Austin Convention Center

「FileMaker Go for iPad のおかげで、スタッフは展示会場から移動することなく、出展者のサポートを続けることができ、作業指示を受け取ったり要求を変更したりするごとに、何度も慌ただしくサービスデスクまで往復する必要がなくなりました…」

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市街の 6 ブロックにわたる広さをもつハイテク・コンベンションセンターが、紙を使う作業指示をやめて FileMaker Go for iPad に移行し、ROI 200% を達成

South by Southwest Festival の会場となっている Austin Convention Center が、作業指示の自動化により、顧客ニーズへの対応を迅速化しながらコストを削減

概要

  • 大型コンベンションセンターが出展者のニーズへの対応をさらに向上させるために、作業指示と変更指示の自動化を計画

業種

  • コンベンションセンター
  • 中規模ビジネス

ソリューション

  • 展示会場のロジスティクス用に iPad でアクセスできる FileMaker 作業指示および検証データベースを作成

利点

  • 4ヶ月以内に投資回収
  • 生産性の向上
    1 日何時間もの時間の節約
  • 展開の容易さ
  • コストとペーパーワークの削減
ジョー・ゴンザレス氏
IT サービスマネージャー

大型コンベンションセンターでのイベント管理には、短い所要時間で顧客にすばやく対応することが不可欠です。出展者がインターネットの接続を必要とした場合も、電源コードを要求した場合も、時間の無駄は許されません。Austin Convention Center で保守と技術サービスを担当するチームが、FileMaker Go for iPad を用いてすべての作業指示を管理しているのは、そうした理由からです。自分の要求が業界の最新ツールを使って直ちに解決されるのを見て、顧客はとても感心します。

FileMaker Go は iPad および iPhone 向けビジネスデータベースアプリのベストセラーで、Austin Convention Center のシステムのような iOS 向けカスタムソリューションの多くに採用されています。

Austin Convention Center の IT サービスマネージャー、ジョー・ゴンザレス氏は、次のように話しました。「FileMaker Go for iPad のおかげで、スタッフは展示会場から移動することなく、出展者のサポートを続けることができ、作業指示を受け取ったり要求を変更したりするたびに、何度もあわただしくサービスデスクまで往復する必要がなくなりました。それは私たちがお客様の便宜を第一に考えて、どのようにサービスするかに、そしてお客様が私たちをどのように見るかに、大きな違いをもたらしています。」

Austin Convention Center は市街の 6 ブロックにわたる広さを誇る巨大な施設で、何キロもの総延長をもつ光ファイバーとイーサネットケーブル、600Mbps 以上の回線容量を備えるとともに、6,000 近い同時無線インターネット接続が可能な、最新テクノロジーで知られています。そして世界最大級の音楽とメディアの祭典である South by Southwest (SXSW) をはじめ、毎年恒例の数々の人気イベントの中心地となっています。

紙を使う仕事と足を使う仕事を排除

ゴンザレス氏が Austin Convention Center に着任した当時、作業指示はすべてファックスと書類だけで進められていました。出展者はサービスデスクに出向くか、展示会場で誰かを呼びとめ、電源、電源コード、インターネットサービス、給排水設備など、それぞれの展示ブースに必要なものを書類に記入して指示していました。その指示はシステムに入力してから印刷され、実際の配備や変更に必要な図面その他の書類とともにバインダーに保管されました。

「ただ建物が大きいと表現しただけでは、事実を伝えきれません。スタッフは出展者の要望に応えるために、施設の端から端まで絶え間なく動きまわっていました。それが出展者のブースや会議室の準備を整えるのに一番効率的なやり方だとは、とうてい言えませんでした。ときには出展者の搬入が始まるまでに、4 時間という短い時間しかないこともあります」と、ゴンザレス氏は語ります。

FileMaker Go for iPad によって、Austin Convention Center のスタッフはペーパーワークからほとんど解放された

ROI への近道

ゴンザレス氏と Austin Convention Center のデータベース管理者、ジェフ・ムーア氏が、別のトレードショーで FileMaker Go を使って iPhone と iPad にイベントセッションを掲載しているソリューションを目にしたとき、ふたりは同じモバイルテクノロジーを、イベントの作業指示とデジタル図面の表示にも使えることに気付きました。

Austin Convention Center ですでに使用していた FileMaker Pro データベースの請求システムを活用し、それを変更して FileMaker Go for iPad 上で動く新しい作業指示システムを作り上げ、すぐ稼働させるまでに要した日数は、わずか数日でした。新しいソリューションは請求システムと同期しているので、出展者に請求書を出す場合にも手作業の入力が減ります。

ゴンザレス氏は FileMaker Go のソリューションが即座に利益を生み出し始めたと、次のように説明しました。「全指示の約 10 パーセントが展示会場で出され、その対応にサービスデスクまで戻る必要がなくなったので、年間 12,000 ドルの節約になると見積もっています。さらにブースの図面をいつも手元に用意できているので、作業時間が、1イベントごとに約 5 時間の節約になっています。それは控え目に見ても、年間であと 10,000 ドルの経費節減につながります。」

ゴンザレス氏によれば、iPad システムと FileMaker Go のための先行投資はおよそ 5,500 ドルだったそうです。さらに「FileMaker Go for iPad のおかげで、このプロジェクトは4ヶ月以内で投資回収でき、年間 ROI は200%以上になります。この成果はどの企業のCFOにとっても魅力的だと思います。」と、ゴンザレス氏は続けました。

Austin Convention Center のスタッフも FileMaker Go for iPad を喜んで活用し、顧客サービスの向上にもつながる

常に動きまわって仕事をするチームのためのレディーメード

ゴンザレス氏によれば、保守および IT チームは昔から変化に抵抗を示すのが普通ですが、Austin Convention Center のスタッフは FileMaker Go for iPad を喜んで受け入れたそうです。スタッフ全員が、施設のどこにいても、作業指示と変更指示だけでなく展示ブースの図面も見ることができるので、不必要に歩かずに済みます。その後確認チームが展示会場で FileMaker Go を用い、作業が仕様書の通りに完成しているかどうかを確認します。データベースによってマネージャーもイベントの全スケジュールと作業指示のルートを見ることができ、計画とスタッフの配置がよりスムーズに、より容易になっています。

FileMaker Go for iPad のおかげで、このプロジェクトは4ヶ月以内で投資回収でき、年間 ROI は200%以上になります。この成果はどの企業のCFOにとっても魅力的だと思います。

— ジョー・ゴンザレス氏
IT サービスマネージャー
Austin Convention Center
FileMaker Go for iPad で展示会場の図面を表示することで、時間も費用も大幅に節約

ゴンザレス氏は iPad 用に最適化された作業指示のフォームを、非常に短時間でデザインしました。「iPad 用にインターフェースを調整し、いくつかのテキストフィールドとボタンを拡大してタッチスクリーンで操作しやすいようにしてから、アップロードしました。社内で、自分たちだけでできたので、とても安上がりでしたよ。FileMaker Go のソリューションはすぐに価値を生み出しはじめました。」

さらにムーア氏が次のようにつけ加えています。「現行の請求システムに前からあった作業指示フォームを簡単に複写して、デザイン変更を加えることができました。すでにもっていた開発のスキルセットを利用し、社員が 1 本の指で指示と会場の図面を簡単にナビゲートできるよう、iOS に似たエレメントでユーザーインターフェースを修正しました。iPad に FileMaker Go を組み込むことで、社員にその時点の最新の情報だけでなく、展示会場でクライアントや出展者のニーズに即座に応えられる力ももたらすアプリケーションを、作成することができました。」

Austin Convention Center は FileMaker Go for iPad で、時間とペーパーワークを大幅に削減できました。「FileMaker Go for iPad の利用で毎日何時間も節約でき、それが 15 人の保守社員と 6 人の技術社員の分だけ積み重なります。ペーパーワークはほとんどなくなり、対応にかかる時間も短縮されました。そして全体の動向を実際に大きく変えたのは、自由に拡大できるブースの図面が手元にあることで、設置のミスもほとんどなくなり、ブースでのサービス実施に正確さが増したことです。それは私たちのハイテク、ハイタッチのイメージにまさにピッタリです。そして出展者の皆さんにも喜んでいただいています」と、ゴンザレス氏は締めくくりました。

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