年度より新しくカリキュラムとして、多くの教職員が受講しています。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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