DPL Europe heeft dankzij FileMaker

meer tijd en ruimte voor innovatieve verlichtingsplannen

Bedrijfsondersteunend systeem geeft armslag voor internationale expansie

Overzicht

  • DPL liet een geïntegreerd CRM/ERP-systeem ontwikkelen gebaseerd op FileMaker waarmee alle vestigingen van het bedrijf hun taken efficiënt kunnen uitvoeren.

Marktsegment

  • Diensten

Oplossingen

  • FileMaker Server Advanced 11

Voordelen

  • Het systeem zorgt voor tijdwinst en plezieriger uitvoering van taken. Medewerkers besteden hun tijd nu aan het overbrengen van productkennis.

Het in Brabant gevestigde DPL Europe is gespecialiseerd in lichtconcepten en –plannen voor de zakelijke markt. Met vestigingen in Berlijn, Parijs en Sofia bedient DPL Europe 13.000 retailklanten jaarlijks met honderden lichtvoorstellen die toegesneden zijn op de marketingdoelstellingen van de klant. Een efficiënt logistiek systeem gebouwd in FileMaker zorgt er enerzijds voor dat DPL haarfijne dm-marketing op doelgroepen kan plegen. Daarnaast zorgt een ecommercetoepassing voor een vlekkeloze belevering van armaturen, lichtbronnen en schakelapparatuur naar heel Europa.

DPLEurope

Lichtconcepten en -plannen

DPL is gespecialiseerd in verlichtingsconcepten voor de zakelijke markt. In een eigen studio ontwerpen designers specifieke oplossingen en werken zij verlichtingsideeën uit voor klanten in heel Europa. Vaak gebeurt dit op projectbasis en DPL is daarbij gespecialiseerd in de retailbranche. Daarnaast is er bij DPL een verkoopafdeling die klanten actief benadert. Speciaal voor de zakelijke markt opende DPL onlangs bovendien het eerste belevingscentrum voor lichtconcepten in Europa, het unieke Lighting Experience Centre. Met partners zoals interieurbouwers, projectbureaus en architecten toont DPL hier innovatieve lichtplannen. DPL nodigt onder meer vakverenigingen en individuele ondernemers uit voor een rondleiding en presentatie in het Lighting Experience Centre. Carina Moed, verantwoordelijk voor organisatieprocessen, vertelt: ´Retail is voor ons een grote markt. Wij kunnen uit onze database heel gericht doelgroepen identificeren op kenmerken als grootte, omzet en activiteiten.´

In 2010 werd het logistiek centrum in Lieshout geopend waar alle bestellingen binnenkomen en verwerkt worden. Armaturen, lichtbronnen en schakelapparatuur wordt hier vandaan verstuurd naar alle klanten van de vier vestigingen van DPL Europe: Helmond, Berlijn, Parijs en Sofia of naar klanten die via een eigen inlog zelf (na-)bestellingen hebben gedaan.

Ons werk wordt een stuk makkelijker, overzichtelijker én plezieriger omdat we meer tijd hebben om kennis over onze producten toe te passen

Carina Moed — Verantwoordelijk voor organisatieprocessen

Gestroomlijnde bedrijfsprocessen

Al in 2007 besloot DPL de bedrijfsprocessen te stroomlijnen met een geïntegreerde toepassing in FileMaker. De FileMaker-toepassing verving destijds de drie aparte systemen voor CRM, ERP en het schrijven van offertes. In de loop der jaren groeide het systeem mee met de organisatie, geperfectioneerd en scherper toegesneden op wat DPL echt nodig heeft. Want een goed en efficiënt ingericht proces zorgt voor de broodnodige armslag zodat DPL activiteiten in het buitenland kan ontplooien.

Van meet af aan zou het systeem aan vier doelstellingen voldoen: tijdwinst behalen, verschillende processen integreren, sneller inzage geven in de marges en aan forecasting doen.

Carina Moed: ´Alle goederenstromen komen samen in het Logistiek Centrum, evenals de orderverwerking, het inkoopproces en het gehele logistieke proces. FileMaker ondersteunt al deze processen.´

FileMaker groeit mee

Er maken nu zo´n vijfendertig tot veertig mensen in Nederland en daarbuiten gebruik van het FileMaker-systeem dat modulair is opgebouwd. Het systeem geeft medewerkers inzicht in klantrelaties en lopende processen, wat ervoor zorgt dat er minder fouten gemaakt worden en dat er meer omzet wordt geleverd. De kern van het systeem bestaat uit een CRM/ERP-oplossing met daar omheen maatwerkaanvullingen. Zo zijn er destijds specifieke modules gemaakt die de vervangingsvraag van klanten actief in de gaten houden, dochterorganisaties toegang geven tot orderverwerking en voorraadbeheer en er is een module die medewerkers helpt om klanten actief te benaderen.

Inmiddels is het systeem aangepast aan de meest recente organisatorische vernieuwingen. Zo zijn de remplacements- en de projectenafdeling samengevoegd. Men werkt er nu met eenzelfde klantgerichte instelling waarbij service voorop staat. Projecten vormen de kernactiviteit van DPL en weten wat de klant wil, staat daarin centraal. Een goede ondersteuning in de vorm van een toegesneden systeem is onmisbaar geworden in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Greep houden op de werkzaamheden

Carina Moed: ´Het systeem helpt ons overzicht en grip te houden op onze dagelijkse werkzaamheden en zorgt dat we onze tijd kunnen besteden aan onze kerntaken. Een voorbeeldje. Een nieuwe medewerker vertelde onlangs dat hij bij zijn voormalige werkgever elke dag een pak papier kreeg dat hij moest doorwerken. Wij werken al lang niet meer met papier. Facturen versturen we elektronisch, de boekhouding verloopt elektronisch. Ons administratieve werk wordt daarmee een stuk makkelijker, overzichtelijker én plezieriger omdat we meer tijd hebben om kennis over onze producten toe te passen. Dat merken we echt. Mensen mopperen niet meer.´

Prettig werken is belangrijk

Dick Honing van ecOrganizer  is vanaf het begin betrokken bij het ontwikkelen en realiseren van het FileMaker-systeem. ´Toen wij bij deze organisatie begonnen, werkten we voor DPL in Helmond. Inmiddels is DPL een internationaal bedrijf met vijf vestigingen dat Europawijd opereert. Het is een interessante en uitdagende klant die met nieuwe ontwikkelingen meegaat. De IT hoort daarin mee te groeien en FileMaker groeit ook mee. We werken met een klein team voor DPL en dragen regelmatig bij aan het optimaliseren van het systeem. Zo hebben we de servicepagina, bestemd voor een selecte groep klanten waar ook bestellingen mee gedaan worden, met het logistieke backofficesysteem gekoppeld.´

Werkoverleggen over aanpassingen of veranderingen aan het systeem houden Honing en Moed concreet en praktisch: ´Wij verzamelen eerst alle meldingen en ideeën binnen de organisatie. Deze sorteren we daarna en vervolgens werken we ze uit naar concrete projecten. Het blijken vaak waslijsten van kleine puntjes te zijn. Bijvoorbeeld dat je in een bepaald scherm zit en niet naar een ander scherm kunt gaan. Of dat een artikelnummer niet doorklikbaar is. Of dat het moeilijk is om vanuit het planningsscherm bij de levertijden de komen. Maar we willen dat iedereen prettig met het systeem werkt, dus we besteden daar veel aandacht aan.´

Toekomst

Kenmerkend aan het FileMaker-systeem is dat het meegroeit met de organisatie. Zo wordt momenteel in het Logistiek Centrum onderzocht of het mogelijk is om in het magazijn te werken met scanners om het warehouse management te optimaliseren. Moed: ´De ontwikkeling houdt dus niet op, want de markt verandert en DPL wil snel op ontwikkelingen kunnen inspelen om de vinger aan de pols van de klant te houden.´

Contact FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact ontwikkelaar:

ECXS Information Systems
Dick Honing
info@ecxs.com
+31-355-233819

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/