ユーザーインタビュー

美瑛町役場

イベント開催を裏で支えるデータベースで、コスト削減と作業効率向上を実現
「びえいヘルシーマラソン」

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左から美瑛町役場 松本光昭氏、庄司篤史氏、株式会社DBPowers 有賀啓之氏

北海道美瑛町で 1987 年より毎年開催される「びえいヘルシーマラソン」は、ランナーエントリー数 5,000 名を超える大きな観光イベントです。「昨今の健康、マラソンブームのためなのか 5,000 名を超えるエントリーがあり、それ以上の申込もありましたが、町の規模、施設のキャパシティやボランティアの数を考慮した結果、途中で申込を締め切りました。」と美瑛町役場の庄司篤史氏は言います。参加人数 5,000 名を超えるイベントを外部の企画運営会社に頼むことなく、自治体が自力開催するのは知り得る限り、びえいヘルシーマラソンだけだそうです。この大会の運営には主催である美瑛町役場の方々だけでなく、地元高校生などのボランティアの協力のもと開催されています。そうした自力開催の実現を支えるひとつの要素として、限られた運営関係者の人数で「エントリー作業」「大会参加者の登録状況把握」「ゼッケンなどの各種ツール作成」などの事務作業を FileMaker で開発されたソリューション「参加者エントリー事務システム」を活用することより、作業効率向上だけでなく、コスト削減も実現しています。


履歴照会番号(ID)で情報を一元管理することで作業を効率化

1. 過去履歴を複数項目で検索することで効率の良い参加促進

大会運営作業は開催 3 か月前、DM 発送先の選別から始まります。30,000 人分(2003 年~)の登録がある過去履歴から「前回大会に参加した人」「特定回数以上の参加をした人」「住所等送付先が正確な人」「ヘルシーマラソンと宮様国際スキーマラソンの両大会に参加したことがある人」など、特定の条件で選別をして 8,000 人相当の数にまで絞り込みます。
このことにより、また参加してくれる可能性が高い人にだけ DM を届けることが可能になります。

参加者基本情報画面(旧システム)

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参加者基本情報画面(新システム)

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2. 人事異動でもすぐに対応可能。作業負担を軽減したエントリー入力作業

「参加者エントリー事務システムを活用した結果、何人もの職員が遅くまで残業することがなくなった。」とこのシステムを過去数年間にわたり担当されていた松本光昭氏は言います。
エントリー入力作業は検索画面で払込取扱票(郵便振込用紙)に記入されている履歴照会番号(ID)や名字などで検索を実行し、該当者を選び、大会エントリーを行います。エントリーする方の性別や年齢によってどの種目に参加登録することが可能を選択肢リストで一覧できるので、その中から選ぶだけです。そして、エントリー完了後にエントリー証明書を印刷、発送します。2010 年 4 月から担当を引き継いだ鈴木誠氏は、「わかりやすい入力画面ですので、スムーズに入力作業に入れました。」と言います。

エントリー画面(旧システム)

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エントリー画面(新システム)

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美瑛町役場 鈴木誠氏

3. ゼッケン発番に関するコスト削減とエントリー情報管理

ゼッケンは種目別(ハーフマラソン一般男子 39 歳以下など)に 15 種類もあり、エントリーする方の種目により発番処理が自動化されています。また、ゼッケンの空き番を容易に検索することができるので欠番が無くなり、ゼッケン印刷費用の無駄が低減したことも大きなメリットです。
管理者画面ではエントリー一覧やレース未登録者(エントリー済みだがレース登録が終わっていない人)、現状のゼッケン空き番号、登録人数(日計数)、種目別の登録人数、交歓会などの参加予定人数、登録地域別集計、特定番号者印刷(荷物預け入れ袋への貼付用)などの把握や管理をしています。定型的なフォームは FileMaker 上で作成されていますが、必要に応じて情報を FileMaker から EXCEL ファイルに書き出して各担当者と共有しており、情報の加工やデータの分析に役立てられています。

管理画面(旧システム)

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管理画面(新システム)

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プロフィール

美瑛町役場商工観光課

プロフィール

「日本で最も美しい村」連合に加盟している美瑛町は北海道上川郡に位置し、美瑛町役場商工観光課では「びえいヘルシーマラソン」を始め、観光イベントや住民参加型イベントを多数開催。

http://town.biei.hokkaido.jp/

システム構成

    • FileMaker Pro 11
    • FileMaker Server
    • Windows XP

システム開発パートナー

株式会社DBPowers
http://www.dbpowers.co.jp/

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