Blue Lines stroomlijnt werkproces

FileMaker bewaakt planning en kwaliteit

Overzicht

Marktsegment

  • Vertaaldiensten/ Translation services

Oplossingen

  • FileMaker Server Advanced 11 plus een CWP (Custom Web Publishing-)koppeling.

Voordelen

  • Efficiencywinst van 50 procent. Daardoor kan Blue Lines meer werk uitvoeren met dezelfde mensen.

In 2003 begonnen Stef Van De Gehuchte en Sofie De Spiegeleer het vertaalbureau Blue Lines onder het motto ´Dat kunnen wij beter´. Dankzij een innovatief bedrijfsconcept, een scherpe focus op kwaliteit en een met FileMaker zeer efficiënt ingerichte werkstroom onderscheiden zij zich op kwaliteit en advies. ´Met innovatie kun je een economische crisis ook bedwingen.´


BlueLines

Vertalingen en meer

Blue Lines ontstond in 2003. Stef Van De Gehuchte en Sofie de Spiegeleer, beiden vertaler van opleiding, begonnen vanuit hun passie een vertaalbureau dat meer doet dan vertalen. Zij noemen zich dan ook een ´bende gedreven vakmensen´ die klanten helpen ´de wereld te veroveren.´ Met advies op maat, gevoel voor taal en met kennis van vele culturen legt Blue Lines zich toe op vertalingen, tolkopdrachten en copywriting, waaronder ook blogging.

Blue Lines is voor grote internationale klanten, Europese instellingen, maar vooral ook voor kleine en middelgrote bedrijven een veelzijdige en wereldwijze businesspartner op het gebied van vertalingen. En dat wordt gewaardeerd, gezien de vele positieve reacties van klanten die het bureau ontvangt. Het geheim zit hem in de snelle service en de hoge kwaliteit van de afgeleverde teksten, zegt Stef Van De Gehuchte. Hij doet bij Blue Lines de strategie, marketing en sales en heeft samen met Sofie De Spiegeleer de dagelijkse leiding in handen.

Blue Lines werkt als agentschap met een klein coördinerend team van vier personen en een groot wereldwijd netwerk van zo´n vijfhonderd competente vertalers, copywriters en tolken, allemaal native speakers. Zij werken per maand aan zo´n tweehonderd projecten in alle EU-talen, plus Chinees, Japans, Russisch, Koreaans en Arabisch. En of ze nou voor Coca-Cola werken, of voor een bedrijf op de hoek van de straat, Blue Lines levert voor iedereen dezelfde kwaliteit. En belangrijker, Stef en Sofie hechten veel waarde aan het persoonlijke contact met klanten én vertalers. Dit kan op deze schaal alleen als de noodzakelijke administratieve en procesmatige werkstroom vlekkeloos ondersteund wordt.

We hebben nu meer tijd voor persoonlijk contact met onze klanten en vertalers en kunnen ons nog meer op de kwaliteit van de dienstverlening richten.

Stef Van De Gehuchte

Gestroomlijnde bedrijfsprocessen

Stef Van De Gehuchte had van meet af aan voor ogen hoe een vernieuwend en snelgroeiend bureau als Blue Lines ondersteund kan worden met slimme automatisering. Zijn ideeën daarover legde hij in 2008 voor aan enkele automatiseerders. Uit de verschillende offertes sprong SHpartners eruit met een aantrekkelijk aanbod. Van De Gehuchte: ´Wij kregen offertes die wel drie maal zo hoog waren. Maar dat was niet de voornaamste reden om met SHpartners in zee te gaan. Zij verrasten ons vooral met de snelheid waarmee ze onze concepten in werkbare projecten konden gieten. Van begin af aan was het contact prettig en flexibel. Door de jaren heen hebben zij het systeem verder verfijnd in een constante dialoog met ons.´

SHpartners maakte voor Blue Lines een geïntegreerd systeem op basis van FileMaker om het werkproces van een vertaalproject te stroomlijnen. Er werden databases opgezet met gegevens van klanten en vertalers en hun specialisaties. Er werd een financiële module gemaakt om gestandaardiseerde offertes op te stellen en uit te sturen, waaruit automatisch een bevestiging en ten slotte met een paar muisklikken een factuur voortvloeit. Verder wordt er per project een log aangemaakt die bijhoudt welke stappen zijn genomen. ´Zo kunnen we alles terugzoeken en zien we ook per project direct wat de winstmarge is, wat ons toelaat steeds competitief te blijven´, zegt Van De Gehuchte.

Van De Gehuchte: ´Omdat wij kwaliteit hoog in ons vaandel hebben, is onze werkprocedure heel tijdintensief. Alle vertalingen worden eerst door proeflezers (uiteraard native speakers) doorgenomen voor ze naar de opdrachtgever gaan. Als een opdracht door de klant bevestigd is, maken we er een project van en koppelen we er een vertaler en een proeflezer aan. De vertaler voert de opdracht uit en stuurt de tekst terug naar de coördinator bij Blue Lines. Deze coördinator stuurt de tekst door naar een proeflezer. Als de tekst door hem is goedgekeurd en de opmerkingen zijn verwerkt, kan de tekst pas naar de opdrachtgever.´

Het proces tussen het maken van de offerte, het verwerken van de bevestiging, het inplannen van de opdracht als project, het koppelen van een vertaler en een proeflezer aan de opdrachten de facturering wordt geheel door FileMaker ondersteund. Er kan daardoor geen enkele stap overgeslagen worden. Deze manier van werken gaf al meer rust en leidde tot een absoluut minimale foutmargein het coördinatieproces. ´Bovendien leverde het ons een tijdwinst van 50 procent en dus meer armslag op.´

FileMaker naar het web

Tot voor kort werd de schakel om de vertaalde tekst naar een proeflezer te krijgen, nog handmatig uitgevoerd. Dat gebeurt tijdens de kantooruren in België, terwijl proeflezers zich over de hele wereld bevinden. Voor deze schakel heeft SHpartners onlangs, in een overzienbare tijd van een vijftiental werkdagen, een nieuwe oplossing uitgewerkt in de vorm van een webplatform. Hierbij zet de vertaler zijn tekst op het webplatform, waarna er automatisch per e-mail een melding uitgaat naar de proeflezer die van te voren voor deze opdrachtwerd geselecteerd.

Deze proeflezer kan meteen actie ondernemen, waar ter wereld hij zich ook bevindt en hoe laat het ook is. Voor Blue Lines is dat een flinke stap vooruit. ´Dit nieuwe webplatform levert opnieuw zo'n 30 procent tijdswinst op. Dat betekent dat we onze aandacht opnieuw nog meer kunnen richten op kwaliteit in plaats van op interne organisatie.´

De webinterface van FileMaker is relatief nieuw. Voor SHpartners was het een leuke uitdaging om FileMaker aan een webinterface te koppelen. ´Het bood een unieke gelegenheid om ons te verdiepen en te specialiseren in FileMaker voor het web, wat voor de toekomst mogelijkheden biedt. En nu we bij Blue Lines ervaring hebben opgebouwd, hebben we een webteam samengesteld om ook vragen van andere partijen aan te kunnen´, zegt Koen Van Hulle, projectleider bij SHpartners. 

Flexibiliteit en service hoog houden

Dankzij deze vernieuwende manier van werken wordt de flexibiliteit van Blue Lines en de snelheid om de klant service te bieden nu en in de toekomst verder omhoog gestuwd. Van De Gehuchte: ´Onze drijfveer is de efficiency steeds te verhogen. Wij doen dat door meer in te zetten op IT, zodat onze werkzaamheden geautomatiseerd worden. Innovatie is namelijk een goede manier om de economische crisis te bedwingen. FileMaker helpt daarbij. Het is een stabiel platform, ook voor onze Mac-omgeving. Daarbij is het gebruiksvriendelijk en steekt het heel logisch in elkaar. Het allerbelangrijkste is dat we nu meer tijd hebben voor persoonlijk contact met onze klanten en vertalers en dat we ons nog meer op de kwaliteit van onze vertalingen en onze dienstverlening kunnen focussen.´

Contact FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

 

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
sales@filemakerbenelux.com
http://www.filemaker.com/nl/