ユーザーインタビュー

老舗のもう一つの人気メニュー、“うどんの宅配・ギフトサービス”

1日数百件の注文も、FileMaker Pro でスムーズに処理

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株式会社 今井 情報管理部・茅切 秀敏氏

あらゆる印字の自動化に成功

宅配業務にかかる作業負荷を軽減させた「道頓堀 今井」のうどん受注宅配システム。FileMaker Pro を使って作成されたこのシステムについては、情報管理部の茅切(かやきり)秀敏氏からお話をうかがいました。
「開発がスタートしたのは2004年の秋です。現在も週一回、技術顧問のアリマシステムさんに事務所に来ていただいて、相談しながら改善してもらうという方法を採っています。やはり会社によって個性がありますし、自分たちがいちばん使いやすいカタチにしたいというのは誰でも望むことだと思うんです」と茅切氏。

「たとえば、一般的な帳票の印字はどんなソフトでもできると思いますが、社内処理用のものは作業場の人間が見やすいもの、事務処理がしやすいものに作り変えたいと思いますよね。ただ、それがなかなかできないんです。こうしたいなと思う帳票があったとしても、一度 Excel に書き出して、といった場合が多いんですよ。でも FileMaker Pro なら、それぞれの帳票に直接印字できるんです」と語るとおり、「道頓堀 今井」のうどん受注宅配システムでは、請求書、振替伝票、郵便振込取扱票、さらには厨房への手配書まで、ほぼすべての印字を FileMaker Pro でおこなっています。

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今井 業務システムのメイン画面

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「宅配の注文は基本的に電話かFAXで受け付けていますが、お客様からご注文いただいたら、まずメイン画面から<依頼主・送り先登録>をおこないます。ご注文いただいたことのあるお客様の場合は、お名前またはお電話番号を入力すれば、すぐ<依頼主マスター>画面に切り替わり、お客様情報を確認できるわけです。送り主・お届け先の情報をすべて入力したら、送り状の発行作業に進みます」。

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今井 業務システムの送り状画面

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「<送り状>画面で商品コードを入力したら、お届け先に在宅確認を取ります。弊社の商品は日持ちがしないものですから。お届け日が確定した順に、請求書、厨房への手配書、送り状の発行作業へと移ります。印字はそれぞれの<発行>ボタンからおこないますが、送り状だけはヤマト運輸さんの「B2(ビーツー)」という送り状発行ソフトに FileMaker Pro から必要なデータを送り、指定伝票に印字するという方法にしています」。

さらにはDM(ダイレクトメール)の発行作業も FileMaker Pro でおこなっていると茅切氏。「請求書、振替伝票、郵便振込用紙も、すべて手書きだった頃は、タイムリーに処理できるとはとても考えられませんでした。繁忙期には、半日で注文が200件とかになりますから、1件につき3種類の伝票が必要だとして、単純計算でも600枚手書きしなければならないわけですよね(笑)。導入前は約4,000通だったDMも、今では倍の約8,000通を無理なく出せるようになりました。DMはハガキにタックシールを貼っていくんですが、たとえば住所で東京都の方を検索して、DMをお送りする方にチェックを入れれば、必要なタックシールを発行できます。また、以前ご注文いただいた方には、ギフトシーズンごとに前回と同じお届け先がすでに入力された申込書をお送りしたりもしています。これならお客様は、商品名と数量と配達希望日を記入するだけで済みますしね」。

次の目標は「FileMaker Server によるデータ共有」

顧客管理ソフトとしては「9割方完成しています」と茅切氏。彼が次に目指すのは、FileMaker Server による本店・支店間のデータベース共有です。「すでに事務所内のマシンは、試験的に FileMaker Server でつないでいるんですね。Mac miniをホストとして使用して、1台のMacと4台のWindowsでデータを共有していますが、今のところMacとWindowsでデータの受け渡しがうまくいかないなどといった不具合は起きていません。現在は、本店と支店でも FileMaker Pro の端末を使用していますが、これはまだ閲覧専用なんです。今井社長からは、最終的に本店で注文を受けて伝票処理をおこなうと、情報管理部のプリンタから伝票が印字されるようにしたいと要望されています。オペレーターの数が足りないことと、セキュリティをどう向上させるかという課題が残っていますが、そこさえクリアできれば全店舗でデータベースを共有することもそう遠い話ではないと思っています」。

システム図

今井 情報管理部のシステム構成

本店のほかに大阪市内の百貨店・ホテルに4件の支店を持つ「道頓堀 今井」。各店舗の売上集計も、将来的には FileMaker で一本化したいと茅切氏は語ります。
「今はまだ手計算に近いんですよね。支店側でレシートを発行してもらって、それをこちらで Excel を使って集計するという。百貨店では宅配業務もおこなっていますので、各店舗への納品データ、売上データなどを FileMaker Pro で一元化できたらと思っています。本店と情報管理部のコンピュータを FileMaker Server でつなごうというのは、そのための通信実験としての意味合いもあるんですね」。

「お客様に余計な手間をかけさせず、気持ちよく商品を注文してもらいたい」という今井社長のアイデアからスタートした「道頓堀 今井」のうどん受注宅配システム。開発会社との良好なパートナーシップと FileMaker Pro の柔軟性により、これからもさらなる進化を遂げることが予想されます。

前ページ:第一に考えたのは「お客様に満足してもらうこと」

プロフィール

道頓堀 今井

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昭和21年創業。「“だし”の今井」として知られる同店は、道頓堀本店のほかに市内のホテル・百貨店に4軒の支店を持つ。ホームページでは各店舗のおすすめメニューのほかに季節ごとの「定番ギフト」なども紹介。

道頓堀 今井のホームページ
http://www.d-imai.com/

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