Databasebestanden ontwerpen
Een goed ontworpen relationele database bevordert de consistentie bij de invoer en opvraag van gegevens en vermindert het aantal dubbele gegevens in databasetabellen. Relationele databasetabellen werken samen om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens beschikbaar zijn op het moment dat u ze nodig hebt. Het is handig om de opzet van een database vooraf op papier te zetten.
|
1.
|
Bepaal het doel van uw database, of het probleem dat u wilt oplossen. Bijvoorbeeld: “een lijst van mijn klanten bijhouden”, “mijn voorraad beheren” of “mijn studenten beoordelen”.
|
Als andere personen de database gaan gebruiken, doet u er goed aan om met hen te bespreken welke gegevens vereist zijn.
|
2.
|
Overweeg de informatie die u in uw database gaat opslaan. Doorgaans kan informatie in grote categorieën worden onderverdeeld. De nauwkeurige identificatie van deze categorieën is essentieel voor het ontwerp van een efficiënte database, omdat u in elke categorie verschillende typen en hoeveelheden gegevens gaat opslaan. Een database die bijvoorbeeld is bedoeld om de verkoop bij te houden, heeft verkoopcategorieën zoals “producten”, “facturen” en “klanten”. Een database waarin resultaten van studenten worden bijgehouden, heeft categorieën zoals “studenten”, “leervakken” en “toetsen”.
|
|
3.
|
Nadat u de grote categorieën hebt bepaald, gaat u na hoe die categorieën onderling zijn gerelateerd. Dit kunt u doen door eenvoudige zinnen te noteren die beschrijven hoe de categorieën met elkaar in wisselwerking staan, bijvoorbeeld: “docenten geven leervakken”, “studenten worden aan leervakken toegewezen” en “studenten leggen toetsen af”. Elk van deze paren stelt een relatie voor tussen de gegevens in de ene categorie en de gegevens in de andere categorie.
|
|
4.
|
In databaseterminologie worden die categorieën tabellen genoemd. Tabellen worden gebruikt om gegevens te groeperen die een gemeenschappelijk element of doel bevatten. U kunt bijvoorbeeld een tabel gebruiken om namen en adressen op te slaan en een andere tabel gebruiken om transactiegegevens op te slaan, zoals de verkoopdatum, het artikelnummer, de eenheidsprijs, enzovoort.
|
•
|
Eén tabel in één bestand. Gebruik één tabel als u slechts in één categorie gegevens moet bijhouden, bijvoorbeeld namen en adressen.
|
|
•
|
Meerdere tabellen in één bestand. Gebruik meerdere tabellen als uw gegevens complexer zijn, zoals studenten, leervakken en scores.
|
|
•
|
Meerdere tabellen in meerdere bestanden. Gebruik meerdere bestanden als u dezelfde gegevens met verscheidene databaseoplossingen moet delen. U kunt bijvoorbeeld uw BTW-tarieven of verzendgegevens in een apart bestand opslaan als u van plan bent die informatie in meer dan één oplossing te gebruiken.
|
Gebruik relaties om gegevens tussen tabellen in hetzelfde bestand of met tabellen in externe bestanden te delen. Andere database-elementen, zoals scripts en toegangsprivileges, worden opgeslagen op het bestandsniveau. Om die reden is het voor bepaalde complexe oplossingen beter om meerdere bestanden te gebruiken.
Opmerking Aangezien FileMaker Pro bijzonder flexibel is, is de beslissing om gegevens in één bestand of in meerdere bestanden op te slaan, vaak een kwestie van verpakking en gebruiksgemak. Gegevens die in tabellen worden opgeslagen, kunnen gemakkelijk worden samengebruikt door tabellen in hetzelfde bestand en door tabellen in externe bestanden die relaties gebruiken, zoals in Werken met gerelateerde tabellen en bestanden is uitgelegd. Andere elementen, zoals scripts en toegangsprivileges, worden opgeslagen op het bestandsniveau. Om die reden is het voor bepaalde complexe oplossingen beter om meerdere bestanden te gebruiken.
|
5.
|
Bepaal de databasetabellen en de gegevens die erin worden opgenomen en daarna ook de velden die u nodig gaat hebben.
|
Tip Om het zoeken naar en sorteren van records te vergemakkelijken, maakt u aparte velden voor voor- en achternaam, aanspreektitel (zoals Dhr. of Mevr.) en adresonderdelen (plaats, postcode, provincie en land). Als u bij de gegevensinvoer uw gegevens in meerdere velden onderbrengt, kunt u later makkelijker rapporten genereren. Door bijvoorbeeld aparte velden te gebruiken voor transactiegegevens zoals de verkoopdatum, het artikelnummer, de hoeveelheid en de eenheidsprijs van elke transactie, kunt u aan het einde van de week, maand of het jaar makkelijker resumé- en subresumérapporten opstellen.
Een database voor een reisagentschap bevat bijvoorbeeld de volgende tabellen: een tabel Klanten, waarin gegevens over klanten worden opgeslagen; een tabel Routes, waarin informatie over routes wordt opgeslagen; en een tabel Rondreizen, waarin de rondreizen en hun huidige prijzen worden opgeslagen.
Een tabel Klanten heeft bijvoorbeeld velden voor het klantnummer, de naam, het adres en het telefoonnummer van de klant. Een tabel Routes heeft bijvoorbeeld velden voor een routenummer, de plaats van vertrek en plaats van bestemming. En een tabel Rondreizen heeft op zijn beurt bijvoorbeeld velden voor een nummer en de naam van rondreizen.
|
7.
|
Bepaal voor elke tabel de vergelijkingsvelden en omcirkel ze in elk ontwerp.
|
Zie Vergelijkingsvelden voor relaties voor meer informatie.
In de tabel Klanten kunt u bijvoorbeeld aan elke klant een uniek identificatienummer toewijzen. Aangezien u alleen een klantidentificatienummer in de tabel zou invoeren wanneer u een nieuwe klant toevoegt, bepaalt de aanmaak van een klantnummer de aanmaak van een record.
|
8.
|
Bepaal voor elke tabel in welke velden gegevens worden opgeslagen en in welke velden gegevens uit andere (gerelateerde) tabellen worden gebruikt.
|
Elke tabel heeft slechts één onderwerp en alle velden in een tabel beschrijven alleen dat onderwerp.
Op basis van het onderwerp van de tabel bepaalt u waar u de gegevens het beste kunt opslaan en waar u het beste gegevens uit een gerelateerde tabel kunt gebruiken. In tegenstelling tot vergelijkingsvelden moeten alle velden slechts één keer in uw database voorkomen. Schrap vermeldingen van velden die geen betrekking hebben op het onderwerp van de tabel.
|
9.
|
Bepaal de relaties tussen de tabellen. Trek op uw ontwerp een lijn tussen elk vergelijkingsveld in een tabel en het overeenkomende vergelijkingsveld in de gerelateerde tabel.
|
De relatie tussen tabellen wordt gevormd door hun vergelijkingsvelden die gemeenschappelijke gegevens bevatten.
Met behulp van relaties kunt u ook uw gegevens groeperen om complexe vragen op te lossen. Relaties kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de huidige voorraadniveaus, verkoopverwachtingen en andere taken te bepalen waarbij het nodig is om gegevens over meerdere bestanden heen in beschouwing te nemen. Zie Werken met gerelateerde tabellen en bestanden voor meer informatie over relaties.
|
10.
|
Bepaal of u de database met andere gebruikers gaat samengebruiken en hoe andere gebruikers het bestand kunnen openen.
|
Zie Samengebruik van databases in een netwerk voor meer informatie over het samengebruik van databases.
|
11.
|
Overweeg welke personen de database gaan gebruiken en bepaal of u de toegang ertoe wilt beperken. Bij de aanmaak van de database wijst u zo nodig toegangsprivileges toe.
|
Zie Databases beveiligen met accounts en privileges voor meer informatie over accounts en privilegesets.
|
12.
|
Bepaal welke lay-outs u nodig hebt en ontwerp een afzonderlijke lay-out voor elke taak.
|
Zie Lay-outs en rapporten maken en beheren voor meer informatie over de aanmaak van lay-outs.