Soluciones

Odontólogos Unidos, S.C.

Odontólogos Unidos

“FileMaker ha significado el paso de la antigüedad a la modernidad, parecido a lo que significó para la humanidad el antes y después de la existencia de las PC, o del teléfono, o de la imprenta.”

Dr. Allan Rotberg

Director Odontólogos Unidos, S.C.

Con la ayuda de FileMaker Pro, el Dr. Saúl Rotberg y sus hijos han logrado convertir su consultorio en una de las prácticas más avanzadas del país con tecnología de punta.
Hace más de 40 años, el Dr. Saúl Rotberg inició su consulta odontopediátrica en la Ciudad de México, ahora bajo la dirección de sus hijos Allan y Jessica.

Visión general

  • En 2001 era difícil llevar el control de las citas y el historial clínico de los 2000 pacientes del consultorio. Llevaban registro en papel donde anotaban la cita de cada paciente, había cambios y cancelaciones, lo cual implicaba un retraso en el tratamiento y pérdida de dinero para el consultorio.

Empresa

  • Hace más de 40 años en Odontólogos Unidos atienden con el más alto nivel de calidad y con los dentistas mejor calificados en México, todas las necesidades dentales de los niños y pacientes minusválidos.

Solución

  • Con FileMaker se automatizó el sistema de citas, creando una agenda con la información de cada paciente, su historia médica, su registro de radiografías y fotografías digitales e historial de citas. Se emiten reportes y estadísticas, y con FileMaker Go para iPad, han mejorado aún más todos los procesos administrativos.

Beneficios

  • Compartir en todas las computadoras de la red interna del consultorio la información de los pacientes: fotos, radiografías, apuntes de seguimiento clínicos, diagnósticos y planes de tratamiento. Intercambio de información con padres o colegas a través de correo electrónico.
Odontólogos Unidos


Problemática de Odontólogos Unidos

En el año 2001 el consultorio contaba con alrededor de 2000 pacientes registrados. Todo se llevaba a la usanza antigua: en papel. En ese momento alguien les habló de FileMaker Pro y de cómo podría automatizarse la operación del consultorio ya que para esa fecha era extremadamente difícil llevar el control de las citas y el historial clínico de los pacientes.

Antes de FileMaker Pro dos secretarias llevaban unas listas en papel en donde anotaban la próxima cita de cada paciente que salía del consultorio. Ya próximos al día de la cita, llamaban por teléfono a cada paciente para confirmar la misma. Durante este proceso había cambios y cancelaciones, lo cual complicaba aún más las cosas. Cada cita cancelada implica un retraso para completar el tratamiento del paciente, lo cual se traduce directamente en pérdida de dinero para el consultorio.

 

Comó ayudó FileMaker a resolver la problemática?

Cuando Eikonsys contactó al Dr. Rotberg en 2001 la situación era complicada. Montones de papel apilados en el mostrador de las secretarias no eran una buena señal. Lo primero que se hizo fue automatizar el sistema de citas, creando una agenda basada en la información de cada paciente. En el módulo de pacientes se almacenaba no solamente la información de cada paciente sino también su historia médica, su registro de radiografías y fotografías y su historial de citas.

Odontólogos Unidos

Desde la agenda se podía acceder a la información del paciente y establecer la cita, así como definir qué clase de cita era: primera vez, ortodoncia, operatoria, etc. El sistema llevaba el registro de todas las citas, cambios y cancelaciones de cada paciente, lo cual permitía identificar tendencias generales y particulares. Por ejemplo, cuáles eran los días más llenos de pacientes, cuáles eran los pacientes que cancelaban citas regularmente, los que siempre llegaban a tiempo, etc.

Con la información de las citas se creó un "callback system", el cual emitía diariamente la lista de los pacientes que tenían que confirmar cita dentro de los próximos dos días. El listado contenía el nombre del paciente, el nombre de los padres, el teléfono y el correo electrónico de contacto. Esto facilitaba enormemente todo el proceso. Al final de cada semana el sistema emite un reporte de todos los pacientes que cancelaron su cita y esto les da una estadística aparte.

Con el paso de los años el sistema se ha ido perfeccionando y se añadieron registros para trazados cefalométricos de varios sistemas, historia médica completa y lo más reciente es un módulo para gestión administrativa de los pacientes, el cual se lleva con un iPad y FileMaker Go.

Actualmente se están desarrollando módulos especiales para la atención odontológica de niños discapacitados y de bajos recursos. Un proyecto especial del Dr. Saúl Rotberg.

Con la nueva aplicación de FileMaker Go para iPad, hemos hecho aún más eficientes todos nuestros procesos administrativos, ya que ahora podemos capturar la firma de los pacientes para efectos de documentación interna y procedimientos de rutina.

Dr. Allan Rotberg

Odontólogos Unidos

Proxima Imagen

Odontólogos Unidos

La voz del cliente, en palabras del Dr. Allan Rotberg:

La digitalización de todas nuestras fotos, la mayoría de las radiografías, apuntes de seguimiento clínicos, diagnósticos y planes de tratamiento, así como la creación de una base de datos que permiten compartir instantáneamente en todas las computadoras de nuestra red interna del consultorio toda la información de cada uno de nuestros pacientes, constituye un avance inimaginable (hasta hace apenas unos años) en la calidad de la atención en el consultorio. Todos estos datos, fotos y radiografías, además de que se pueden compartir internamente, no se pierden, ni se manchan ni se decoloran, y se pueden pasar a otras presentaciones digitales como PowerPoint o Keynote de la manera más sencilla y eficiente.

Además, el intercambio de información con colegas a través del correo electrónico para discutir un caso es muy sencilla, e incluso los pacientes nos han mandado fotos y radiografías digitalizadas (tomadas a veces con su teléfono) que son fácilmente incorporadas a su expediente.

El hecho de que cuando nos hablan los padres para preguntarnos algo del diagnóstico o tratamiento de sus hijos, solo tengamos que abrir FileMaker para encontrar rápidamente su expediente digital y así poderles dar rápidamente una respuesta adecuada a sus dudas, aclarar algún concepto o buscar una hora disponible en la agenda para darles una nueva cita, ha hecho impresionantemente más eficiente nuestra consulta y facilitado nuestra comunicación con los papás. El poder enseñarle al paciente las fotos del antes y después en las pantallas de las computadoras, o la radiografía de su diente que requiere de reparación, ha sido un creador de confianza en nuestros tratamientos y nos ha generado el que nos refieran con muchos nuevos pacientes.

Muchas gracias a los creadores de FileMaker por haberlo hecho tan versátil para acomodar las necesidades de negocios como el nuestro, y gracias en especial a Eikonsys por habernos entendido lo que queríamos lograr con él.

Dr. Allan Rotberg

 

Información de Odontólogos Unidos

Dr. Allan Rotberg - Director Odontólogos Unidos, S.C.
Bosque de Duraznos Nº 69, 3er. piso, Colonia Bosques de las Lomas - México Distrito Federal - Teléfono: +52 (555) 596-3966
http://www.dientitos.com/ - Email: drallrot@hotmail.com

Información del desarrollador

Ibrahim Bittar Torres - Director General Eikonsys, S.A. de C.V.
FileMaker Business Alliance - FileMaker 10 Certified Developer
Av. Panorama Nº 520-Altos Colonia Panorama León, Guanajuato - Teléfono: +52 (477) 717-2540

http://www.eikonsys.com/

 

Odontólogos Unidos

Soluções demo para iOS!

Obtenha exemplos grátis para Ipad e iPhone

Download Demo Solutions at the iOS Solution Showcase