Frans Jacobs Fine Arts

De iPad als aanvulling op de toonzaal

Een toepassing voor de kunstcollectie van moderne klassieken en hedendaagse kunst van kunsthandel Frans Jacobs.

Overzicht

  • Een toepassing voor de kunstcollectie van moderne klassieken en hedendaagse kunst van kunsthandel Frans Jacobs.

Branche

  • Klein bedrijf

Oplossing

  • FileMaker Server, FileMaker Pro, FileMaker Go voor de iPad

Voordelen

  • Met de toepassing is informatie over kunstwerken snel paraat om overzichten als factsheets, prijslijsten en informatiekaarten te genereren. Met FileMaker Go zijn de collecties offline en online op exposities te tonen.
FileMaker brengt kunstcollectie van kunsthandel Frans Jacobs compleet in beeld

Kunsthandel Frans Jacobs Fine Arts was er vroeg bij met automatisering. Eind jaren negentig werd de Rolodex, ook wel adreskaartenmolen genoemd, met adressen vervangen door een relatiedatabase. Begin 2000 zette de Amsterdamse kunsthandel, op aanraden van een ambitieuze stagiaire, ook de collectie moderne kunst in een database. Eigenaar Frans Jacobs zag de vernieuwing wel zitten. Het FileMaker-systeem waarin de collectie werd opgeslagen, is sindsdien aangepast aan de eisen van de tijd: met FileMaker Go is de complete collectie via de iPad toonbaar op kunstbeurzen. En de stagiaire van toen, is nu de solutions partner van de kunsthandel.

Voor Frans Jacobs leidde het verzamelen van kunstwerken in 1985 tot het overnemen van een kunstgalerie, waardoor hij van kunst zijn werk kon maken. Sindsdien bestiert Jacobs samen met twee collega´s een vooraanstaande galerie in Amsterdam.
Kunsthandel Frans Jacobs is gespecialiseerd in de grote meesters uit de Franse school van na 1860. Dit is een belangrijke stroming in de westerse kunst met Parijs als centrum. Het gaat om schilders die experimenteerden met vernieuwingen zoals het impressionisme, fauvisme en kubisme, tegenwoordig de moderne klassieken genoemd.
Daarnaast geniet de galerie bekendheid op het gebied van hedendaagse kunstenaars.

Van de kunstwerken in portfolio hield Frans Jacobs in het begin per kunstwerk een map aan met daarin relevante informatie over het schilderwerk: titel, naam van de schilder, jaartal, of het werk tot een bepaalde collectie behoorde, de prijs en de dia´s van het werk. Ook correspondentie met (potentiële) klanten, werd in een map bewaard. Uiteraard allemaal op papier en film, want zo ging dat toen. Zoals ook het bijhouden van relaties en klanten gebeurde op kaarten in een kaartenbak of Rolodex.

De kracht van FileMaker is dat het programma te vormen is naar wat je als ondernemer nodig hebt.

— Cor van Horn — Frans Jacobs Fine Arts
Frans Jacobs Fine Arts 1

Stagiaire met vooruitziende blik

In 1998 kwam Willem-Jan Kempen als stagiaire te werken in de galerie. Eerst hielp hij bij het invoeren van de gegevens uit de bedrijfs-Rolodex in een nieuwe database. Met een vooruitziende blik suggereerde hij Frans Jacobs om ook de collecties van de kunsthandel te digitaliseren en in een database onder te brengen. De galerie zou daarmee een flinke efficiëntieslag kunnen maken en meer tijd kunnen besteden aan de klant en de marketing, zoals klanten tijdig van de juiste informatie voorzien.
Na een gerichte rondvraag in kleine kring besloot Kempen dat de collecties het beste in een FileMaker-toepassing konden worden ondergebracht. FileMaker is meer dan geschikt, betaalbaar en bovendien flexibel aan te passen aan de specifieke behoeftes van de kunsthandel. Cor van Harn, een van de drie partners bij de kunsthandel, onderstreept dit: “De kracht van FileMaker is dat je de software makkelijk kunt vormen naar wat je als ondernemer nodig hebt. Het aanbrengen van nieuwe functies binnen de toepassing gaat bovendien snel.”

Frans Jacobs zag meteen de voordelen in die Kempen schetste van FileMaker. “Dit is een goed idee, voer het maar uit.” En daarmee gaf hij de net afgestudeerde Kempen de vrije hand.
Met de galerie had Kempen in 2000 meteen zijn eerste klant binnen bij het bedrijf dat hij na zijn studie begon, Kempen Automatisering. In de vijftien jaar die volgden, bleef Kempen dé solutions partner voor de Amsterdamse galerie. De versie uit 2000, FileMaker 4.1, is inmiddels geëvalueerd tot FileMaker 12 ´in de cloud´: hosting van de server is uitbesteed aan Kempen Automatisering, waar de database met de collecties staat, de drie medewerkers bij Jacobs hebben toegang via de FileMaker-client.

In FileMaker zijn de twee collecties van de kunsthandel ondergebracht. Het gaat om de werken van de moderne klassiekers (schilders uit de periode 1860-1960) en die van hedendaagse schilders. Van elk kunstwerk wordt een kaart of record bijgehouden waarop belangrijke informatie staat vermeld: specificaties over het kunstwerk, foto´s van het werk, titel, afmetingen, de schilder, prijs, in welke tijd het gemaakt is. Vanuit de database kan vervolgens een prijslijst of ´stocklist´, een inventarislijst, worden uitgedraaid, evenals informatie- en prijskaartjes.

Frans Jacobs Fine Arts 3

De iPad als nieuwe toonzaal

Onlangs kwam de galerie wederom met een vernieuwing: met FileMaker Go ontwikkelde Kempen Automatisering een iPadversie waarmee de complete collecties via een iPad, zowel online als offline, op beurzen en tentoonstellingen getoond kunnen worden. Geïnteresseerde kopers kunnen uit deze applicatie direct een informatiebestand toegestuurd krijgen per e-mail. Gaat snel, soepel en zonder moeite, zegt Van Harn.
Bovendien heeft Kempen Automatisering de collectiedatabase van een ander leuk gadget voorzien, op suggestie van Van Harn. De QR-code. “Van alle kunstwerken die wij op het web hebben staan, zetten wij de URL in de database. Daaruit wordt in FileMaker een QR-code gegenereerd voor informatiekaarten die ondermeer op beurzen worden gebruikt. Van Harn: “Deze manier om informatie te delen komt nog niet vaak voor in de kunstwereld en wij vallen hiermee op een positieve manier op bij het publiek.
Het leuke is ook dat Willem-Jan actief meedenkt over nieuwe oplossingen. Hij is heel enthousiast over wat er mogelijk is met FileMaker. Zo hebben we samen onlangs de lay-outs voor overzichten vernieuwd en in dezelfde letterstijl gebracht zodat de overzichten er strak uitzien.”

Zo onopvallend als Willem-Jan Kempen destijds FileMaker introduceerde, zo onmisbaar blijkt de toepassing tegenwoordig. Als de collecties niet in FileMaker stonden, zouden de medewerkers van de galerie niet werken zoals ze nu gewend zijn. Informatie over kunstwerken uit de collecties is met een druk op de knop paraat en in de gewenste vorm uit te printen of door te sturen via e-mail. Men is geen zeeën van tijd kwijt met zoeken naar essentiële stukken, het uittikken of afdrukken van lijsten. Van Harn: “Dankzij de toepassing in FileMaker is onze manier van werken heel direct geworden. We kunnen al overzichten maken en toesturen terwijl we een klant aan de lijn hebben. We kunnen ook veel makkelijker en in weinig tijd informatie over de collecties opzoeken. Voor ons vak is dat dankbare tijdwinst waarmee we ons professioneel onderscheiden.”

Kempen Automatisering

info@kempenautomatisering.nl

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

Frans Jacobs Fine Arts