FileMaker ユーザ導入事例

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学校にも変革の波。
簡単かつ効率的に扱え、IS/ITがいなくても経費削減に成功。

三春町立三春中学校 様

業種:教育・研究機関
ユーザ規模:10
ご担当者様:橋本 広治 様

導入前のシステム状況

本校は、福島県にあります生徒数約350人の中学校です。
私たち学校でも、企業のみなさんと同じようにさまざまな変革が進められつつあり、何にも増して経費削減を目的に組織や業務の見直しが進められ、今まで以上に一人ひとりがこなさなければいけない仕事量が増えている状況です。従来、手作業で行なわれてきた様々な業務を、少しでも職員の負担を減らすべく、パソコンで効率的に行い、また管理できるような仕組みを少しずつ作りこんでいます。

FileMaker Pro / ファミリの現在の主な利用方法

  • スタンドアロンデータベース
  • クロスプラットフォーム利用
  • ワークグループ(メディア介在)
  • ワークグループ(ネットワーキング)
  • ワークグループ(ODBC 利用)
  • ワークグループ(ODBC 利用 / 基幹 DB 連携)
  • ワークグループ(FileMaker Server 介在)
  • イントラネット(Web パブリッシング)
  • カスタマイズ(スクリプティング)
  • カスタマイズ(バインダ利用)
  • カスタマイズ(プラグイン / ルーチン関数)

導入後の主な変化

実際にどんな部分をファイルメーカーProで運用しているのか、簡単にご紹介したいと思います。

1)学校徴収金管理
学校徴収金の口座振替に関して、生徒名簿のデータベースとリレーションさせて、月々の督促や集計を行うデータベースを作成し、利用しています。元々はPTA負担の職員が手作業で集金・集計していたのですが、経費削減により数年前から学校事務職員である私が担当することになりました。月2回の督促事務や、場合によっては現金徴収などさまざまな事務がありますが、手作業による誤記や計算ミスなどがほとんどなく効率的に運営できています。

2)公文書受付管理
さまざまな文書を受け付け、その処理状況を明確にしておくため、やはりここでも手作業ではなくデータベース管理しています。担当者が不在でも、必要な文書番号を取得できるようなリレーションを考え、作成しました。

3)出張旅費管理
県の条例に合わせた、旅行命令や旅費請求などの一切をデータベースで管理しています。県には端末がありますが、市町村にはないため、旅費額をいちいち算出して予算管理を行うのはたいへんでした。まず、県内の細かい地域ごとの距離を計算することから行わなければならず、日常的には時間をとられすぎて、半ば無理作業でもありました。ですが、必要な二地域間の距離を逐次データベース化していくなどにより、実に簡単に算出することができるようになり、大幅な効率化につながりました。郡内のさまざまな学校にも紹介して利用いただいており、たいへん好評です。おおむね全県下小中学校に対応していると考えています。このデータベースに関しては、Web(http://www.asaka.ne.jp/~hiromaru/daifuku/)で個人的にサポートしておりますので、興味のある方はご覧ください。

その他にも細かいところまでファイルメーカーProを活用しています。また、各種会計や備品管理など、さまざまなデータベースをファイルメーカーPro サーバでネットワーク共有し、管理するよう現在準備を始めているところです。私たちのような学校では手軽に、かつ容易に扱えるファイルメーカーProが適しています。手書きの用紙に記入する感覚で誰でもすぐに使えて、情報がちゃんと蓄積される。これは、たいへん大事なことだと思います。

FileMaker Pro / ファミリ利用における一番のメリット

  • 使いやすさ / インターフェース
  • 簡単にカスタマイズできる点
  • 社員教育の容易さ
  • スクリプトの柔軟性
  • ファミリ製品との組み合わせ
  • クロスプラットフォーム
  • 大容量のファイル管理
  • 拡張性の高いネットワーキング
  • Web 公開 / イントラネット対応
  • ODBC 対応
  • ランタイム対応(バインダ)
  • プラグイン開発など開発環境
  • 価格(リーズナブルであること)
  • その他

FileMaker Pro / ファミリ利用による効果

  • 既存の機材利用によるコスト低減
  • ファイル共有による情報統合
  • 操作 / 作業の効率化 / 時間削減
  • リアルタイムな意志決定の効率化
  • その他

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