Zelf doen
Erik Spaan is zelf de handleidingen van FileMaker ingedoken om de applicatie te bouwen voor het ondersteunen van de verhuurprocedure. Daarmee genereert FileMaker een bevestiging en een huurcontract nadat de reservering via de website is ingevoerd in het systeem. Het huurcontract wordt als pdf via de e-mail verstuurd. 'We hebben deze toepassing gebouwd op basis van de voorbeelden die FileMaker met het pakket meelevert. Zo hebben we het facturenstramien overgenomen en aangepast aan onze eigen bedrijfswensen. We hebben veel aan de sjablonen gehad: de scripts zijn eenvoudig zelf aan te passen. Het is bovendien erg prettig werken dankzij de Apple-achtige opmaak. Daar ben ik wel van gecharmeerd. En FileMaker werkt ook goed op de PC. In onze bedrijfshal fungeert een PC als kassasysteem en daar op draait FileMaker zonder problemen.'
Behalve de huurcontracten houdt Erik in FileMaker een database bij voor het onderhoud van de campers. Daarin wordt bijgehouden wanneer de campers een onderhoudsbeurt hebben gehad en welke specifieke verzekeringsgegevens bij een camper horen.
Dankzij het huidige verhuursysteem kunnen de eigenaren van CamperToday snel zien wat de status van reserveringen en verhuurde campers is. Of er betaald is, voor welke periode een camper gehuurd is en welke accessoires zijn mee verhuurd bijvoorbeeld. 'Hoe meer je automatiseert, hoe beter het overzicht is', meent Erik. Eenmaal per week loopt hij de map door en ziet hij welke reserveringen er uitstaan, welke campers verhuurd zijn en of er specifieke zaken zijn waar actie op moet worden ondernomen.
Zonder FileMaker zou Erik het bedrijf nog steeds vanaf papier hebben geleid, zoals in het begin. Dat betekende veel en vaak kopiëren, veel tijd en veel fouten. 'Het kostte bijvoorbeeld veel tijd om een reservering af te handelen. Met FileMaker hebben we die tijd teruggebracht van een uur naar tien minuten. Zes keer zo snel en zonder fouten. Het is nu een kwestie van minuten om een reservering te bevestigen en een huurcontract op te stellen en per e-mail te versturen. Als je zoals ik naast deze zaak ook een baan hebt, moet je alles goed en strak regelen en je tijd efficiënt gebruiken.'
Zakelijke informatie
CamperToday gebruikt het FileMaker-systeem ook om te volgen hoe lang mensen campers huren en wat ze meehuren. Dat geeft goede informatie om naar de toekomst te kijken.
Erik: 'Wensen hebben we natuurlijk ook in dit stadium. Zo voeren we de gegevens van een reservering die op internet gedaan wordt, nog handmatig in. Er zou een koppeling moeten komen zodat reserveringen via internet rechtstreeks in de database wordt gedaan. Ook zouden we op de website vanuit de database willen tonen wat de beschikbaarheid van de campers is. Dat gebeurt eveneens nog handmatig. Dan kan een potentiële klant direct een camper boeken voor de periode dat hij vakantie heeft, en het maakt de kans op dubbele boekingen kleiner. Een andere koppeling die we graag zouden maken, is naar de boekhouding. Dat scheelt tijd en uitzoekwerk voor het bijhouden van de administratie en de belastingaangifte.'
Uitbesteden
Al met al is CamperToday op weg naar vrijheid dankzij de zelfontwikkelde FileMaker-toepassing. Erik heeft kijkend naar de toekomst nog een kleine wens. 'Hoewel ik het erg leuk vind om zelf met FileMaker aan de slag te gaan, merk ik dat het mij steeds vaker aan tijd ontbreekt. Ik denk er daarom over om in de toekomst een ontwikkelaar in te schakelen voor het uitbouwen van het systeem.'
