Advies en Kies

Advies en Kies ondersteunt bij keuze in schade- en inkomensverzekeringen

FileMaker draait de verzekeringsadviezen bij Advies en Kies

Een werkstroomtoepassing in FileMaker op basis van standaardmodules van ecOrganizer, aangevuld met maatwerkmodules voor de modelofferte en registratie en facturatie van serviceabonnementen.

Overzicht

  • Een werkstroomtoepassing in FileMaker op basis van standaardmodules van ecOrganizer, aangevuld met maatwerkmodules voor de modelofferte en registratie en facturatie van serviceabonnementen.

Branche

  • Verzekeringen

Oplossing

  • FileMaker12 Server, FileMaker 12 client

Voordelen

  • Draagt bij aan een uiterst efficiënt werkproces, met lagere kosten en dat ruimschoots voldoet aan de wettelijke norm van de AFM en het keurmerk van de Stichting Keurmerk Financiële Dienstverlening.
Lang voor het provisieverbod van kracht was, gaf ´Advies en Kies´ al adviezen op maat over schade- en inkomensverzekeringen aan middelgrote en kleine bedrijven in Flevoland en de regio Zwolle. In Flevoland is het kantoor daarbij sterk gespecialiseerd in de agrarische sector. FileMaker waarborgt een feilloze adviespraktijk en houdt de klantendossiers bij.

In 2010, midden in de economische crisis, begonnen drie verzekeringsadviseurs een eigen verzekeringsbureau voor ondernemers. Al voor het provisieverbod op complexe verzekeringsproducten van kracht was, werkten de oprichters van Advies en Kies met een transparant model waarbij de klant betaalt voor financieel advies en bemiddeling bij complexe financiële producten. Deze producten van nagenoeg alle bekende Nederlandse verzekeringsmaatschappijen worden vervolgens geleverd tegen een netto tarief, dus geheel zonder provisie.
Advies en Kies is gevestigd in Emmeloord, te midden van haar doelgroep. Het bureau heeft zich gespecialiseerd in advies over arbeidsongeschiktheid voor de ondernemer, brand-, aansprakelijkheids-, motorrijtuigen-, en overige schadeverzekeringen voor het bedrijf, werknemers en de ondernemer zelf. De adviseurs zijn actief in Flevoland en de regio Zwolle.

We hebben met FileMaker en ecOrganizer een efficiënt werkproces waarin we veel tijd besparen, waarbij de stappen vastliggen en onze klanteninformatie toegankelijk is - waar we ons ook bevinden

— Niels Dubbeldam — Advies en Kies
Advies en Kies 1

Goede service en advies

Niels Dubbeldam, een van de oprichters, heeft inmiddels vijftien jaar ervaring in de verzekeringsbranche. Hij merkte dat er grote behoefte bestond bij ondernemers aan advies en goede service op het gebied van schadeverzekeringen. Met zijn twee collega´s Mark Hogendorf en Arjan van der Korst brengt hij de persoonlijke aanpak voor hun klanten daadwerkelijk in praktijk.
“We gaan altijd naar een klant toe om kennis te maken en elkaar te leren kennen. Geen website om een verzekering online af te sluiten, maar menselijk contact. We merken dat ondernemers het prettig vinden om ´een mannetje´ te hebben met wie ze de zaken in perspectief kunnen plaatsen en begrijpen. Dat mannetje zijn wij. Wij helpen onze klant met goede uitleg en advies, zoals wij ook bemiddelen bij grote verzekeraars, maar uiteindelijk maakt de klant de keuze.”

Een ouderwetse polisverkoper wil Advies en Kies beslist niet zijn. “Vanaf de start van ons bedrijf rekenen wij geen provisie voor afgesloten complexe verzekeringen, zoals de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Daar zijn we heel helder in. Provisies worden altijd verdisconteerd, geheel of deels en wij streven naar transparantie. Daardoor is het premiebedrag bij ons lager dan wat bij de betreffende verzekeraar voor dat product gangbaar is. We leggen uit wat we doen en hoeveel dat kost, en iedereen snapt dat goed advies geld kost. We werken daarnaast met serviceabonnementen om verzekeringspakketten voor onze klanten actueel te houden.”

Persoonlijke klik telt mee

Voor het foutloos en efficiënt ondersteunen van deze bedrijfsactiviteiten, zocht Advies en Kies een softwaresysteem dat meer kon dan het administreren van polissen. Dubbeldam: “Er zijn veel softwareproducten voor de assurantie-branche. Maar die voldeden niet aan ons wensenlijstje. Directe beloning en serviceabonnementen waren in onze branche nog maar nauwelijks ingevoerd en wij wilden daarbij projectmatig kunnen werken. Adviesdossiers moeten ook na een aantal jaren nog reproduceerbaar zijn en dat vereist een andere inrichting. Correspondentie, inclusief inkomende en uitgaande e-mails, tekeningen en overige historie, het moet allemaal in chronologische volgorde aan het dossier worden toegevoegd.”

Via een Google-zoektocht kwam Advies en Kies terecht bij Dick Honing van solutions provider ECXS uit Huizen. Honing gaf een demo van zijn in FileMaker gemaakte basismodules ecOrganizer en wat Honing liet zien, kwam overeen met wat Advies en Kies zocht.
Bovendien klikte het op persoonlijk vlak goed. Dubbeldam: “We vinden persoonlijk contact een belangrijk aspect bij IT, juist omdat we dit onderdeel uitbesteden.”
Honing: “Advies en Kies heeft een sterk concept waarbij zij als neutrale partij snel alternatieven kunnen uitrekenen voor verzekeringspakketten bij klanten. De uitdaging voor ons was om hun wens naar een oplossing in FileMaker te vertalen. Onze standaardmodule voor offertes was daarvoor het uitgangspunt.”

Hiermee kon ECXS al veel van de wensen van Advies en Kies invullen. Zoals het vastleggen en bijhouden van relaties, e-mails, agendabeheer, projectbeheer en facturatie, het administreren van de assurantiebelasting en de urenregistratie: de complete werkstroomondersteuning die een ‘verzekeringadviesbureau nieuwe stijl’ nodig heeft. Het klantdossier staat centraal. Hierin houden de adviseurs van Advies en Kies bij welk advies aan de klant is gegeven, welke soort verzekeringen de klant heeft, en welke polissen er uiteindelijk zijn getekend. Deze basis breidde ECXS uit met maatwerk in de vorm van een modelofferte en een module voor de serviceabonnementen die periodiek met de klant worden doorgenomen. De toepassing draait op de server bij Advies en Kies en de medewerkers hebben via de FileMaker-client toegang tot hun applicaties, zowel op kantoor als op locatie (bijvoorbeeld thuis of bij de klant). Ook ECXS heeft op afstand toegang tot de applicatie voor het uitvoeren van onderhoud of het plaatsen van updates.

Prestaties boven de norm

Nu de processen bij Advies en Kies zijn gestroomlijnd, heeft de organisatie bij de Stichting Keurmerk Financiële Dienstverlening een kwaliteitscertificaat aangevraagd: het WFT Certificaat. Dit is ook toegekend.
In de verzekeringsbranche gelden namelijk wettelijke regels waaraan je je als financieel dienstverlener moet houden: de Wet op het financieel toezicht (WFT). Behalve het provisieverbod gaat het bij het geven van adviezen om het volgen van een vaste procedure, zodat uiteindelijk transparant is welke afspraken er zijn gemaakt, tegen welke voorwaarden en wat de loopduur is. De AFM (Autoriteit Financiële Markten) houdt toezicht op de werkwijze van financiële dienstverleners en voert daartoe controles uit.

Dubbeldam: “Dat wij een certificaat hebben, betekent dat we conform de wettelijke norm van de WFT werken. Wij bouwen onze dossiers volgens vaste stappen op, zoals voorgeschreven in de WFT. Jaarlijks voert de Stichting Keurmerk Financiële Dienstverlening een audit uit. De wet (WFT) wordt hierbij als norm gehanteerd om te kunnen vergelijken of je voldoet aan de norm, of beter of lager scoort. In ons geval scoren wij dankzij onze manier van adviseren en de verslaglegging daarvan in ecOrganizer ver boven de norm. Daaruit mag je afleiden dat Advies en Kies op een inventieve wijze bezig is.”

Advies en Kies heeft een uiterst efficiënte en papierluwe praktijk dankzij de FileMaker-toepassing. Vrijwel alle communicatie tussen klanten en adviseurs gaat via e-mail vanuit FileMaker. Ook de facturen gaan via e-mail. Dubbeldam: “Dat is ideaal. We hebben een efficiënt werkproces waardoor we veel tijd besparen, waarbij de stappen vastliggen en we onze klanteninformatie kunnen raadplegen - waar we ons ook bevinden.
Ook in het weekend werken we thuis achter onze keukentafel door. Het komt regelmatig voor dat een klant op zaterdag belt om een verzekering af te sluiten voor de auto die hij zojuist heeft gekocht. Ook zijn we 24/7 beschikbaar om onze klanten te ondersteunen bij calamiteiten zoals een brand of andere grote schade. We kunnen heel flexibel zijn in onze dienstverlening dankzij FileMaker en ECXS.”

Dubbeldam heeft de ambitie om de dienstverlening aan de klant in de toekomst nog meer te verbeteren. Een van zijn ideeën is om klanten zelf gegevens te laten wijzigen of invoeren. Daarvoor is een webinvoer nodig voor de klant. Technisch is dit in FileMaker goed te realiseren. Het zou administratief werk uit handen nemen, meent Dubbeldam: “Veel basisgegevens rondom bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheidsverzekeringen kan een klant zelf invullen. Dit bespaart ons tijd en daardoor blijft ons advies betaalbaar. De klant heeft dan de keuze zelf zijn gegevens in te voeren of wel die service aan ons over te laten.”

Contact ontwikkelaar:

ECXS Information Systems
Dick Honing
info@ecxs.com

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

Advies en Kies