RINO leidt slimmer op
dankzij FileMaker

RINO Noord-Holland verzorgt opleidingen, nascholing en cursussen aan hulpverleners in de geestelijke gezondheidszorg. Het complete traject wordt procedureel ondersteund vanuit een systeem op basis van FileMaker Pro. Met versie FileMaker Pro 11 worden de bedrijfsprocessen beter ondersteund, is er tweerichtingsverkeer van en naar de website, en is de e-mail- en planningsfunctionaliteit verbeterd.

Het systeem voegt zich naar de organisatie, waardoor we de kans op fouten kunnen verminderen
RINO Noord-Holland verzorgt al twintig jaar nascholingscursussen en opleidingen voor de medewerkers in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ). Vanaf het prille begin is Stb Automatisering & Advies, platinum partner van de FileMaker Business Alliance, betrokken geweest bij de automatisering van het kernproces van RINO. Vanaf het begin vormt FileMaker Pro het hart van het bedrijfssysteem van RINO. Binnenkort zal dat draaien op de laatste versie FileMaker Pro 11. Het systeem bevat behalve de procesregels, tevens de cursusinformatie, websiteteksten, brochureteksten en cursisteninformatie. En ook of cursisten betaald hebben en wat een docent verdient. 'Straks kunnen cursisten via de website hun eigen gegevens in de database aanpassen. Daarmee houden we de gegevens echt actueel.' 

Overzicht

  • Oplossing in FileMaker Pro 11 voor tweerichtings webpublicatie, zoekfunctie in het aanbod, geïntegreerde planning en -e-mailfunctionaliteit, betere prestaties.

Marktsegment

  • Education (Opleidingen en nascholing)

Oplossingen

  • Oplossing in FileMaker Pro 11

Voordelen

  • De oplossing ondersteunt het complete bedrijfsproces: procesgestuurde publicatie van leertrajecten, routing van inschrijvingen en docenten; opbouwen van cursusportfolio via websiteportal.

De RINO verzorgt nascholingscursussen, workshops en twee- tot vierjarige opleidingen voor hulpverleners in de GGZ. Daarnaast is RINO een gecertificeerd opleidingsinstituut voor afgestudeerde psychologen, om als erkend zorgverlener werkzaam te mogen zijn. Hierbij werkt RINO nauw samen met de Amsterdamse universiteiten en praktijkinstellingen binnen de regio. Per jaar verzorgt RINO ongeveer vijfhonderd aparte cursussen en opleidingen van twee tot vier jaar vanuit het kantoor op het Amsterdamse Leidse Plein, pal boven het filiaal van een hamburgerketen. Vaak lopen er ruim veertig cursussen of opleidingen gelijktijdig. In haar hele bestaan leidde RINO zo'n 70.000 mensen op.  

rino

Breed aanbod

Met een relatief compacte organisatie en ongeveer vijfhonderd freelance docenten verzorgt RINO een breed opleidingsaanbod. Dat vergt een flinke dosis organisatorisch talent en planningsvermogen. In de loop der jaren is de kernactiviteit van RINO tot een verfijnd proces gestroomlijnd en in FileMaker Pro ondergebracht. Dit systeem bevat alle informatie over cursussen, docenten en deelnemerslijsten, accreditaties, administratie, planning, organisatie en het relatiebeheer er omheen. Alleen de uiteindelijke factuur wordt vanuit een apart financieel programma van Exact uitgedraaid.

Als een RINO-medewerker nu een cursustraject in gang zet, worden de stappenplannen en actielijsten er direct bijgeleverd vanuit dit Stb-FileMaker-systeem. Per week en per dag weet de medewerker precies welke acties er uitgevoerd moeten worden en welke gegevens erbij horen om de planning te halen. Zo kunnen medewerkers met gemak meerdere leertrajecten in beheer hebben.

Davy Blekman, hoofd algemene zaken bij RINO en in die functie verantwoordelijk voor onder meer automatisering, financiën en personeelszaken, coördineert bij RINO de opwaardering van het bestaande Stb-FileMaker-systeem.

"Elke vier á vijf jaar hebben we een upgrade van FileMaker Pro nodig. Wij gaan nu van versie 6 naar versie 11. Het interessante van zo'n upgradeproces is dat je weer eens kritisch naar het bestaande systeem en naar je organisatie kijkt en zo tot een lijst verbeteringen komt, waardoor je je bedrijfsprocessen weer beter kunt stroomlijnen. Uiteindelijk willen we zoveel mogelijk de foutkans in het traject reduceren. De kracht van Stb -FileMaker-systeem ligt erin dat het systeem zich altijd zo voegt, dat het de organisatie volgt."

We denken er niet aan over te stappen op iets anders: met FileMaker Pro 11 zijn we dik tevreden.

Davy Blekman



rino

Meegroeien met RINO

Van meet af aan is Stb als strategisch partner betrokken geweest bij de automatisering van RINO en tot de dag van vandaag onderhoudt RINO een prettige werkrelatie met Stb, zegt Blekman. " We hebben in Stb een betrouwbare partner en dat weegt zwaar. Ik ben heel tevreden over de samenwerking."

FileMaker Platinum partner Stb is met RINO meegegroeid en voelt de behoefte haarfijn aan. "Het is kenmerkend voor Stb dat we graag een langdurige relatie met onze klant aangaan. We zijn strategisch partner en denken actief mee met onze klanten. Er zit dan ook twintig jaar kennis en ervaring in deze klantrelatie", zegt Jochem Rupert, account director bij Stb en al die tijd betrokken bij RINO. "Het Stb-systeem ontwikkelt zich mee met de organisatie. En FileMaker Pro is een flexibele toolingomgeving waarmee dit naadloos te realiseren is."

Interactieve mogelijkheden

De overstap op FileMaker Pro 11 zorgt voor meer efficiëntie omdat het de processen beter ondersteunt en in meer gebruiksgemak voorziet. Een belangrijke vernieuwing in het Stb-Filemaker-systeem is de invoering van het zogenaamde XML-tweerichtingsverkeer. Blekman: "Daarmee is het mogelijk dat deelnemers aan een cursus, van wie driekwart ooit eerder bij RINO een leertraject volgde, via de websiteportal zelf hun portfolio opbouwen, zodat het competentieprofiel direct duidelijk wordt. De gegevens worden rechtstreeks in de database ingevoerd, waardoor het relatiebestand schoon en actueel blijft."

En daarmee zijn voor Blekman interessante nieuwe mogelijkheden denkbaar. "Zoals je bij bol.com suggesties krijgt over nieuwe titels op basis van je zojuist bestelde boek, zo kunnen wij een cursist leertrajecten aanbieden die bij zijn of haar opleidingsprofiel passen. Ook is het mogelijk documenten te uploaden en interactie met de docent te faciliteren."

Ook gebruikt Blekman de gegevens uit het systeem voortaan om managementinformatie mee te genereren. Hij kan er de omzetgegevens per periode uithalen en relateren aan cursusdata en interesse voor bepaalde cursussen. Hierdoor kan er beter gestuurd worden op gewilde opleidingen.

Tevens wordt de koppeling met de agendaplanning aangepast. Nu houdt RINO een aparte agenda met planningen bij. Deze agenda wordt straks vanuit FileMaker Pro door middel van roosterregels gestuurd. Niet alleen betekent dit gemak voor de gebruiker, ook is er minder kans op fouten.

Verder verandert de e-mailfunctionaliteit in FileMaker Pro, waardoor Outlookgebruikers hun mail vanuit FileMaker kunnen synchroniseren.

Ten slotte neemt RINO dankzij de brede functionaliteit van FileMaker Pro 11 de schaalbaarheid van de schermen in het nieuwe systeem onder handen. Dit is niet zozeer een inhoudelijke verandering, als wel een bijdrage tot het verhogen van het gebruiksgemak. 'De categorie klein geluk', zoals Blekman het noemt. Hierdoor kunnen medewerkers met minder muisklikken verschillende schermen tegelijk oproepen om hun werkzaamheden uit te voeren  

Toekomst

"Met de komende upgrade naar versie 11 zijn we klaar voor de komende vier jaar", is de overtuiging van Blekman. "Alle wensen die we hadden om het systeem te verbeteren, zijn gelijktijdig gerealiseerd. Je doet zo'n operatie immers niet elk jaar, dat kost veel tijd en inzet van de organisatie. We denken er trouwens niet aan om over te stappen op iets anders: met FileMaker Pro 11 zijn we dik tevreden."

Video

In de bijgevoegde videolink meer informatie over de FileMaker Pro-oplossing die Stb voor RINO bouwde: http://www.stb.nl/referenties/rino/film/

Contact FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/