ユーザーインタビュー

新潟県立大学

語学教育の自主学習施設 SALC(セルフ・アクセス・ラーニング・センター)の
運営を支える FileMaker

2. 改善された図書管理でメンター業務が充実

SALC にはメンター(Mentor)と呼ばれる英語学習サポートスタッフが常駐して図書管理業務だけでなく、英語の学習相談、英会話の相手、ライティングのチェックなど、様々な役割も担っています。
窓口業務として返却、貸出、貸出予約一覧、貸出中一覧、延滞一覧がありますが、貸出は学生自ら Quick Lane で行い、延滞についても延滞者へのリマインダー(督促メール)が自動的に送信されるため、メンターの負担は軽減されます。図書の登録には ISBN コードをバーコードリーダーで入力するだけで、図書名、著者名から図書情報などのデータを瞬時に取得することができ、さらに図書の表紙画像も自動的に表示されます。また、SALC では同一タイトルの図書が複数冊配架されることがありますが、この点については SALC 独自のバーコードを図書に貼付することで、同一タイトルの図書を個別に管理しています。
煩雑になりがちで時間のかかる図書管理の業務を効率化することで、メンターの方々の負担は大きく軽減されました。
さらに他の機能として、人気本ランキング(貸出数ランク)を印刷、掲示することで学生の図書選定のための資料として活用しています。他に貸出中リスト、予約リスト、新年度カレンダー作成(閉館登録)などにより、より良い学習環境づくりに役立てています。

管理画面(基本機能一覧)

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管理画面(管理者ツール)

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SALC 図書管理システムでの図書分類は通常の図書館とは異なり、16 種類(Graded Readers、Magazines、Children's Books、Manga 等)に分類され学生の学習ニーズに合わせたカテゴリー化をおこなっています。
メンターの藤本直生氏は「図書の貸出、返却業務などの業務に手間取らなくなり、本来の業務である学生の英語学習サポート、学習相談などに時間が取れます。」と言います。

メンターの方々

3. FileMakerで導入コストを低減

2009 年 4 月に短期大学から四年制大学に移行するにあたり、SALC の設置が決定されました。SALC では図書管理機能は不可欠で、どのように図書を学生に貸出すかがポイントとなります。コストをかけずにおこなうのであれば、ノートなどに記入する形で貸出、返却を管理する方法もありうるのですが、メンターの作業負担が大きくなり、学生への学習サポートに充てる時間が確保できません。そこで茅野氏が簡単に使えるシステムを探した結果、FileMaker にたどり着きました。FileMaker には、Starter Solution と呼ばれるそのまま使えるテンプレートが 30 種類以上も付属しています。この中から、もっとも用途が近い「貸出管理」のテンプレートを選んで若干のカスタマイズを施し、試行的に管理・貸出システムをスタートしました。
しかし、スタート後半年経過して様々な問題と改善要求が発生してきました。例えば、間に合わせのシステムであったため、延滞者リストやリマインダーのメール機能が十分に稼働しないといったトラブルが発生したり、貸出や返却時に学生 ID を手動で検索しなければならないという問題が浮かびあがりました。そこで、システムの改善や機能拡張を検討した結果、図書館システムの受託開発に実績がある株式会社ウィズダムにシステム開発を外部委託することにしました。
他社の商用パッケージシステムの導入ではなく、独自システムの開発を選択した理由として、茅野氏は「図書管理の既存の商用システムも比較検討しましたが、結局 FileMaker を選択した一番の理由は導入コストです。SALC では当然英語を使用しますが、既存の商用システムでは英語に対応できない、またはオプションで別コストが発生することが分かりました。ウィズダムでは、初期導入コストを抑えたうえ、発生していたシステムトラブルの解決と新たに要望する機能の追加をお願いできました。」また、ウィズダムの初野拓己氏は「SALC 図書管理システムでの図書登録には使いやすいバーコードを提供している会社のサービス“Yomupara”を使用しています。管理画面には Yomupara の Web アプリケーションのリンクを用意してあります。バーコードリーダーで背表紙の ISBN コードを読み取るだけで、図書名、著者名から図書情報などのデータを一瞬で取得でき、取得した情報(csv)をインポートするだけです。また導入コストも低くなりました。これに対して一般的な図書館システムで使用している学術系だと高価になります。」と言います。

4. 変更や改良にすばやく対応できる柔軟性の高さで、保守/運用コストも低減

FileMaker について茅野氏は「付属のテンプレートを改良しただけで、すぐに試行システムをスタートできました。FileMaker は私のようにデータベースに関して高度な知識を持ち合わせていなくても、すぐに使い始められます。しかし適切なチューニングや設定にまでは一教員では手が回らなかったので、結果的にシステム上の不具合も出ました」と言います。
FileMaker はプログラム開発などの専門知識がなくても、直感的にデータベースを作成することができます。自分で構築したデータベースソリューションをさらに高度な技術を使って機能拡張したい場合、FileMaker ソリューション開発を手掛けているシステム開発会社に依頼すれば、一から作り直さずに今使っているデータベースを基にして機能改善や追加ができます。
ウィズダムの初野氏は「図書管理、蔵書点検などの図書管理基本機能を持ったシステムをコアに、新システムに移行後も違和感のないように、試行的にスタートしていた既存システムのデザインを踏襲しました。またブックレビュー機能や Web からの書籍画像を取り込むなどして、より親しみやすいシステムとなっています。」と言います。システム開発の相談を受けてから稼働するまでの工期は、約 45 日と短期間でした。稼働後の簡単な手直しや画面上の微調整などは学内で対応することが可能です。プロフェッショナルの開発会社に作ってもらったシステムでも、エンドユーザーが自分で直しながら使っていくことができるのが、FileMaker ソリューションの大きな特徴です。

将来的な拡張について、ウィズダムの初野氏はさまざまな提案を考えています。「図書以外の予約、例えば学習の相談や英作文のチェックをお願いするメンター予約、ビデオカメラや IC レコーダーなど備品の貸出、イベントや講演会の参加予約エントリーなどにも活用できるのではないでしょうか。」また特に、FileMaker Go の導入をお勧めしたいと言います。「今は SALC 内に設置された Mac の FileMaker Pro からシステムにアクセスしていますが、学内 LAN に接続できる iPhone や iPad から FileMaker Go を使ってシステムにアクセスできるようにすることも可能です。学生がキャンパスのどこにいても、iPhone や iPad からブックレビューを書いたり、人気本ランキングを見たりできるので、SALC 図書管理システムの活用の場面がさらに広がるでしょう。」

FileMaker Go で見た SALC 図書管理システムのテスト画面(株式会社ウィズダムが提案用に試作)

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プロフィール

新潟県立大学

プロフィール

2009 年 4 月に開学した新潟県立大学には国際的視野と学際的視野をもって、国際貢献や地域貢献ができる人材を育成する「国際地域学部」、そして「育」と「食」の面を中心に、持続的な地域社会の発展と共生社会の実現に貢献する人材を育成する「人間生活学部」があり、両学部ともに英語を中心とした語学活用能力を伸ばし、各方面へのスペシャリストを養成。

http://www.unii.ac.jp/

システム構成

    • FileMaker Pro 10
      10 ライセンス
    • FileMaker Server 10
      1 ライセンス
    • Mac OS X
    • Mac OS X server

システム開発パートナー

株式会社ウィズダム
http://www.wisdom-tie.com/

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