마루토모청과 주식회사

"청과물의 중간도매 업무는 시간과의 싸움입니다. iPad를 이용해 누구든지 바로 입력할 수 있는 전표 입력 시스템의 실현은 꿈만 같습니다. 상담 후 불과 1주일 만에 FileMaker로 만들어진 iPad 화면을 보면서 '이것이면 충분하겠다'는 확신이 들었습니다”

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청과물 시장 중간도매업이 iPad용 FileMaker Go를 이용해 수작업이었던 전표업무를 합리화하고, 대폭적인 비용 절감으로 투자수익률(ROI) 260%를 달성

PC에 익숙하지 않은 영업 담당자도 무리 없이 사용할 수 있는 터치 조작과 알기 쉬운 사용자 인터페이스 전표 입력 시스템을 통해
연간 400만 엔의 비용 감축되었습니다.

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  • 이시가와현 카나자와시 사이넨 4쵸메 7-1

개요

  • PC에 익숙하지 않은 영업 담당자도 쉽게 사용할 수 있는 iPad 전표 입력 시스템을 FileMaker Pro와 FileMaker Go로 구축. 고비용 전용 전표용지 절감과 사무직 인건비 절감을 통해 대폭적인 경비 감축을 실현

업종

  • 청과물 중간도매업

솔루션

  • iPad용 FileMaker Go를 이용하여 영업 담당자가 iPad를 통해 매출 정보를 전표 입력. Wi-Fi 접속된 PC에서 작동하는 FileMaker Pro에 iPad로부터 전표 데이터를 송신. FileMaker Pro에서 회사의 기간 시스템으로 csv로 데이터 연계. iPad의 FileMaker Go로는 상품명이나 판매처의 마스터 데이터를 기간 시스템으로부터 ESS(외부 SQL 데이터 소스)로 불러와서 이용.

이점

  • 사무직 인건비 절감. 전용 복사식 전표용지의 대폭적인 절감을 통한 비용 감축. 영업 담당자의 작업 효율 및 의식 향상. 영업 정보 집계까지의 시간 단축.
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이사
키타가타 토모코

수작업에 의존했던 전표 처리가 한계에 도달

마루토모청과는 이시카와현에 있는 카나자와시 중앙도매시장 내에 거점을 두는 '카가야채'를 중심으로 한 청과물 중간도매업체입니다. 아침 6시에 시작되는 경매에서 청과물을 사들여 슈퍼마켓 등 소매점에 판매하고 있습니다. 청과물의 매매관리는 전표를 토대로 이루어지고 있으나, 이러한 전표 관리는 오랫동안 영업 담당자와 사무소 직원에게 부담이 되어 왔다고 합니다. 이러한 과제를 해결하기 위해 iPad로 작동하는 전표 입력 시스템을 FileMaker로 구축했습니다. iPad 도입을 생각해낸 사람은 키타가타 토모코 이사였습니다.

「예전부터 회사 전체의 매입, 매출 데이터를 관리하기 위해 기간 데이터베이스 시스템을 도입하고 있었습니다. 그러나 데이터를 손으로 작성된 전표를 토대로 일일이 손으로 입력했기 때문에 작업 효율이 떨어지고, 계속 늘어나는 시간과 인건비 때문에 언제까지 이 작업을 계속할 수 있을지 걱정이었습니다.」

iPad 도입 이전, 전표 입력에서부터 매출 데이터 집계까지의 흐름은 다음과 같았습니다.

경매는 아침 6시부터 시작됩니다. 영업 담당자는 경매장에서 사고 판 청과물의 수량 및 금액을 선 채로 메모지에 휘갈겨 씁니다. 정신없이 전개되는 경매 진행 중에 기입된 메모는 대개 쓴 사람만이 알아볼 수 있는 수준. 8시 넘어 경매가 끝나면, 메모를 전용 전표용지에 손으로 옮겨 씁니다. 기입할 항목은 상품명, 산지, 개수(또는 중량), 크기, 금액 등입니다.

영업 담당자 전원의 전표가 모이기까지 2시간 가까이 걸립니다. 다음 업무부터는 사무소 직원이 담당하게 됩니다. 묶으면 두께가 10cm나 되는 전표를 1장씩 넘기면서 PC로 기간 시스템에 입력합니다.

「2, 3시간 연달아 입력해야 하므로 팔이 뻐근해집니다. 전표를 계속 넘기면서 일하다 보니 손목에 염증이 생기는 사람도 있습니다」

모든 전표 입력이 끝나서야 오늘 하루 동안의 매입과 매출을 집계할 수 있습니다. 그리고 나서 정식 전표 발행 등 모든 경리사무가 완료되는 것은 저녁 무렵입니다.

청과물의 중간도매는 시간과의 싸움입니다. iPad를 사용해 누구든지 바로 입력할 수 있는 전표 입력 시스템의 실현은 꿈만 같습니다.
상담 후 불과 1주일 만에 FileMaker로 제작된 iPad 화면을 보면서 '이거면 충분하겠다.' 라는 확신이 들었습니다.

— 마루토모청과 주식회사 이사 키타가타 토모코



iPad이기 때문에 어디서든 신속하게 입력 가능

FileMaker Go 채택 경위

메모 내용을 손으로 전표에 옮겨 쓰고, 그 내용을 다시 PC에 입력합니다. 이러한 번거로움을 해결하고 싶습니다. 그것이 키타가타 씨의 바람이었습니다. 그러나 영업 담당자에게 PC 입력을 맡길 수는 없습니다.

「영업 담당자에게는 영업 업무가 있어 바쁘기도 하고, PC에 익숙하지 않은 사람도 많습니다.」

그러나 iPad의 존재를 알고 나서는 이것이면 가능하겠다는 생각이 번뜩였습니다.

「PC 키보드에 익숙하지 않은 사람도 은행 자동단말기는 사용 가능합니다. 터치 조작이라면 영업 담당자도 쉽게 전표를 입력할 수 있겠다는 생각이 든 것입니다.」

당장 기간 시스템의 운영 관리를 맡기고 있는 Sier의 우치다요우코우 IT 솔루션 서일본에 상담한 결과, FileMaker와 iPad를 조합한 시스템을 구축한 실적이 있는 코토부키상회를 개발 파트너로 맞이해 기간 시스템과도 연계된 iPad 전표 입력 시스템의 개발 프로젝트가 시작되었습니다. 코토부키상회의 와카바야시 씨는 '기존에 운영되었던 기간 시스템과의 데이터 연계, iPad 스크린에 맞춘 사용자 인터페이스 설계의 자유도, 그리고 오프라인에서의 작동 필요성 등을 고려할 때, FileMaker의 채택은 최선의 선택이었다고 생각합니다. 시스템 자체의 로직은 단순하지만, 이번에 가장 신경쓴 것은 인터페이스 부분입니다. 실제로 입력 작업을 하는 영업 담당자들은 PC에 익숙하지 않은데다가 연령층도 높아서 누구든지 사용 가능한 인터페이스를 만들기 위해 노력했습니다.'라며 개발 당시를 회고합니다.

영업 담당자들이 iPad 도입 얘기를 처음 들었을 때는 「키타가타 씨나 사무소 직원들의 업무를 덜어줄 수 있고, 합리적인 방법이겠다.'라는 생각은 들었지만, 반면 '학교를 졸업한 지 한참 지났고, PC도 사용할 줄 모르는 우리가 이제 와서 배울 수 있을까?」라는 걱정도 들었다고 합니다.

터치 조작과 숫자 키 입력이 둘 다 가능한 편리한 인터페이스 구축

iPad 전표 입력 시스템

코토부키상회는 1주일 만에 기본 사양을 정하고, iPad에서 화면 이미지를 확인할 수 있는 시제품을 개발했습니다. 사용이 편리하고 이해하기 쉽다는 것을 확인하고 영업 담당자들도 안심했다고 합니다. 그 후, 1개월에 걸쳐 마루토모청과로부터의 피드백을 반영하여 인터페이스 디자인을 변경하고, 수정을 거듭했습니다. 그 결과, 불과 1개월 반만에 본격 가동에 돌입할 수 있었습니다. 글자 크기를 키우고, 커서 에리어도 넓게 확보했습니다. 전자계산기에 익숙한 영업 담당자를 위해 Bluetooth 접속 숫자 키도 갖추었습니다.

iPad의 전표 입력 시스템에서 기간 시스템으로의 데이터 흐름은 다음과 같습니다.

영업 담당자는 iPad로 전표 입력이 끝나면, 데이터를 사무소 PC에 송신합니다. iPad로 FileMaker Go 화면에서 송신 버튼을 터치하기만 하면 됩니다. iPad와 사무소 PC가 Wi-Fi로 연결되어 있어 다른 건물에 있는 영업부에서도 데이터 전송이 가능합니다.

사무소 PC에서는 FileMaker Pro가 데이터를 받으면, 사무소 프린터로 담당자별 리스트를 출력합니다. 리스트를 통해 당일 매출을 바로 확인할 수 있고, 전표에 누락 항목이 없는지 이중으로 체크 가능합니다.

전원의 데이터 송신이 끝나면 FileMaker Pro에서 기간 시스템으로 전송할 데이터를 준비합니다. 사무소 직원이 사무소 PC로 FileMaker Pro를 열고, 버튼을 한번 클릭하기만 하면 됩니다. 기간 시스템으로의 전송도 메뉴 중에서 선택하기만 하면 됩니다. 이것으로 모든 매출 데이터가 기간 시스템으로 들어가 경리사무가 가능해집니다.

상품명, 판매처, 산지 코드 등 대부분 입력 항목은 터치 조작만으로 키보드 조작 없이 가능하다. 게다가 회사의 기간 시스템으로부터 마스터 데이터를 불러오기 때문에 언제든지 최신 리스트를 확인할 수 있습니다.

연간 400만 엔의 비용 절감으로 투자수익률(ROI) 260%

시스템 도입을 위해 영업 담당자에게 불과 수 페이지짜리 설명서를 배부하고 간단한 설명회를 연 것으로 특별한 연수 없이 가능했습니다. 도입 후 1주일이 지나도 사용에 관한 특별한 문의사항은 없었습니다. '어쩌면 벌써 사용을 포기한 것은 아닐까?'라고 와카바야시 씨는 걱정했으나 실제로는 정반대의 상황이 펼쳐지고 있었습니다. 인터페이스가 간단하고 쉬워 문의할 필요조차 없었던 것입니다.

모든 영업 담당자가 도입한 날부터 iPad로 전표 입력을 시작했고 금세 익숙해졌다고 합니다. 같은 조작을 반복하기만 하면 되므로 하면 할수록 조작이 빨라졌고, 지금은 전표 입력 시 걸리는 시간이 예전보다 2/3가 되었다고 합니다. PC는 물론 휴대폰 이메일조차 사용하지 않는 영업 담당자들도 능수능란하게 입력하고 있습니다.

키타가타 씨는「예전에는 사무소 직원이 기간 시스템에 데이터를 입력하고 체크 작업을 완료할 때까지 매일 2시간 이상 걸렸지만, 지금은 버튼 하나면 끝납니다. 페이퍼리스화로 전표용지도 대폭 줄었고, 사무직 인건비 절감 등으로 연간 400만 엔의 비용을 감축하고 있습니다.」라고 합니다. FileMaker 솔루션 개발 비용이나 iPad 구입 등의 선행투자액은 불과 150만 엔 정도로 투자수익률(ROI) 260%를 달성했습니다.

다음 "꿈"의 실현을 위해

키타가타 씨의 다음 목표는 현재 수작업으로 일일이 대응하고 있는 납품물의 납품서나 송장 작성을 간편화하는 것. 와카바야시 씨에 따르면 FileMaker Pro의 데이터베이스에 필요한 데이터는 이미 모두 입력되어 있기 때문에 상당 부분을 자동화할 수 있다고 합니다.

「이것도 iPad 버튼을 이용해서 단번에 가능해지는 것입니까?」

「가능합니다. FileMaker의 이점 중 하나가 지금 작동하고 있는 시스템을 사용하면서 새로운 기능을 추가하여 점점 시스템을 확장해 나갈 수 있다는 것입니다.」라는 와카바야시 씨의 답변에 키타가타 씨는 눈을 반짝였습니다.

「그렇다면 아직은 FileMaker 의 장점을 일부만 사용하고 있다는 것입니까?」

「맞습니다. 좀 더 자동화되고 편리해질 수 있는 부분이 많으므로 제가 도울 수 있도록 해 주십시오.」

키타가타 씨는 업무의 효율화나 합리화뿐만 아니라 새로운 비즈니스 아이디어 실현을 위해서도 FileMaker와 iPad를 더욱 활용해 나가야겠다고 생각하게 되었습니다.

「단지 납입하여 판매하는 것뿐만 아니라, 생산자와 소매업자를 좀 더 효율적으로 연결할 수 있는 다양한 제안을 하고자 합니다. 예를 들어 카가야채나 노토야채 등을 생산하는 소규모 농가의 작물은 단위가 작아 유통이 어렵지만, 레시피나 생산자 정보 등의 부가가치를 함께 제공해 판로 확대에 공헌할 수 있었으면 합니다. 이러한 가능성을 생각할 수 있게 된 것도 이러한 시스템을 도입하면서 FileMaker라면 더욱 다양한 일을 쉽게 할 수 있다는 것을 알게 되었기 때문입니다.」

iPad라면 가능하겠다는 발상이 FileMaker와 결합되어 마루토모청과에 활기찬 미래가 펼쳐지게 되었습니다.

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