Overheidsdienst compleet geïntegreerd
dankzij FileMaker

De Intercommunale Land van Aalst (ILvA) is een samenwerkingsorgaan van veertien gemeenten in Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant die hierin samenwerken op het gebied van afvalinzameling- verwerking en -overslag. Met 250 medewerkers, waarvan dertig administratieve krachten, is ILvA een grootgebruiker van FileMaker. Door taken met FileMaker te automatiseren, bereikt ILvA aanzienlijke kosten- en tijdbesparingen.

Overzicht

  • Compleet ERP voor de inzameling, vervoer en verwerking van afval, HRM, interface voor klanten en financiële administratie.

Marktsegment

  • Openbaar nutsbedrijf

Oplossingen

  • FileMaker versies Pro en Pro Advanced in combinatie met Server 11 Advanced (SLA Agreement). In totaal draait FileMaker op 73 werkplekken, inclusief servers.

Voordelen

  • gebruiksvriendelijkheid, eenvoudig onderhoud en beheer, flexibiliteit.

Overheidsdienst compleet geïntegreerd dankzij FileMaker

De Intercommunale Land van Aalst (ILvA) is een samenwerkingsorgaan van veertien gemeenten in Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant die hierin samenwerken op het gebied van afvalinzameling- verwerking en -overslag. Met 250 medewerkers, waarvan dertig administratieve krachten, is ILvA een grootgebruiker van FileMaker. Door taken met FileMaker te automatiseren, bereikt ILvA aanzienlijke kosten- en tijdbesparingen.

Daarbij speelt het trio Patrick van Londerseele, diensthoofd IT van Ilva, Koen Van Hulle en Peter Wagemans, externe consultants van SHpartners, een essentiële rol. Na een vergelijking tussen FileMaker, DBase3 en DBase4 koos ILvA in 1990 voor FileMaker vanwege de gebruiksvriendelijkheid en het eenvoudige onderhoud.
Sinds 2002 doet Ilva beroep op SHpartners voor de ontwikkeling van verschillende toepassingen op maat binnen FileMaker. Inmiddels is FileMaker het meest gebruikte software pakket binnen ILvA. De toepassing vindt daarbij op tal van gebieden plaats, waarvan de belangrijkste HR en planning zijn, het bijhouden van alle afvalstromen en automatische verwerking van het depot afvaloverslag.

FileMaker optimaliseert nu de werkstroom en ontlast de workload van de administratieve diensten.

Patrick van Londerseele — Diensthoofd IT van Ilva

Uniek van ILvA zijn de dertien containerparken waar particulieren en kleine en middelgrote bedrijven altijd terecht kunnen. Alles gaat hier automatisch: toegangsverlening door middel van de identiteitskaart die inwoners van België toch al hebben, melding van het soort afval en toegang tot de betreffende containers, administratie en verrekening. Zo hoef je niet te wachten met bijvoorbeeld je grof huisvuil, papier of bouwafval die maar een keer per maand wordt opgehaald en kun je er altijd van af tijdens de openingsuren van de containerparken. Iedere inwoner kan op gelijk welk park terecht. Per maand worden er gemiddeld 25.000 bezoeken aan het containerpark van personen en bedrijven geregistreerd. Alle gegevens uit de 13 containerparken worden in FileMaker verder verwerkt voor de afrekening met de gemeenten, statistieken, enz...

Ook de complete personeelsadministratie en planning zijn in FileMaker ondergebracht. Naast de contracten, worden de priktijden automatisch verwerkt, de verloven door de gebruiker aangevraagd en de bevoegde persoon goedgekeurd, uren berekend, overuren, maaltijdcheques, drankjetons, enzovoort. Het beheer van HR gebeurt door drie administratieve medewerkers.


ilva

Ook de planning van de dienst Inzameling wordt volledig binnen FileMaker gedaan. Hierin worden alle ophaalrondes gepland. Aan de hand van de gegevens uit het HR systeem worden ploegen samengesteld en aan rondes toegewezen. De ploegbazen kunnen bij afwezigheid van een persoon, mensen vervangen in een ploeg. Ook het beheer van het rollend materiaal en hun inzetbaarheid word hierin opgevolgd. Naast de planning van de rondes kunnen ook de samenstelling van de routes opgevraagd en bekeken worden.

Alle afval die door ILvA wordt opgehaald of verwerkt zit in het zogenaamde bestand Registers. De gegevens worden aangeleverd door verschillende leveranciers en automatisch ingelezen. De administratieve diensten verrichten alleen nog maar een controle van de gegevens. Dit bestand dient als basis voor de aangiftes bij tal van externe organisaties zoals OVAM, uitwisseling van gegevens met FOSTPLUS, berekening van de gemeentebelastingen, controle van de facturen van de leveranciers en het overmaken van de inzamelgegevens aan de gemeentes.

In de overslaginstallatie in Erembodegem, wordt alle opgehaalde restafval, PMD (plastic, metaal en drankverpakkingen), grof huisvuil en glas overgeslagen en op grotere vrachtwagens geladen en weggevoerd naar de verbrandingsoven of recyclagebedrijven. Deze overslag gebeurt geheel automatisch. In FileMaker krijgt elke vrachtwagen een unieke badge, waarmee deze zich bij de overslag aanmeldt. Aan de hand van alleen deze badge worden de gegevens uit de planning door FileMaker opgehaald en weten de medewerkers van ILvA real-time welke afvalsoort de vrachtwagen komt brengen en van welke ronde/gemeente deze afval afkomstig is. Zonder tussenkomst van een administratief personeelslid vindt deze automatische verwerking volledig in FileMaker plaats. Het binnenrijden van een vrachtwagen, kappen van het afval en terug buiten rijden duurt nu gemiddeld 7 minuten. Voor de ingebruikname van deze volledig geautomatiseerde overslag duurde dit een kwartier.

Ilva bezit tevens een stortterrein in Vlierzele. Hier worden alle afvalsoorten gestort die niet kunnen verbrand worden. Alle gegevens van deze verwerking worden aangeleverd aan FileMaker via een derde leverancier (die de communicatie met en de sturing van de verschillende componenten als daar zijn de weegbruggen, slagbomen, badgelezers en pc coördineert en alle gegevens verzamelt)

Alle gegevens worden verder verwerkt in FileMaker waar alle nodige rapporten voor OVAM en de gemeenten worden gegenereerd vanuit de Registers.

In Schendelbeke bevindt zich de GFT-installatie van Ilva. Hier wordt al het ingezamelde GFT van het Ilva-werkingsgebied verwerkt tot kwaliteitscompost. Ook hier worden op dezelfde manier als in Vlierzele alle gegevens aangeleverd aan FileMaker die dan voor de nodige rapportering zorgt.

De uitwisseling van gegevens tussen de verschillende pakketten (FileMaker en andere) en externe leveranciers, wordt zoveel mogelijk gedaan zonder interactie van de gebruikers en is ook weer volledig geautomatiseerd. Zes FileMaker robotten, bij ILvA bekend als "RoadRunners", draaien dag en nacht om alle gegevens te verwerken of aan te leveren, zonder tussenkomst van iemand. Tien jaar geleden werd dit nog allemaal handmatig gedaan maar FileMaker optimaliseert nu de werkstroom en ontlast de workload van de administratieve diensten.

Naast deze drie hoofdstromen van het bedrijfsproces, gebruikt ILvA FileMaker nog voor tal van andere processen, zoals de registratie van klachten, aanvragen grof huisvuil, het bijhouden en archiveren van inkomende en uitgaande briefwisseling, beheer van IT-park, voorraadbeheer, contractbeheer en speciale opdrachten van gemeentes, enzovoort. Al deze deelsystemen zijn onderling gekoppeld terwijl de beveiliging van alle FileMaker toepassingen plaatsvindt via 'External Authentication'.

ILvA gebruikt de FileMaker versies Pro en Pro Advanced in combinatie met Server 11 Advanced (SLA Agreement). In totaal draait FileMaker op 73 werkplekken, inclusief servers. De belangrijkste succesfactoren van FileMaker zijn daarbij de gebruiksvriendelijkheid voor alle gebruikers, het eenvoudige onderhoud en beheer en ook de flexibiliteit zodat nieuwe taken of wensen heel snel en makkelijk in FileMaker kunnen worden ondergebracht. FileMaker onderscheidt zich daarnaast door de vlotte integratie met andere systemen, de beveiliging, de automatische back-ups en de eenvoudige set-up.
ILvA is dan ook nog niet klaar met FileMaker: er zitten nieuwe toepassingen voor FileMaker in de pijplijn.

Contact FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/