クラプロット・プールズ

クラプロット・プールズは、FileMaker ソリューションを使用して設計から顧客サービスまでのすべてを管理し、数万ドルの経費を節減

FileMaker ソリューションを統合ビジネス管理システムに活用するクラプロット・プールズは、毎月数千ドルの経費節減に成功

プール設計・建設会社 (www.klapprodtpools.com) が FileMaker をベースにしたエンドツーエンドのビジネス自動化ソリューション (Pool Pro Office) で、顧客満足度と収益率の向上を実現

概要

  • 中庭のプールとスパの建設は単純な事業のように思えますが、設計、工事、保守、サービスの複雑さを考えると、決してそうではありません。クラプロット・プールズは、FileMaker プラットフォームをベースに構築された Pool Pro Office ソリューションを使用してそれらを 1 つにまとめ、すばらしい顧客満足、投資収益、事業の成功を手にしました。

業種

  • プールの設計、工事、保守

ソリューション

  • FileMaker プラットフォームを用いて作成された Pool Pro Office を使用して、設計から保守までのビジネスプロセスを統合

利点

  • 数カ月で ROI を達成、すべての顧客情報(プールの設計、請求、場所、保守)を1カ所にまとめて、生産性を向上、仕事に関わる全員がプールの工事や保守プロジェクトの細部まで気遣うことで顧客満足度を向上

ダラス/フォートワース地域で事業を展開しているクラプロット・プールズは、プールの設計、建設、保守に「すべてのお客様に迅速、効率的、パーソナライズされた対応」というユニークなアプローチを採用して評判になり、25 人の社員を持つ会社に成長しました。それは、実にゴージャスなプールとすばらしいサービスが用意されているからなのです。

この会社の社員 25 人は、1 年間に最大 120 のプールを設計して建設し、毎週 200 のプールを保守し、さらに毎月 150 件から 200 件のサービス依頼を受けています。常に詳細を整理しておくのは、気の遠くなるような作業です。

クラプロットは現在、FileMaker Business Alliance のメンバーである開発会社、プールプロオフィス(フロリダ州メリットアイランド)が開発した FileMaker ベースのカスタムソリューション、Pool Pro Office (PPO) を使用しています。このソリューションは、FileMaker プラットフォームを使用して作成されたもので、 Mac でも Windows でも動作し、iPad でも FileMaker Go アプリで使えます。クラプロットは数カ月で投資を回収し、そのビジネスは効率的、かつ繁栄を伴って成長を続けています。何よりも、顧客満足度が常に高い水準に保たれているのです。

共同経営者の1人、ジェレミー・クラプロット氏は、次のように語っています。「私たちのビジョンは、全員が同期をとり、非常に高い生産性を保ち、新しいプールの設計現場にいるときも、日常的な保守の電話を受けるときにも、それぞれのお客様に固有の仕事のごく細かい点にまで気遣うことです。」

同期が重要

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クラプロット・プールズの販売担当者と設計担当者は、最初に販売見込み客の情報を FileMaker Pro データベースに入力します。

iPad アプリと Pool Pro Office を使い始めるまで、事業はいつも簡単で整理されているわけではありませんでした。多くの中小企業と同じく、クラプロット・プールズも自然に成長を続け、ビジネスをサポートする単機能の IT システムを、1 つずつ順次購入してきました。

その結果、顧客サービスに必要な情報を外出先では利用できないこともありました。あるいは、情報が異なるソフトウェアシステムに隔離されていることもありました。会社では長年にわたって、見込み客管理、工事、サービス、請求用にいくつもの社内システムや外注ソリューションを利用しており、そのためにデータ入力が重複したり、必要な情報を得るために複数の場所を行ったり来たりする状況になっていました。また、見込み客管理およびサービス管理のオンライン外部ソリューションに、かなりの月額使用料金を支払っていました。

FileMaker のソリューションは全体にわたり、ほとんどいつでもどこからでもアクセスできる情報と、より効率的なプロセスを作り上げました。

— ジェレミー・クラプロット氏、
クラプロット・プールズ共同経営者
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完全な工事計画が入った顧客フォルダーが作成され、プール建設のすべての要点を追跡しています。

分散した詳細情報

これまでは、新しい見込み客があると、スタッフがオンラインの見込み客管理システムに情報を入力し、それによって販売プロセスが開始されました。販売が決まると、監督が手作業で設計と工事のスケジュールを設定しました。計画と文書はファイルフォルダに保存され、それは机の上かファイルキャビネットでしか見ることができませんでした。次に、顧客情報が手作業で会計ソフトに入力され、同時に将来のサービスや保証のためにサービス管理システムにも入力されました。

クラプロット氏は次のように説明しています。「1 人の顧客の特定の情報を見つけるのは、特に遠隔地からでは、実に大仕事でした。サービスの詳細を探すにはサービスオフィス、設計と工事の情報を探すには工事オフィス、請求データを探すにはオフィスマネージャーのところに行かなければなりませんでした。電話をしなければ、現場で入手できる情報は何もありませんでした。」

効率の悪さに気付いたクラプロット氏は、会社のビジネスのあらゆる側面を処理できる、単一の統合ソリューションを探し始めました。その結果、FileMaker プラットフォームを使用して作られたデスクトップおよび iOS ソリューションの Pool Pro Office に出会ったのです。現在、クラプロット・プールズではビジネスのあらゆる側面に、ひと時も休むことなく、Pool Pro Office を使用しています。

プールの販売が決まると、通常はホームオフィスで行われるプロセスが続き、設計者が iPad 用アプリを使用して仕事を始めます。設計者は現地を訪れ、地勢をよく調べて、初期のアイデアをシステムに入力します。工事監督者は iPad でそこから情報を得て、より具体的な計画や下請け業者の要件などを作成します。

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プールの現場では、クラプロットのサービス技術者が FileMaker Go for iPad を使用してサービスコールオーダーに必要な情報を入力します。

情報の共有が可能

3 人の技術者と 1 人のサービスマネージャーが保守と日常的サービス用のソリューションを利用しており、組み込まれた地図によって、クライアントの現場に効率的に到着する方法がわかります。地図はどこからでも見ることができるので、だれでもすぐに作業の場所を確認できます。スケジュール担当者は最も効率的な経路を考え出し、技術者はその日の計画を立てることができます。

プール清掃担当者、オフィスマネージャー、所有者、役員も Pool Pro Office ソリューションを利用します。プールのサービスをしている現場の技術者が、その場でクライアントに請求書を出す必要があることも、工事管理担当者が認可されたプール設計に関する詳細情報を探すこともあります。どのタイルで、どの深さで、飛び込み板の高さは? 今ではこれらの詳細な情報すべてが、1カ所に集まっています。

「私たちはより組織化され、説明責任に対応できるようになり、お客様に対して結果を出しています。FileMaker のソリューションは全体にわたり、ほとんどいつでもどこからでもアクセスできる情報と、より効率的なプロセスを作り上げました」と、クラプロット氏は語りました。

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掘削から始まる作業の進行状況を、クラプロットの工事監督が FileMaker Go for iPad を使用して追跡します。

最高のことを、よりよく

FileMaker ソリューションをベースにカスタマイズされた Pool Pro Office システムにより、クラプロット・プールズはやり方を少し変えただけで、素晴らしい結果を出すことに成功しました。このソリューションは、会社が最高の力をさらに発揮するのに役立っています。

経営陣とオーナーにも利点があります。レポートを表示すれば、会社全体で何が起こっているかをリアルタイムで確かめることができ、それは日々進行する数多くの仕事を考慮するうえで極めて有用です。

顧客満足はクラプロット氏にとって最優先ですが、投資収益率も、何にもまして重要です。FileMaker プラットフォームをベースにした Pool Pro Office ソリューションへの投資は、見込み客管理およびサービス管理のオンライン外注ソリューションの月額使用料金がなくなった経費節減分だけで、数カ月のうちに回収できました。これは年間で数万ドルの経費節減につながり、その資金は成長を続ける事業に充てられ、今ではさらに多くのプールを建設・保守できるようになっています。

「この新しいソリューションがわが社にもたらしている利益を、心から嬉しく思っています。説明責任を向上させることができたうえ、全体の文化的変化にも感謝しています。私たちのビジネスではとてもたくさんのことが一度に起こりますが、遠隔地で、しかもリアルタイムで、そのすべてを把握することができるからです」と、クラプロット氏は話しています。

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