柔軟にスピーディに作れたのは FileMaker だからこそ

行政書士岩谷稔事務所

エコカー減税&補助金など期間限定の書類でも、スピーディに・確実に対応

3. 100% 間違いのない申請書類を作成

自動車登録システムで印刷した OCR 第1号様式(その他添付書類)を陸運局に提出して車検証が出来あがります。この出来あがった車検証に間違いがないかなどの確認は、添付された印鑑証明や委任状の書類をもとに陸運局が確認を取り交付されます。

陸運局では、登録で使用する OCR 用紙を機械で読み取りますので、100% 間違いなく車検証に情報が入らなければなりません。

使用できる漢字にも制限があり、事前に「常用漢字ではどの漢字になるのか?」などお客様に確認、または調べたりなどすることにより、読み取りエラーによる返却を避けることが可能になります。例えば「髙橋」と OCR 用紙に印刷した場合は、陸運局での読み取り時にエラーが出てしまい書類が戻ってきます。いかに読み取りエラーを防ぐことにより、 時間ロスを避ける工夫が業務効率の向上のポイントとなります。

また、県税事務所に提出する書類は複写になっていますので、ドットインパクトプリンタが必要です。Mac OS X 用純正ドライバが公開された MICROLINE(ML8480SU2)を使用し、印刷ずれやプリントミスによる時間のロスを減らし、月平均で 4000 枚ほどの書類作成が可能となりました。

「私たち行政書士としては、必ず陸運局での読み取りが 100% できる書類を作成します。手書きで一連の書類作成を行うと間違いも多くなるし、忙しい時には雑になる」と岩谷氏は言います。車検証等が交付され、お客様の手元に渡ってから氏名や住所などの間違いが判った場合は修正に手間と時間がかかります。また氏名や住所などの間違いをそのままにしておきますと、今後の住所変更や名義変更をする場合に問題が起きます。 いかに 100% 間違いのない申請書類を作成し、登録することが重要です。

4. エコカー減税&補助金の期間限定の書類でも柔軟に対応

エコカー補助金を受けるためにはこの「環境対応車普及促進対策費補助金 補助金交付申請兼実績報告書」の提出が必要になります。新たにエコカー補助金の申請書類の様式に対応する必要がありました。「短期間でエコカー減税&補助金の書類に対応できたのは FileMaker だからこそ。」と開発者の大川氏は言います。FileMaker のレイアウト機能はシンプルかつ柔軟性が高いため、期間限定の書類でもスピーディに対応できます。

エコカー補助金は 2010 年 3 月末で終了する予定でしたが、2010 年 9 月末までの延長予定になっています。今後も変更される可能性がありますが、FileMaker の自動車登録システムなら、柔軟に対応できます。

「FileMaker でこの自動車登録システムを作って良かった」と大川氏は言います。変更する書類様式や期間限定の書類作成など、コストをかけずに柔軟に対応できるからです。また「これだけの出力を扱う業務には他のソフトを使用するのは難しい。」と大川氏は付け加えました。初期導入コストやその後の変更に伴うメンテナンスコストを考慮しても FileMaker の選択は最良だったというのが、エンドユーザーである岩谷氏と開発を担当した大川氏の共通見解です。


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久留米市陸運会館内にある行政書士岩谷稔事務所。主に自動車検査・登録手続き、車庫申請諸手続き代行をしている。

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