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Museo Nacional de Colombia

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“FileMaker ha sido seleccionado por su flexibilidad en el desarrollo a medida de la institución, capaz de interactuar con otros sistemas por medio de protocolos estándar.”

Dirección de Informática

Museo Nacional de Colombia.

El Museo Nacional de Colombia utiliza FileMaker desde 2003 para administrar un complejo sistema de gestión de colecciones que cuenta con más de 30.000 piezas y documentos históricos.
Además de administrar la base de datos de objetos y obras, el sistema lleva registro de la ubicación dentro del Museo, incluso almacena la información de humedad y temperatura generada por los equipos de monitoreo de las salas entre muchas otras mejoras.

Visión general

  • El Museo Nacional de Colombia contrata los servicios de Arkedata para desarrollar un nuevo sistema de gestión de colecciones basado en su sistema existente, incorporando ajustes de estructura para implementar los nuevos requerimientos y utilizando todas las bondades de la tecnología de la nueva versión de FileMaker.

Institución

  • El Museo Nacional de Colombia es una institución dependiente del Ministerio de Cultura de Colombia que alberga una colección de más de 30 mil piezas entre obras de arte, objetos de arqueología, etnografía e historia. Además de adelantar actividades científicas, de recopilación histórica y de representatividad artística, el Museo Nacional atrae investigadores de Colombia y diferentes partes del mundo.

Solución

  • Desarrollaron un sistema de gestión de colecciones completamente rediseñado con una estructura relacional sólida, normalizada y sencilla de mantener, con más funciones que el sistema original y con un nuevo módulo de seguridad.

Beneficios

  • FileMaker es la plataforma seleccionada por su facilidad para implementar modificaciones e incluso nuevas funciones sobre la marcha, la amplia disponibilidad y facilidad de integración con otras plataformas. Además permitió que el proceso de conversión del sistema anterior fuera realizado en tan sólo 2 meses.
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Parte de las problemáticas del Museo

• Contar con un inventario de patrimonio cultural consolidado.
• Facilitar la consulta de la información de las colecciones.
• Generar un esquema de trabajo más colaborativo entre las diferentes personas y áreas responsables.
• Estandarizar el registro y las acciones desarrolladas alrededor de cada una de las piezas de colección.
• Depurar la información relacionada y asociada al patrimonio.
• Promover y facilitar la investigación.
• Diferenciar roles y responsabilidades en el equipo de trabajo.
• Controlar los estados de conservación de los objetos por medio de procesos formales.
• Controlar la ubicación de cada una de las piezas para facilitar la auditoría.
• Apoyar en los procesos de homologación de lenguaje controlado.
• Implementar estándares internacionales de catalogación de objetos de carácter cultural.

 

El primer reto consistió en desarrollar un nuevo sistema de gestión de colecciones reutilizando el sistema existente desarrollado en 2004 bajo FileMaker 5, incorporando ajustes de estructura para implementar los nuevos requerimientos y utilizando todas las bondades de la tecnología de la nueva versión de FileMaker para montar y convertir cerca de 40 tablas, 300 relaciones, cerca de 1500 presentaciones y más de 2000 scripts dentro de la nueva estructura. El resultado fue un sistema completamente rediseñado con una estructura relacional sólida, perfectamente normalizada y sencilla de mantener, pero con más funciones que el sistema original.

Se creó un nuevo sistema de seguridad en el que diferentes tipos de usuarios manejan diferentes procesos, en forma coordinada utilizando lo que llamamos Gestores de Procesos, sobre los cuales es posible visualizar el estado de los diferentes procesos administrativos y llevar un control detallado de los movimientos. Además de manejar la base de datos de objetos y obras, el sistema gestiona los procesos de movimiento de los objetos dentro del museo y hacia otras entidades, llevando un registro detallado de la localización en cada momento del tránsito.

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El manejo de la estructura de localización de obras también planteaba un reto complejo ya que era necesario representar todos los espacios y subespacios del museo de forma clara y fácil de navegar. Se diseñó un sistema de árboles n-arios que representan en su raíz al museo, en las primeras ramas a los espacios principales como salas y halls, y en sus otros 6 niveles, los diferentes subespacios como muros, gabinetes, estantes, repisas hasta llegar a detalles como la bandeja en la que se encuentra almacenada una moneda de oro española del siglo XVI.

Otro reto particularmente interesante era el de almacenar y gestionar la información medioambiental generada por los equipos de monitoreo de las salas y producir informes acerca del estado de los diferentes espacios en cuanto a humedad y temperatura.

Uno de los problemas más complejos en el manejo de información museográfica es el almacenamiento de documentos asociados con las piezas con lo que se planteaba la implantación de un sistema genérico de gestión de activos digitales. Se decidió utilizar la tecnología SuperContainer de 360Works para implantar un servidor de imágenes y documentos para almacenar más de 30.000 items.

De cara a la publicación de datos se implementó un sistema de consulta mediante WebServices SOAP, utilizando WebServicesManager de 360Works, lo que permite a entidades externas consultar las bases de datos sin exponer la seguridad de los mismos. Esta tecnología en conjunto con la tecnología de SuperContainer permite desarrollar servicios de intercambio que entregan información de base de datos e imágenes a sistemas externos de forma muy eficiente.

El sistema cuenta con un módulo web (IWP) que permite a los restauradores externos documentar el proceso de restauración de las obras tratadas desde sus talleres de trabajo a través de la web.

Area de Conservación — Museo Nacional de Colombia

La plataforma resultante utiliza un amplio conjunto de técnicas y librerías desarrolladas por Arkedata Ltda a través de más de 25 años de experiencia con tecnologías FileMaker, lo que influyó en el rapidísimo desarrollo y puesta en marcha del nuevo sistema, proceso que tomó 2 meses desde el inicio hasta su puesta en marcha en Diciembre de 2011. Arkedata ha ofrecido un plan de soporte permanente que ha permitido realizar los ajustes requeridos en el momento necesario.

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Funciones del sistema

• Base de datos de objetos de Arte, historia, etnografía y arqueología, extensible a ítems de ciencias naturales, siguiendo los estándares internacionales propuestos por CDWS y CCO.
• Almacenamiento y gestión de múltiples registros gráficos de cada pieza.
• Identificación y clasificación de objetos.
• Catalogación y datación.
• Gestión de ubicaciones locales.
• Documentación, biografías y bibliografías relacionadas por objeto.
• Gestión de conservación con múltiples estados de conservación.
• Registro gráfico de estados de conservación.
• Registro de análisis y tratamientos de conservación.
• Gestión de equipos de medición y control con almacenamiento de tablas de medición.
• Gestión de restauraciones, biografías y bibliografías para referencia cruzada.
• Manejo de objetos compuestos.
• Carpetas digitales para objetos, exposiciones, salas y biografías que permiten el almacenamiento de documentos digitales de cualquier tipo.
• Gestión de activos digitales con ficha de metadatos.
• Estructura jerárquica de manejo de espacios y lugares de almacenamiento y exhibición.
• Documentos de ingreso a Museo y a Colección.
• Documentación y seguimiento de Movimientos internos y externos.
• Agrupaciones multi-propósito de objetos.
• Gestión de exposiciones.
• Base de datos de terceros con múltiples roles.
• Almacenamiento y gestión de mediciones ambientales por sala.
• Sistema configurable de ayuda online.
• Integración via SOAP-WebServices.

Cómo ayudó FileMaker a resolver la problemática

FileMaker ha sido seleccionado desde 2003 como la plataforma de desarrollo de algunos de los sistemas de bases de datos del Museo Nacional de Colombia, por su flexibilidad en el desarrollo de plataformas a la medida de la institución, capaces de interactuar con otros sistemas por medio de protocolos estándar.

FileMaker permitió que el proceso de conversión del sistema anterior fuera realizado en sólo 2 meses, mientras el desarrollo en otras plataformas sugerían propuestas con cronogramas entre 12 y 24 meses.

El uso de herramientas complementarias externas ha sido un punto esencial para el desarrollo de la nueva plataforma, y ha permitido extender la funcionalidad del sistema para cubrir aspectos muy específicos como manejo de imágenes e interacción con otras plataformas.

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Cuáles fueron las ventajas del uso de FileMaker

• Rapidez en el desarrollo.
• Adaptación a necesidades puntuales.
• Suficiente robustez para gestión de grandes volúmenes de información.
• Facilidad de implementar modificaciones e incluso nuevas funciones sobre la marcha.
• Amplia disponibilidad y facilidad de integración con herramientas de terceros.
• Facilidad para modelar estructuras de datos complejas.
• Integración con otras plataformas mediante protocolos estándar como SOAP.
• Gran potencia y flexibilidad en las funciones de búsqueda directa o relacional.

Proyección a futuro

El Museo Nacional de Colombia quiere convertir la plataforma Colecciones Colombianas en el estándar nacional para gestión de colecciones para lo cual se desarrolla en la actualidad un nuevo proyecto de actualización y mejoras que pretende acercar aún más el sistema a los requerimientos planteados por estándares internacionales de catalogación como CDWA y CCO.

Se pretende también integrar los tesauros producidos por el Instituto de Investigación Getty de Los Angeles y con el objeto de facilitar el intercambio de inform ación de colecciones a nivel mundial.

El principal reto será consolidarse como una Base de Conocimiento a nivel nacional que permita de manera fácil y óptima la recuperación de la información de patrimonio que incluirá no sólo el registro de información sobre objetos físicos, sino también de obras audiovisuales.

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Se desea incorporar funciones que permitan la anotación gráfica indexable sobre las imágenes de conservación de los objetos y la generalización de los tipos de objetos a clasificar por medio de una estructura paramétrica que permitirá el registro de ítems de colecciones vivas y ciencias naturales.

Finalmente, se desea desarrollar las herramientas de intercambio de información bajo los estándares LIDO v1.0 (XML) que permite el intercambio de datos con otros museos que operan con el estándar internacional mencionado.

La réplica de los modelos y métodos implementados por el Museo Nacional de Colombia, siendo el más importante a nivel nacional, permitirá consolidar al país en sus funciones de gestión de su patrimonio cultural.

La plataforma de gestión de conocimiento Colecciones Colombianas se consolidará como el sello de calidad, fiabilidad y garantía para las cerca de 570 organizaciones que administran el patrimonio cultural colombiano en más de 240 municipios del país.

El desarrollador

Arkedata Ltda es una empresa colombiana especializada en la implantación de sistemas de información corporativos con el uso de tecnologías FileMaker. Su director, Juan Carlos Ramírez-Celis, cuenta con más de 25 años de experiencia en el diseño e implantación de sistemas de información. Es graduado del London School of Economics y se ha desempeñado como consultor experto en el diseño de sistemas de información de gestión financiera, mercadeo, gestión en salud, gestión académica y cultural principalmente, en diferentes países como Colombia, España, Estados Unidos e Inglaterra, donde residió por cerca de 10 años.

Además del Museo Nacional de Colombia, Arkedata cuenta entre sus clientes al Colegio de Estudios Superiores de Administración CESA, el Banco Nacional de Células Madre de Cordón Umbilical - Redcord, la Unidad de Fertilidad del Country, Great Place to Work Institute®, Banner Corporation (Londres), Metro de Madrid (España) y Seminarium de Colombia, entre otros

Información del Museo Nacional de Colombia

Carrera 7 No 28-66 - Bogotá, Colombia
Teléfono 3816470

http://www.museonacional.gov.co

Información del desarrollador

Arkedata Ltda
Calle 69A Nro 4-35 - Bogotá, Colombia
Teléfono +571 312 1313 Cel: +57 320.857.6803

http://www.arkedata.com/

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