ユーザーインタビュー

美瑛町役場

イベント開催を裏で支えるデータベースで、コスト削減と作業効率向上を実現
「びえいヘルシーマラソン」

4. 外部データの一括インポートによる大幅な作業効率化

エントリーのための参加料の支払いにはさまざまな方法が用意されています。振込取扱票で金融機関への振込や美瑛町役場への現金持参のほか、マラソン情報のポータルサイトであるランナーズ(ランネット)上でのオンライン決済も可能になっています。ランナーズからのエントリーは、年間 800 名ぐらいずつ増加しており、2010 年は全体のエントリー数の 3 分の 1 にまでなりました。以前はこうしたランネットのサイトからのデータを紙に出力し、手入力をしていましたが、効率が悪いだけでなく、入力ミスがよく起こります。しかし、csv 形式のデータファイルを「参加者エントリー事務システム」の FileMaker データベースに一括インポートできるようになって大幅な作業効率化が実現しました。

5. エントリー登録情報で自動化された各種ツール

「参加者エントリー事務システム」にはエントリー登録情報から荷物預け入れ袋のラベル印刷、パンフレット内にある出走者一覧などのレイアウトも FileMaker で用意されています。出走者一覧は紙面構成まで調整・生成した上で印刷会社に入稿していますので、余計な作業がありません。
また、このエントリー登録情報は危機管理にも役に立ちます。このようなスポーツイベントには多くの方が参加されますが、突発的な事故があった場合にも詳細な情報が即時把握できます。たとえば、大会中に体調が悪くなった参加者が身ひとつで病院に救急搬送されても、ゼッケン番号からお名前や連絡先などがわかるので、緊急対応が可能です。
「美瑛町には活火山である十勝岳があり、毎年大規模な非難訓練は実施しているのです。イベント開催も似たようなところがあり、本部が人を使って情報集約して、そして人を動かす。毎年やっているイベントは災害が起きた場合の対応などの経験になるのではないかと思っています。」(庄司氏)

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左から出走者一覧(パンフレット)、荷物預け入れ袋、ゼッケン

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6. FileMaker を採用した理由と FileMaker Pro 11 新機能によるさらなる進化

美瑛町役場の情報系の委託業務を担当し、そしてシステム開発パートナーとしてこのシステムに携わった株式会社DBPowers 有賀啓之氏は「複数名で同時に入力作業をすることと、マラソン種目別にゼッケンが附番できることが美瑛町役場様からの要件でした。FileMaker を薦めた理由としてコスト面ではもちろんですが、柔軟に対応できるからこそ」と言います。

今大会の大会運営作業が開始された 2010 年 3 月は最新バージョン FileMaker Pro 11 発売前でしたので、旧システムでの稼働となりましたが、新システムに移行してからは新バージョンの新機能も活用されています。特に「クイック検索」について、有賀氏は「エントリー入力作業での疲労度は軽減される」と言います。Web ブラウザでの情報検索と同じ方法で、検索ボックスに「履歴照会番号(ID)」や「名字」などを入力すれば、複数のフィールドの検索が可能なり、特定の参加者の情報がすぐに見つかります。また「ポータルフィルタリング」を活用することで、リレーションは基本的に 1 つになります。リレーションの数が少ないことはメンテナンス作業がシンプルになるメリットがあり、エントリー入力作業でも、システム管理についても作業負担が軽減されました。
新システムでは FileMaker Themes Pack を使用することで、より短時間、より見やすく、デザイン性の高い画面がテム構築されました。レイアウト作業に手間取ったり、手軽にデザイン性を求める場合には活用できます。
また、将来の機能拡張についてもさまざまな展開を計画中です。
「スクリプトトリガ」を使って、フィールドからカーソルが外れたタイミングで、入力エラーチェックを実行することができるようになります。現状の入力エラー処理は、すべてのデータを入力してから目視で再確認する、2 名で入力内容をダブルチェックするなどの運用面で対応していますが、これからは、より精度の高い、より入力者の作業負担を軽減する自動的な入力エラー処理が可能になります。
また、走行タイムの情報を参加者にできるだけ早くフィードバックすることを目指しています。タイムを計る計測会社との協力が得られれば、バージョン 11 の新機能である「定期的なインポート」を利用することで十分に実現可能との構想です。そうすればさらに「ダイナミックレポート」を活用して、常に上位者のランキング表示もできるようになります。
FileMaker で開発された「参加者エントリー事務システム」はカスタマイズ対応が容易にできるからこそ、さらなる改善案や新しいニーズへの対応、データをもっと活用する方策などさまざまなアイディアが生まれ、今後もシステムはさらに進化を続けるでしょう。

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美瑛町役場様 提供


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プロフィール

美瑛町役場商工観光課

プロフィール

「日本で最も美しい村」連合に加盟している美瑛町は北海道上川郡に位置し、美瑛町役場商工観光課では「びえいヘルシーマラソン」を始め、観光イベントや住民参加型イベントを多数開催。

http://town.biei.hokkaido.jp/

システム構成

    • FileMaker Pro 11
    • FileMaker Server
    • Windows XP

システム開発パートナー

株式会社DBPowers
http://www.dbpowers.co.jp/

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