Soluciones

Idea Visual, S.A. de C.V.

Idea Visual

“Gracias a FileMaker Pro, la administración de la empresa con 40 diseñadores, más de 100 clientes y alrededor de 50 proveedores se lleva a cabo con sólo dos personas. ”

Lic. Xavier García Velázquez

Director Idea Visual, S.A. de C.V.

Idea Visual soporta todas sus operaciones de ventas, producción y administración en Eikonsys®, una solución basada 100% en FileMaker Pro, diseñada específicamente para negocios del sector de las artes gráficas.
Ubicados en la ciudad de México DF, Idea Visual es uno de los despachos de comunicación gráfica más importantes del país. Entre sus clientes más importantes se encuentran Disney, Microsoft y Google, entre otros.

Visión general

  • Debido a la importante carga de trabajo comenzó a ser muy difícil el manejo del despacho sin una herramienta de software. No era fácil encontrar soluciones administrativas que funcionaran en Mac, mucho menos algo especifico para comunicación gráfica.

Empresa

  • Idea Visual es uno de los despachos de comunicación gráfica más importantes de México. Cuenta con 40 diseñadores, más de 100 clientes y alrededor de 50 proveedores.

Solución

  • Todo el proceso de prospección de nuevos clientes y oportunidades de venta se lleva a cabo con el sistema Eikonsys®, una solución basada 100% en FileMaker Pro, diseñada específicamente para negocios del sector de las artes gráficas.

Beneficios

  • Centralización, visualización y acceso inmediato a la información, reducción de costos y personal administrativo.
Idea Visual

Problemática de Idea Visual

Hacia el año 2002 Idea Visual ya tenía una carga importante de trabajo y comenzó a ser muy difícil el manejo del despacho sin una herramienta de software. Siendo una oficina 100% basada en Mac no era fácil encontrar soluciones administrativas para esta plataforma, mucho menos pensar en una herramienta administrativa que estuviera pensada especialmente para un despacho de comunicación gráfica. Esto les llevó directo a FileMaker Pro.

Comó ayudó FileMaker a resolver la problemática?

Originalmente Idea Visual desarrolló una pequeña aplicación "in house" para el control de sus órdenes de trabajo. Todo el resto del proceso se hacía en hojas de cálculo. En 2002 se comenzó con la implementación del sistema Eikonsys® y lo siguen usando hasta la fecha, considerándolo como eje fundamental de las operaciones de la empresa.

Como en la mayoría de las agencias de comunicación, durante el proceso de producción hay un intercambio de datos intenso con el cliente: propuestas, correcciones, más propuestas, más correcciones, envío de pruebas, colaboración con las diferentes personas involucradas en el proyecto (a veces están en diferentes países) hasta que finalmente se entrega el proyecto. A partir de aquí entra el proceso administrativo de facturación, cobranzas, bancos, órdenes de compra, pagos a proveedores, etc. Todo este proceso hoy en día sería prácticamente imposible de realizar sin FileMaker Pro.

El proceso de prospección de nuevos clientes y oportunidades de venta se lleva a cabo en el sistema, en "el File", como cariñosamente le dicen. Cada oportunidad de venta es registrada por los ejecutivos y la dirección realiza el monitoreo semanal de las actividades. El sistema cuenta con un tablero o dashboard, en el que se muestran todas la actividades de los ejecutivos separadas por semanas y por etapa del proceso. En base a este tablero la empresa establece metas de ventas, promociones y analiza el comportamiento de los clientes, los ejecutivos y el mercado en general. Todo el proceso de búsqueda de información es sumamente fácil. Se pueden sacar reportes en segundos y exportarlos a Excel cuando es necesario. También han realizado experimentos para llevar la información a bases de datos de MySQL para integración con otras herramientas como Adobe Flex.

Idea Visual

El gerente del área creativa sabe al momento el estado de cada orden de trabajo, y la carga de trabajo de cada diseñador, el número de correcciones que tiene un trabajo, la fecha estimada de entrega, etc. Todos los días en la mañana se reúne con su equipo de trabajo y distribuye las asignaciones basándose en información que le proporciona Eikonsys.

Eikonsys está homologado con el nuevo esquema de facturación electrónica en México, tanto para la modalidad CFD como para CFDi. El área administrativa elabora reportes de facturas pendientes por cobrar, conciliaciones bancarias, costeos de proyectos y en general todo el monitoreo del flujo de caja del negocio. Una de las principales ventajas de Eikonsys es la integración de las diferentes áreas de la empresa, así, un presupuesto se convierte en una orden de producción y a su vez en una factura. Al momento en que el cliente paga la factura, el sistema marca como cobrados tanto al presupuesto como a la orden, manteniendo a todas las áreas informadas sin mayor esfuerzo.

Gracias a FileMaker Pro, la administración de una empresa con 40 diseñadores, más de 100 clientes y alrededor de 50 proveedores se lleva a cabo con sólo dos personas. El control de la producción lo realiza el director creativo y el director comercial lleva el control de las ventas sin necesidad de largas y aburridas juntas para presentación de informes. Hoy en día sería inconcebible la operación de Idea Visual sin "el File".

En la actualidad Idea Visual ha logrado reducir sus costos administrativos en un 50% gracias a FileMaker Pro.

Lic. Xavier García Velázquez - Director Idea Visual, S.A. de C.V.

Eikonsys

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Eikonsys

Ventajas de uso de FileMaker

Centralización de las actividades separadas por semanas y por etapa del proceso, sabiendo el estado de cada orden de trabajo en el momento.

Mantener a todas las áreas informadas al momento en que una factura es paga, actualizando el presupuesto y la orden.

Búsqueda de información fácil, creando reportes en segundos y pudiendo exportarlos a otros formatos como Excel y MySQL.

Reducción de costos administrativos en un 50%.

La administración de toda la empresa se lleva a cabo con sólo dos personas.

Información de Idea Visual

Lic. Xavier García Velázquez - Director Organización: Idea Visual, S.A. de C.V.
Guty Cárdenas 65, Colonia Guadalupe Inn - México Distrito Federal - Teléfono: +52 (555) 660-0068
Email: xavier@soloidea.com.mx

Información del desarrollador

Ibrahim Bittar Torres - Director General Eikonsys, S.A. de C.V.
FileMaker Business Alliance - FileMaker 10 Certified Developer
Av. Panorama Nº 520-Altos Colonia Panorama León, Guanajuato - Teléfono: +52 (477) 717-2540

http://www.eikonsys.com/

 

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