Edex Forwarding

Onderscheidend met extra aandacht voor de klant

Een maatwerksysteem in FileMaker voor het bijhouden van transportdossiers.

Edex Forwarding excelleert in transportbemiddeling dankzij FileMaker

Overzicht

  • Een maatwerksysteem in FileMaker voor het bijhouden van transportdossiers.

Branche

  • Automobiel- en transportindustrie

Oplossing

  • FileMaker Pro Server, FileMaker Pro, FileMaker Custom Webpublishing, FileMaker Go.

Voordelen

  • Met de toepassing houdt Edex Forwarding de uitgevoerde transporten bij in de vorm van dossiers. Daarin staat per zending alle informatie over de vracht, de verzending, de aflevering en facturatie. Vanuit de dossiers genereert Edex financiële overzichten.
Het spel in de hedendaagse, competitieve transportsector wordt gespeeld op snelheid en prijs. Vervoerder Edex Forwarding voegt daar een nieuwe dimensie aan toe: service. De makelaar in logistiek verzorgt bulkdistributie op maat voor wereldwijde partijen. Snel, efficiënt, klokje rond en met veel aandacht voor de klant. Dankzij FileMaker, dat transportdossiers nauwkeurig bijhoudt, borgt Edex zijn voorsprong.

Edex Forwarding uit Ridderkerk regelt voor grote, wereldwijde opdrachtgevers het complete bulktransport van vracht op maat. Zij kopen daarvoor transportcapaciteit in bij rederijen, vliegtuigmaatschappijen of vervoer via de weg. “De concurrentie in de transportsector is moordend”, vertelt directeur Eric Edixhoven, die zijn bedrijf in 2004 met bescheiden eigen kapitaal begon. “Er zitten honderden soortgelijke bedrijven in de Rotterdamse regio. Om ons te onderscheiden, moeten wij het hebben van onze 24/7-service. En extra aandacht voor de klant, zodat die zich zo min mogelijk met de logistiek hoeft bezig te houden.”
Edex heeft naast de vestiging in Ridderkerk een vestiging in China en telt in totaal vijf medewerkers. Zo kan het bureau zijn diensten wereldwijd 24 uur per dag leveren. Groeien doet het transportbedrijf ´doordacht´. “We willen geen blik met investeringsgeld opentrekken. Dit bedrijf is met eigen geld opgezet en dat willen we zo houden. Voor ons staan onze relaties en de service aan klanten centraal. En daar ligt onze focus.”

Als ik eerder van FileMaker had gehoord, was ik eerder overgestapt

— Eric Edixhoven — Edex Forwarding
Edex Forwarding 1

Serviceniveau met ambitie

In de eerste jaren hield Edixhoven zijn relaties en transportopdrachten bij in een Excel-sheet. Op een gegeven moment was deze manier van werken niet meer toereikend om het geambieerde serviceniveau te realiseren. Edixhoven ging daarop op zoek naar een relatiebeheerprogramma voor de scheepvaartsector, omdat de meeste transporten die Edex uitvoert, over zee gaan. “Ik vond op internet alleen maar programma´s waar standaardmodules voor scheepstransporten al gauw 50.000 euro kostten. Dat ging boven mijn budget. Toen las ik ergens over FileMaker, dat meer functies biedt dan Excel. Aanvankelijk ging ik er zelf mee aan de slag om een applicatie te maken. Tot iemand me aanraadde om een professionele solutions partner in de arm te nemen die een toepassing op maat kon maken.”

In een sector waar de marges scherp zijn, en tijdige leveringen cruciaal, komt het erop aan precies te weten wat er financieel gezien in en uit gaat. Onvoorziene zaken kunnen het dunne laagje op de bedrijfswinst laten verdampen. Kostenbeheersing met hulp van automatiseringsfaciliteiten is daarom een heel belangrijk punt voor Edixhoven. “Ik wil weten wat voor omzet we maken en tegen welke kosten. Dan kun je daar op sturen. De toepassing die ik nodig had, moest makkelijk te begrijpen zijn, flexibel aan te passen en passend bij mijn bedrijf.”

Edex Forwarding 3

Feilloze vertaling van wensen naar toepassing

In Patrick van Rooijen van iFresh vond Edixhoven de solutions partner om zo´n toepassing te maken. De wensen die Edixhoven al op papier had, vertaalde Van Rooijen feilloos en binnen de begroting in een toepassing op maat. Daarbij dienen de digitale dossiers als basis. Zo kan de omzet direct ingezien worden, evenals de status van leveranciers, vracht, de aan- en aflevering en opmerkingen. Edixhoven heeft geen volwaardig track&trace-programma nodig, wél kan hij in de status van een transport de essentiële gegevens direct inzien.

De FileMaker-toepassing voor Edix houdt per zending van een klant een dossier bij. De klantreferentie is daarin leidend. Edex-medewerkers kunnen in het systeem via de klant op de transportopdrachten en -voortgang zoeken. Hier staan de details en de kosten van een zending vermeld, zodat medewerkers precies weten waar een transport zich op een bepaald moment bevindt, wanneer de vracht is afgeleverd en hoeveel dagen een transport onderweg is geweest. De toepassing in FileMaker is gekoppeld aan het boekprogramma, zodat er met behulp van informatie uit FileMaker facturen verstuurd kunnen worden en balansen uitgedraaid.

Edixhoven: “Vanuit efficiëntieoogpunt is dat heel handig. De dossierresultaten leveren opgeteld de totale in- en verkoop op. Die gegevens dienen weer voor het doorbelasten van kosten aan klanten. Onze klant ontvangt uiteindelijk een gespecificeerde rekening waarop alle dossierregels vermeld staan.”
Op termijn wil Edixhoven de facturen rechtstreeks vanuit het systeem als pdf naar de klant zenden: “Dan kan de klant zelf een factuur afdrukken.” Een complete papierloze werkstroom is echter toekomstmuziek. In de hele logistieke keten zijn namelijk nog lang niet alle schakels digitaal. Neem transportbrieven, die vooralsnog alleen op papier zijn in te vullen. “Daarom is de papieren administratie nog steeds nodig, al is het maar voor de fiscus”, zegt Edixhoven.

Flexibiliteit en transparantie

In grote lijnen is het systeem af, al komen er altijd aanpassingen op een systeem. Edixhoven: “Patrick van Rooijen van iFresh kan zich snel en met weinig woorden een beeld vormen van wat wij nodig hebben. Zijn adviezen zijn voor ons waardevol. Kleine wensen zijn doorgaans snel op te leveren. Dan pas valt op dat FileMaker precies dát doet wat je ervan verwacht. Dat is heel prettig.”
Van Rooijen: “Edex speelt continu in op vragen van haar opdrachtgevers. Dat betekent dat je applicatie flexibel moet zijn, en juist die flexibiliteit biedt deze toepassing in FileMaker.”

Een van de recente uitbreidingen van het systeem is dat opdrachtgevers van Edex via het web op afstand kunnen inloggen en zo inzage hebben in de eigen transporten via Edex. Ze kunnen zowel de voortgang inzien als details van een vracht bekijken. Van Rooijen: “Voor Edex is dit een prachtige manier om extra service aan de klant te bieden en ook nog eens op een transparante wijze. Technisch gesproken is er geen ingewikkelde synchronisatietechniek voor nodig”, zegt Van Rooijen. “Om deze inlog voor klanten te realiseren, hebben wij FileMaker Custom Webpublishing toegevoegd aan de huidige FileMaker Pro-applicatie.”
En niet alleen klanten kunnen transporten op afstand volgen. Ook Edex-medewerkers zelf kunnen buiten de kantoormuren vanaf hun iPad of iPhone in de dossiers terecht.

Tevreden met resultaat

Terugkijkend op de ontwikkeling van het bedrijfssysteem, is Edixhoven meer dan content met het resultaat: “Ik had vooraf weinig bijzondere verwachtingen, maar wel het volste vertrouwen dat het een goed systeem werd. Dat is het geworden. Met een paar klikken van de muis haal ik van elk transport de bijzonderheden naar boven. Zo kan ik klanten snel helpen met het opzoeken van relevante informatie over een zending, die vervolgens per e-mail verstuurd worden. We winnen zo kostbare tijd waarmee onze klanten weer voordeel kunnen behalen.”
Bijzonder aan FileMaker is dat het programma niet branchegebonden is. FileMaker is flexibel om zich aan de bedrijfsorganisatie aan te passen en biedt waar voor je geld. Edixhoven: “Ik ben er bovendien content mee dat het programma samen met een solutions partner ontwikkeld is. Zo begrijp ik goed hoe het werkt. Ook functies in het programma uitbreiden of aanpassen gaat gemakkelijk. Als ik van te voren van FileMaker´s bestaan had geweten, was ik veel eerder overgestapt. Ik raad het nu ook aan collega´s aan.”

Contact ontwikkelaar:

iFresh IT
Patrick van Rooijen,
info@ifresh-it.nl

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

Edex Forwarding