柔軟にスピーディに作れたのは FileMaker だからこそ
行政書士岩谷稔事務所

エコカー減税&補助金など期間限定の書類でも、スピーディに・確実に対応

Donovan Krebs
行政書士岩谷稔事務所
岩谷弘樹氏

久留米市陸運局内にある行政書士岩谷稔事務所では、自動車検査・登録手続き、車庫証明申請書の手続きを行っています。主に自動車販売店からの依頼を受けて書類作成し、陸運局、警察署へ書類を提出しています。申請ごとに異なるさまざまな様式の書類作成の作業を FileMaker で開発された自動車登録システムで効率化することができました。このソリューションについて、行政書士岩谷稔事務所の岩谷弘樹氏と開発を担当したアプレットファームの大川泰典氏に聞きました。


1. 多種多様な書類様式や税制変更にも柔軟に対応

県税事務所に提出する自動車所得税・自動車税申告書は県ごとに若干異なっており、新規登録、名義変更や移転変更などの申告区分によってもその様式は違います。それに加え、普通車と軽自動車、新規と中古、複写数など種別を合わせると組み合わせパターンは多岐にわたります。

また、エコカー減税で 30 万円控除、15 万円控除や時限的軽減処置など減税の方式が変更になる場合に、書類様式に若干の変更があります。大幅な書類変更はありませんが、書類のマスひとつが変更になっただけでも対応しなければいけません。この変更にも柔軟に対応する必要があります。

以前に利用していたシステムでは、様式への対応が限定されていたため、新たな様式へ対応するために、行政書士岩谷稔事務所では、FileMaker で開発した自動車登録システムを採用しました。 開発を担当した大川氏は「柔軟にスピーディに作れたのは FileMaker だからこそ」と言います。
「常に様式変更がある場合」や「新しい様式が必要になった場合」にもすぐに対応できることが FileMaker ソリューションの最大のメリットです。


2. 自動車登録などの諸手続き書類を間違いなく、そしてスピーディに入力

自動車登録システムでは、新規で購入した自動車の登録に必要な、陸運局に提出する OCR 第1号様式、県税事務所に提出する新規用自動車所得税・自動車税申告書(報告書)、そしてエコカー補助金の交付申請のための環境対応車普及促進対策補助金 補助金交付申請書兼実績報告書を発行しています。

提出書類に使用する OCR 用紙の種類は多数あります。普通自動車や軽自動車などの登録種類によって申請書類が異なり、また自動車名義変更やスクラップなどの完全抹消などの登録内容によっても申請書類は異なります。

自動車登録システムでは、さまざまな様式の書類をスピーディに作成するために、入力にさまざまな工夫が施されています。

例えばお客様の住所は、コードで簡単に入力できます。住所コードを入力すれば町名までの住所が自動で入力されます。逆にテキストで住所を入力すれば、逆引きでコードが自動入力されます。
この住所コードは陸運局で設定されていますので、もしもお客様自身が手書きで申請を行う場合は陸運局に設置してある冊子を参照しなければいけません。 その他にもローンなどで購入された場合は、自動車会社や信販会社などに所有権が付きますので、自動車会社や信販会社ごとの所有者コードを入力する必要があります。

自動車の所有者が変更または新たに所有者になった場合は、県税事務所へ「自動車所得税・自動車税申告書(報告書)」の提出をしなければいけません。この書類には自動車の諸元の記入が必須になり、車体の形状、車名、型式、乗車定員、最大積載量、車両重量、車両総重量、原動機の型式や総排気量など、その項目は多岐にわたります。自動車には自動車ごとに型式指定番号(5 桁 + 4 桁)があり、この型式指定番号は車検証に記載されています。この型式指定番号を入力すれば自動車の諸元は自動で入力されます。一度も入力されたことない型式指定番号を入力した場合は、諸元を表示することはありませんが、次回からは自動で入力されます。この自動車型式の登録データは 18 万種類に及びます。

コードや指定番号を FileMaker で管理することにより、入力時間を大幅に短縮できました。

この自動車登録システムで入力するスタッフは専門のスタッフ 3 名に加え、バックアップ要員 3 名の計 6 名です。このシステムには車庫申請を行う機能もあり、決まったスタッフが決まった作業を集中して行うことで間違いが少なくなり、そして忙しいときには一人で 200 件以上の登録が可能になりました。

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久留米市陸運会館内にある行政書士岩谷稔事務所。主に自動車検査・登録手続き、車庫申請諸手続き代行をしている。

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