't Washuis houdt de handen
vrij met FileMaker

We hebben er een werkweek per maand bij gekregen.

´Kleine wasjes, grote wasjes...´: ´t Washuis in Roosendaal is er voor het wassen en stomen van een paar kilo ´persoonsgebonden was´, tot het wegstrijken van een paar honderd meter tafellakens voor restaurants. Voor eigenaresse Ina de Bruijn is elke klant er één en vele kleine maken ook een grote. Maar de maandelijkse facturering van zo´n tweehonderdvijftig particuliere klanten groeide haar boven het hoofd. FileMaker-ontwikkelaar Solutions2Go kwam, zag en overwon de papierberg. Ina de Bruijn heeft er een werkweek in de maand bij gekregen en denkt aan uitbreiding van de wasserij.

Overzicht

  • Oplossing in FileMaker Pro 11 voor opdrachtinvoer op iPad en facturering vanaf MacBook.

Marktsegment

  • Services and Care (Dienstverlening en Zorg)

Oplossingen

  • Maatwerkoplossing in FileMaker Pro 11 op een MacBook als client, in combinatie met een gedeelde FileMaker Server in een co-locatie en met een iPad met FileMaker Go voor de opdrachtinvoer.

Voordelen

  • De oplossing vermindert de administratieve last enorm; neemt amper schaarse ruimte in beslag; werkt eenvoudig en intuïtief; vermindert fouten.

Ina de Bruijn is geboren om te verzorgen: vroeger zorgde ze voor mensen, nu voor hun was. Tot 2002 werkte ze in de thuiszorg, toen viel haar oog op een leegstaande wasserij. Het laatste wasje was daar een half jaar geleden de deur uit gegaan en de zaak stond te koop. Stilstand is achteruitgang: de toenmalige klanten hadden de was niet opgespaard en andere oplossingen gevonden. Ina had een pand en de inventaris, maar moest het klantenbestand van nul af aan opbouwen. Vandaar dat ze de wasserij eerst halftijds deelde met haar thuiszorgbaan. Binnen twee maanden kon ze zich helemaal aan ´t Washuis wijden en al snel kwamen de eerste meisjes in dienst, meestal als bijbaantje naast school, al snel in deeltijd en momenteel zijn er naast Ina de Bruijn zelf, drie volle krachten aan het wassen.

washuis

Boordevol

Behalve het klantenbestand heeft Ina de Bruijn sinds 2002 de nodige reserveringen moeten maken om ook de inventaris volledig te kunnen vernieuwen. In 2011 is de laatste machine uit de oude boedel vervangen. ´t Washuis draait goed en steeds beter: zelfs het kantoortje is bezet voor de kerntaak van het wassen, drogen, strijken, stomen en verstellen. Voor de administratie rest er nog slechts een hoekje in het optimaal benutte pand. Goede logistiek door de chauffeur van de haal- en brengdienst is dan belangrijk om zo min mogelijk vuile of schone was in huis te hebben en zo veel mogelijk was te kunnen verstouwen.

´t Washuis verzorgt alle was voor iedereen: bedrijven, horeca, verzorgingshuizen en particulieren. Als het alleen aan de zakelijke klanten had gelegen, was de administratie nog jaren bij het oude gebleven. Voor alle binnenkomende was werd keurig een bon ingevuld, met opdrachtnummer, klantnaam, gewicht en gewenste behandeling. Vanaf het begin van de maand liep de ordner langzaam vol en aan het einde van de maand voerde Ina de bonnen in Excel in. Na het verrekenen van kwantumkortingen, bezorgkosten en bijzonderheden als verstelwerk, maakte ze de rekeningen aan in Word en dan rolden ze uit de printer. Vervolgens gingen ze in een vensterenveloppe mee in de waszak, of per post naar de klant.

Alleen toetsen de meisjes opdrachten nu in op het aanraakscherm. We hebben er een werkweek in de maand bij gekregen.


washuis

Maandelijkse misère

Het waren de vele ´persoonsgebonden wasjes´ van klanten aan de balie, of verzameld door de chauffeur op de privéadressen, of van inwoners van verzorgingshuizen, die maakten dat Ina de Bruijn begon op te zien tegen ´de vierde week van de maand´, als de misère met de facturen er weer aan kwam. Vele kleine maken dan wel één grote, maar ze willen wel allemaal een eigen factuur - ook al zijn het bescheiden bedragen. Tweehonderdvijftig enveloppen moesten er maandelijks de deur uit. Uiteindelijk was de eigenaresse van ´t Washuis er een werkweek aan kwijt. Drie tijdens gederfde productiedagen, en twee in het weekeinde - dat zo hard nodig was voor de welverdiende rust. Een geavanceerd IT-systeem zou van grote dienst zijn, maar die plek bood ´t Washuis domweg niet.

 

iPad

Het was Ina´s man die op een dag het iCentre Tilburg inwandelde met de vraag of een iPad de oplossing zou zijn voor het krap bemeten Washuis. De verkoper hoorde het verhaal aan en zei dat hij ´t Washuis de tablet graag zou leveren, maar hij raadde aan eerst eens met een goede FileMaker-ontwikkelaar om tafel te gaan zitten. Dat werd de kennismaking met Solutions2Go, lid van de FileMaker Business Alliance, in de persoon van Bart van Baren, C ertified Developer ook voor FileMaker Pro 11.

"Maatwerk is wat ´t Washuis nodig had", zegt Van Baren. "Daarin zijn we gespecialiseerd en we hadden ervaring met vergelijkbare administratieve systemen. In september 2011 zijn we met elkaar in contact gekomen, per telefoon en per e-mail. Toen ben ik naar Roosendaal afgereisd om goed kennis te maken en om de werkstromen zelf te kunnen aanschouwen. Vervolgens hebben we doorgesproken wat er gewenst en wat er haalbaar was. Haar man had het goed gezien: de iPad was uitstekend geschikt voor de invoer van opdrachten."

Shared server

Solutions2Go adviseerde en bouwde een administratiesysteem op basis van FileMaker Pro 11. De client draait op een MacBook in de bescheiden administratiehoek die ´t Washuis rijk is en die via internet verbonden is met een gedeelde FileMaker Server in een geavanceerde hosting-locatie op afstand: goed beheerd en beveiligd, tegen lage maandelijkse kosten. Voor de invoer van de opdrachten ligt een iPad met FileMaker Go op de balie, die via WiFi verbonden is met het netwerk.

"Aan de balie werkt het eigenlijk net als vroeger met de bonnen", zegt Ina de Bruijn. "Alleen toetsen de meisjes opdrachten nu in op het aanraakscherm, bijvoorbeeld verzorgingshuis, klantnaam, kamernummer, kilo´s was, of stuksaantallen pantalons of rokken en de behandeling. Ik kijk de opdrachten na op de MacBook, ik corrigeer soms en koppel er eventuele bijzonderheden aan. Aan het einde van de maand rollen de facturen vanuit FileMaker zo uit de printer."

Vertrouwen

Bij Solutions2Go staat vertrouwen krijgen, gelijk aan verantwoordelijkheid nemen. Voor Van Baren was het belangrijk te begrijpen hoe ´t Washuis werkt. Ina de Bruijn zag gelijk dat het goed zat en gaf de vrije hand. Binnen drie maanden leverde Solutions2Go een FileMaker-oplossing die helemaal bij ´t Washuis aansluit, en nét even dat beetje extra biedt - niet te ver voor de troepen uit.

"Als we wensen hebben dan hoeven we Bart maar te bellen", zegt De Bruijn. "Vanuit Utrecht past hij het systeem aan zodat het alles doet wat we wensen. We wilden bijvoorbeeld graag dat onze rekeningen er ongeveer hetzelfde uit bleven zien en ook dat is gelukt."

Toekomst

Solutions2Go zag gelijk meer mogelijkheden voor ´t Washuis. De betalingsmachtigingen kunnen bijvoorbeeld prima in een zogenaamd ClieOp-bestand voor telebankieren worden klaargezet. En de naametiketten in de was, kunnen zo vervangen worden door streepjescodes.

Maar wie een wasserij opbouwt vanuit het niets, gaat voorzichtig te werk en maakt geen gekke sprongen. ´t Washuis zit te krap in zijn jas en Ina de Bruijn kijkt voorzichtig uit naar andere huisvesting. Als ´t Washuis ruimer behuisd is, wordt het misschien tijd voor effiëntievergroting door systeemuitbreidingen. Al moet Ina de Bruijn toegeven dat het uitvoeren van ClieOp-bestanden haar wel toelacht. Dan houdt ze meer tijd over om elektronische boeken te lezen op de tweede iPad, waarmee ze vanaf thuis ook het systeem in kan.

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact ontwikkelaar:

Solutions2Go
Bart van Baren
http://www.solutions2go.nl

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/