ユーザーインタビュー

全国90拠点、グループ社員5,000名が利用するWeb社内販売システム

FileMaker の導入により、利用者の利便性が向上、受注担当者の作業効率もアップ

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千代田開発株式会社 総務部システム室 斉藤泰教氏(左)、総務部システム室長 切通良一氏(中央)、営業部 西村英令氏(右)

新システム「リンクショップチヨダ」の導入効果

リンクショップチヨダは、インターネット上でよく見かけるWebショッピングサイトと同じ機能をそなえています。商品を一覧から選んで買い物かごに入れ、個数を入力して注文ができるほか、ワンクリックで商品の詳細を確認したり、利用者や送付先の情報の入力および過去の入力データを参照したり、給与天引きかコンビニ・郵便振込かといった支払い方法を選択したりすることが可能になっています。これまでの電話での受付だと日中のみの対応でしたが、リンクショップチヨダはPCさえあれば24時間利用できるので、夜間や早朝でも注文できるようになりました。 さらに、「利用者自身が画面を見ながら確認ができるため、作業の正確さやスピードが格段にアップしました」(斉藤氏)。また、事業所や営業部でその都度作成していたカタログの準備が必要なくなった代わりに、旬の商品をタイムリーに販売する「斡旋販売」ができるようになりました。その斡旋販売品が好評なので、「事業所からは、この商品を置いて欲しいといった要望も多く寄せられるようになりました」(西村氏)。

これまで繁忙期には5人程度の専任者が必要だったのが、リンクショップチヨダのオープン後は、2人で業務をまわせるようになりました。

コミュニケーションが活発化するという予想外の効果も

リンクショップチヨダの導入後、当初は誰も想定していなかった効果がありました。それは、利用者とのコミュニケーションが活発になったということです。今までは、FAXや電話でのやりとりであったため、わざわざ要望を伝えてくる利用者はほとんどいなかったのですが、リンクショップチヨダでは、注文の確認をThanksメールとしてEmailでおこなうため、その返信メールで商品の要望や次回の販売予定、さらには「たまごスープは他にいい調理方法はないですか?」という問い合わせも寄せられるようになったそうです。西村氏は、「『たまごスープは雑炊にするといいですよ』と回答しましたが、これにヒントを得て、即売会でも調理法などの紹介をしています」と語ります。Thanksメールに添える季節の一言・二言などもコミュニケーションの向上に一役買っており、利用者からは、「買いやすくなった」「注文内容を確認できる」「支払い方法を選択できる」「送り先の履歴が残るので、再注文の際に送り先を再入力しなくて済む」などの好意的な声が多く寄せられています。

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FileMaker でのシステム構築は驚きの連続

FileMaker は、かねてから親会社に委託されていた社宅管理システムですでに活用されていました。メインフレームの時代からシステムに携わってきた切通氏にとって、「FileMaker との出会いは、新鮮かつ驚きだった」そうです。「従来に比べて、技術的にはるかに容易に、かつ格段に安い費用と、短い工期で開発できることが印象的でした。最も新鮮だったのは、打ち合わせの場で担当者がPC上で画面レイアウトや表示内容を変更し、それがそのままWebサイトに反映され作業完了となるスタイルです。これはまさに『ワープロ感覚』といえますね」。

そして、規模は違うものの市販のパッケージソフトウェアを使用して構築した基幹業務システムが、メンバー20数名程度で1年~6ヶ月かかった経験から、「今回のシステムが、親会社のシステムエンジニアの支援も含めて5名程度という人数で、工期もわずか4ヶ月で正式稼動に至ったことに驚きました。今までは社内ホームページに掲載する商品の追加・変更作業を外部委託していたため、その都度コストがかかるうえ反映されるまでに最低でも1週間かかっていました。しかしリンクショップチヨダでは、商品の追加・変更を社内で対応し即時に反映できるため、コストも時間も抑えられていることが一番大きいです」と、FileMaker の効果を語っています。

またリンクショップチヨダは、同社基幹システムに接続されています。基幹システムのデータベースはSQLサーバですが、その接続にあたっては、「 FileMaker のODBCインターフェースを使用したので、SQLサーバに関する専門知識がなくても容易に接続できました」と斉藤氏。

更新作業を担当する西村氏の所属は営業部。「コンピュータの知識は、ネットで買い物をしたり、遊び程度にパソコンを触っていた程度」という西村氏ですが、今回のプロジェクトに携わり、現在は新着情報や商品の掲載などの更新作業を一手に引き受けています。「営業の仕事で多忙な中でも、 FileMaker だから少ない時間で対応できます」と語っています。

商品説明登録画面

商品説明登録画面

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今後は大口注文の対応など、さらなる展開を目指す

リンクショップチヨダの今後の展開予定として、お中元・お歳暮の大口注文を取り込むことがあります。現在は、FAXで送られてきた大口の注文を手入力していますが、 FileMaker と他のソフトウェアを連携させて自動で取り込む機能の開発を始めているとのことです。「注文データの後に続く出荷指図、出庫、出荷報告という一連のしくみを作り、さらに、受注データを売り上げデータとして販売情報システムや会計情報システムに自動的に反映することを次のステップと考えています。将来的にはインターネットの環境を整備し、一般のお客様でも注文ができるようにしていきたいです」(切通氏)。

ちなみに、 FileMaker との出会いとなった前述の社宅管理システムを、近々最新版の FileMaker 9 にアップグレードする予定です。そのアップグレードについても、今回のシステム構築で得た知識を基に、社内で実施することを検討しているそうです。

また切通氏は、「将来的には他のグループ会社にも FileMaker によるシステム導入を勧めたい」と話しています。さらに、「 FileMaker は、費用対効果、カスタマイズの柔軟性、運用の容易さなどの面で他のソフトウェアにはない有利さをもっています。中小企業に限らず、大企業でもシステムコストの削減は重要な課題ですから、FileMaker をシステム規模に合わせてうまく展開していくことは非常に意義があると思います」。このように、FileMaker は企業規模に関わらず状況に応じた活用が可能であると述べたうえで、「今回蓄積した知識をグループ会社の個々のシステムのニーズに活かすことができたら」との意欲を語ってくれました。

前ページ:Web社内販売システムをわずか4ヶ月で正式稼働

プロフィール

千代田開発株式会社

プロフィール

1954年創業。医薬品や健康食品などの製造販売をおこなう協和発酵工業株式会社の100%子会社。物品の供給、保険代理業、物流管理、業務・施設管理など、さまざまなソフト、サービス業務を展開している。

http://www.cyd.jp/

システム構成

    • Windows Server
    • Windows XP Professional
    • FileMaker Server Advanced
      1ライセンス
    • FileMaker Pro Advanced
      1ライセンス

FileMaker カスタマ・ストーリー

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