Meer overzicht voor MedicalPHIT dankzij nieuwe database

FileMaker schept ruimte en tijd voor nieuwe activiteiten

De zorgwereld verandert in snel tempo. Ziekenhuizen bekijken samen met adviesbureau MedicalPHIThoe zij gegevens verantwoord kunnen delen en processen beter kunnen inrichten. Over de ICT-ontwikkelingen in de zorg laten zij zich bijpraten op congressen of tijdens trainingen van MedicalPHIT over digitalisering in de zorg. De organisatie daarvan is in handen van ... FileMaker. Dat levert echt wat op.

Overzicht

  • Een registratie- en relatiebeheersysteem voor evenementen als congressen en trainingen.

Marktsegment

  • Medisch ICT adviesbureau / Medical ICT consultancy

Oplossingen

  • FileMaker 11

Voordelen

    Accurate relatiedatabase waarin gegevens actueel gehouden worden. Organisatie van evenementen wordt effectief ondersteund met werkproces.

MedicalPHIT werd in 2001 opgericht en verleent ICT-advies in de zorgsector. Het bureau begon met opdrachten voor de afdeling Radiologie van diverse ziekenhuizen. Hier werden röntgenopnames digitaal gemaakt. Daarna volgde de digitalisering op andere afdelingen. De volgende stap was het uitwisselen van beelden tussen ziekenhuizen. Tegenwoordig schakelen ziekenhuizen en zorginstellingen de acht medewerkers van MedicalPHIT in om patiëntenzorg te verbeteren door het slim inzetten van ICT-technologie. Het gaat dan om het ontwerpen en implementeren van klinische werkprocessen, transmurale informatie-uitwisseling en bevolkingsonderzoek. Het bureau organiseert ook trainingen en congressen om klanten te scholen en op de hoogte te houden van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van ICT in de zorg.

MedicalPhit

Tijdrovend handwerk

Wilma van den Heuvel is een van de eerste medewerkers van MedicalPHIT en legde zich binnen de organisatie toe op het organiseren van de congressen en trainingen. Een spreadsheetprogramma stond daarin centraal. “We verzamelden in de loop der jaren adressen van klanten en congresbezoekers in dit spreadsheet en dat bevatte op een goed moment meer dan vijfduizend adresgegevens”, herinnert ze zich.

Elk jaar stuurt het bureau diverse mailingen uit naar bezoekers en klanten om hen uit te nodigen voor verschillende congressen. Een registratiesysteem op de website stelt mensen in staat zich vervolgens via de website aan te melden. Van den Heuvel: “We misten echter de koppeling tussen het registratiesysteem en het spreadsheet. Elk jaar hadden we een student nodig om de database te ontdubbelen met de registraties via het websysteem. Dat was tijdrovend handwerk”.

Toen MedicalPHIT tien jaar bestond, werd er een nieuwe website gebouwd en kwam er een nieuw en efficiënt systeem voor registratie- en klantgegevens dat aan de database gekoppeld zou worden om inschrijvingen direct in een centraal systeem in te lezen. MedicalPHIT schakelde reclamebureau Doeft in om de gehele website op te frissen. Bureau Doeft nam op zijn beurt voor het opzetten en inrichten van de database en het maken van de koppeling naar de website Bart van Baren van Solutions2Go in de arm.

Met het nieuwe systeem is de tijdwinst enorm. Ik bespaar vijftig procent op de tijd

Wilma van den Heuvel


MedicalPhit

Duidelijke vraagstelling

“Eerlijk is eerlijk, bij het woord database had ik altijd visioenen van groot, saai en moeilijk. Maar dat we er één nodig hadden, was duidelijk. De manier waarop we werkten, was inefficiënt en niet meer van deze tijd. We gingen aan de slag om de stappen voor registratie, bevestiging en beheer van aanmeldingen te definiëren”.

Van den Heuvel ging met Bart van Baren om de tafel zitten, en kreeg vaart in het project. Zij wist wat zij wilde en Van Baren begreep snel welke wensen MedicalPHIT had. Samen ontwierpen ze op een zomerse namiddag de contouren van het relatiebeheer- en werkstroomsysteem. Van Baren ging ermee aan de slag om het uit te werken in FileMaker.

Van den Heuvel: “Bart begreep goed wat ik wilde. Hij stelde de juiste vragen en dat gaf mij vertrouwen. Uiteindelijk werd de toepassing in FileMaker in zes weken gebouwd. Ik volgde ondertussen een cursus om zelf actief bij te dragen aan de functionaliteit van het systeem. Het werd spannend of het systeem kon worden opgeleverd voor het verwerken van ons najaarscongres datzelfde jaar. Dan konden we de uitnodigingen en inschrijvingen al direct met het nieuwste systeem uitsturen en verwerken. Dankzij Van Baren had ik er alle vertrouwen in dat het ging lukken”.

Van Baren, van Solutions2Go: “Wat bij MedicalPHIT maakte dat we in korte tijd een oplossing in FileMaker konden realiseren, was dat de vraagstelling duidelijk was. Men had een relatiedatabase nodig, met een koppeling om de registraties via de website direct in te lezen. Daarnaast was een systeem nodig om de activiteiten die bij een evenement horen nauwgezet te kunnen plannen en uit te voeren. Dankzij mijn ervaring met vergelijkbare systemen en een goede inschatting van het gewenste einddoel, lukte het om binnen korte doorlooptijd een werkend systeem op te zetten”.

Het systeem, gerealiseerd in FileMaker 11, bestaat uit twee schermen die aan gegevensbestanden gekoppeld zijn. Een scherm leidt naar het bestand met relatiegegevens en het andere leidt naar het bestand met evenementen. Deze bestanden zijn gekoppeld. Als er een evenement op de website staat, wordt het inschrijfformulier  er automatisch  aan gekoppeld. Gegevens van inschrijvers komen vervolgens direct in het relatiebestand terecht. Van den Heuvel: “Ik kan daardoor snel zien hoever we staan met aanmeldingen en daarop een keuze maken voor de locatie. Dit maakt mijn werk overzichtelijker. Het is bovendien mogelijk lijsten uit te draaien van bijvoorbeeld deelnemers, facturen, voor de inkoop. Ik hoef maar een paar knoppen in te drukken en dan rollen ze er uit. Dat is fantastisch, ik hoef nooit meer to-do-lijstjes op te stellen”.

Voor inschrijvers is er ook meer gemak. Iedere bezoeker maakt een account aan op de site, waardoor hun gegevens bij het volgende bezoek direct getoond worden. Als ze zich voor een training of congres inschrijven, krijgen ze meteen een automatische bevestigingsmail en later een herinnering. Aan de kant van MedicalPHIT houdt Van den Heuvel zicht op de trainingen en congressen waaraan bezoekers deelgenomen hebben. Voor haar zijn ook zichtbaar de kosten per evenement en het aantal deelnemers per evenement.

MedicalPhit

Meer tijdwinst

Het nieuwe systeem levert Van den Heuvel allereerst tijdwinst op, wel dagen per evenement, schat ze. Dat is te danken aan het feit dat de vaste werkzaamheden nu minder tijd vragen. “De meeste activiteiten voor een evenement vinden plaats in de laatste week. Dan heb je altijd tijd te kort. Het gaat om aan- en afmeldingen, het definitief maken van de dagindeling, het materiaal gereedmaken, actuele deelnemerslijsten uitdraaien. Met het nieuwe systeem is de tijdwinst enorm, ik bespaar zo´n vijftig procent in tijd. Bovendien ben ik niet meer afhankelijk van een student die de spreadsheet uitvlooit. Ik kan mijn tijd nu beter indelen”.

Behalve extra tijd in het proces is ook de respons op evenementen verbeterd met het nieuwe systeem. Dat komt omdat met FileMaker het relatiebestand actueel te houden is. Er hoeven achteraf geen gegevens ingevoerd of ontdubbeld te worden, het aan- en afmelden voor de nieuwsbrief gebeurt niet alleen in het content managementsysteem van de site, maar direct in FileMaker en er kan sneller gesorteerd worden op groepen bezoekers voor bepaalde evenementen. MedicalPHIT kan zo gerichter uitnodigingen sturen naar relaties.

Ruimte voor nieuwe plannen

Van den Heuvel heeft dankzij de FileMaker-toepassing het relatie- en evenementenbeheer goed onder controle. Dat geeft ruim baan voor nieuwe plannen. Zo denkt MedicalPHIT aan de mogelijkheid meer cursussen per jaar te organiseren. Van den Heuvel: “Het werkproces ligt nu vast en dat maakt het makkelijk om extra evenementen op te zetten. Dat durf ik nu veel makkelijker op te pakken omdat ik goed kan inschatten wat het me aan tijd kost”.

Voor de nabije toekomst voorziet Solutions2Go extra gemak tijdens een congres of training met een koppeling naar FileMaker Go voor de iPad. “Vanuit FileMaker kan Van den Heuvel dan op de iPad rechtstreeks deelnemerslijsten raadplegen en badges uitprinten. Nu gaat alles nog met uitgeprinte lijsten van deelnemers en groepen. Dat kan heel makkelijk vanaf een iPad gedaan worden. Dat werkt efficiënter en bespaart papier.”

Contact FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact ontwikkelaar:

Bart van Baren 
Solutions2Go 
http://www.solutions2go.nl
e-mail : info@solutions2go.nl

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/