HollandCentraal

Van bewegend beeld naar een stabiel financieel plaatje

Een eigentijds creatief bureau als HollandCentraal puilt uit van de hoogwaardige technologie. Die staat grotendeels ten dienste van de creativiteit en de vrije geesten van het bureau. HollandCentraal staat onder creatieve leiding van oprichter Paul Faas en wilde ook zijn zakelijke kant versterken. Met een geavanceerde FileMaker-oplossing van Solutions2Go borgen creatief directeur Paul Faas, projectmanager Colette van Zanten en officemanager Manon Besemer dat het mediaproductiebureau behalve creatief, ook commercieel een succes is.

Overzicht

  • Creatief bureau HollandCentraal wilde zijn zakelijke kant versterken en borgt het commerciële succes voortaan met de FileMaker-oplossing JobManager. Dankzij JobManager blijft HollandCentraal verrassend creatief, maar bureau en klant staan niet meer voor verrassingen. Ambitie heeft bij HollandCentraal twee gezichten gekregen: creatief én commercieel.

Marktsegment

  • Zakelijke Dienstverlening - Marketing en Communicatie

Oplossingen

  • 'Modulaire maatwerk-toepassing JobManager geïnstalleerd op FileMaker Server in combinatie met 5 maal FileMaker Pro op de werkstations, met webinterface en aangepast aan de behoeften van HollandCentraal tot een CRM-, financieel en projectadministratiesysteem.'

Voordelen

  • Betere offertes, altijd inzicht in de marge, meerwerk wordt omgebogen van kostenpost tot aanvullende omzet.

HollandCentraal is een grafisch- en audiovisueel designbureau voor bewegend beeld, gespecialiseerd in maatwerk - van conceptontwikkeling tot eindproduct. HollandCentraal beantwoordt de klantvraag met treffende concepten en zet die om in krachtige, uitdagende en innovatieve mediaproducties.Het designbureau is opgericht in 1998 door creatief directeur Paul Faas. De samenstellingvan het ambitieuze bureau wordt gevormd door schaarse creatieven, zogenaamde motion graphic designers, een creatief directeur, een art director, een projectmanager en een office manager.

Klanten en de creatieven zijn essentieel voor HollandCentraal. De duurzaamheid van relaties heeft het bureau dan ook hoog in het vaandel staan. Die wordt bereikt door uitdagende projecten te werven en creatieve kwaliteitsproducties te leveren, met een heldere boodschap en gebaseerd op een sterk verhaal. HollandCentraal levert concepten en vormgeving, produceert twee- en driedimensionale animaties en montage en produceert films. Van regie tot eindproduct doet het bureau alles in eigen beheer, wat zorgt voor creatieve vrijheid, korte lijnen en goede communicatie met klanten.

HollandCentraal

Projecten worden processen

Voor een bureau waar de klant zo belangrijk is, waren de zwervende visitekaartjes een smet op het blazoen. Dat was een aanleiding om in mei 2010 de eerste stap te zetten om een customer relationship management-systeem (CRM) te bouwen. HollandCentraal ging daartoe over tot aanschaf van JobManager, van FileMaker-ontwikkelaar Solutions2Go. Na de fase van gegevensinvoer kwam de nadruk te liggen op de administratie, vooral op rapportages. Beheer gebeurde door office manager Karima Benali, later opgevolgd door Manon Besemer.

Medio 2011 kreeg de organische ontwikkeling van de modulaire maatwerk-mogelijkheden van JobManager een op visie gestoelde richting. HollandCentraalwilde méér dan rapportages en een duidelijke structuur aanbrengen in de financiële administratie. Ook zochten zij naar verbetering van de (interne) projectadministratie.

Want niets is verraderlijker dan een 'goed gevoel' bij prachtige projecten, terwijl de externe kosten voor bijvoorbeeld filmers en studiotijd de marge opsouperen.

"Het is belangrijk dat we altijd zakelijk inzicht hebben in het reilen en zeilen van HollandCentraal, zodat die niet als verrassing komt bij de samenstelling van de jaarcijfers", zegt office manager Manon Besemer, die de administratie beheert. "Van zwervende visitekaartjes en over bureaus verspreide facturen, is de administratie nu gecentraliseerd in een geautomatiseerd systeem."

Gegevens van klanten en mogelijke klanten staan als een Profiel in JobManager. Geworven projecten waarvan de doorlooptijd en begroting helder zijn, worden vervolgens omgezet in een proces. Een offerte wordt een overeenkomst, een overeenkomst wordt een werklijst. Volgens de werklijst worden uren geboekt via een webinterface. Externe kosten staan nu in het facturenboek in JobManager, met de akkoorden.

Het is belangrijk dat we altijd zakelijk inzicht hebben in het reilen en zeilen van HollandCentraal, zodat die niet als verrassing komt bij de samenstelling van de jaarcijfers

Manon Besemer — Office Manager

Marge en meerwerk

HollandCentraal heeft verdere wensen, zegt Besemer: "We overwegen de planning te professionaliseren met JobManager en een lay-out te maken met een overzicht van uitstaande offertes en facturen. De boekhouding is uitbesteed, terwijl dat ook een mogelijkheid is die JobManager biedt." Hoe de toekomst er ook uitziet, de winst is nu al groot. Besemer: "Het inzicht in de projectstatus is met een druk op de knop te vinden. Dit geeft rust en zekerheid. Het is altijd helder wat in het werk is inbegrepen en wat lucratief meerwerk is. De inkoop van bijvoorbeeld camera- of studio-uren gebeurt nu consequent. Het verkoop- en offertetraject is consequent geworden. En hoe we op een project draaien, is inzichtelijk."

Het werk bij HollandCentraal is hollen of stilstaan. Soms wordt er aan één, soms aan zes projecten tegelijk gewerkt, door tot wel tien mensen, waarbij ook mensen, apparatuur en faciliteiten worden ingehuurd. Hoe goed het gevoel in de creatieve studio van HollandCentraal ook is, het verschil tussen slagen en mislukken is dan flinterdun. FileMaker-toepassing JobManager, toegesneden op de behoefte van HollandCentraal door bouwer en ontwikkelaar Solutions2Go, zorgt voor beheersbaarheid, waarborgt dat afspraken worden nagekomen en garandeert het zakelijk welslagen.

Klaar voor gezonde groei

HollandCentraal van Paul Faas is inmiddels uitgegroeid tot een strakke organisatie. JobManager heeft de processen gestroomlijnd, zodat creativiteit het belang van klant en bureau dient. Dat biedt ruimte voor een gezonde groei en toekomst.

Contact FileMaker:

Fabienne Barro
FileMaker Southern Europe.
fabienne_barro@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact ontwikkelaar:

Bart van Baren 
Solutions2Go 
http://www.solutions2go.nl
e-mail : info@solutions2go.nl
Telefon: 030-6666043

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
ive@filemakerbenelux.com
http://www.filemaker.com/nl/