Mackie Automatic

Automatisering vormt de basis van het succes van Mackie Automatic and Manual Transmission. Hierin zit de kennis verankerd van veelsoortige versnellingssystemen van veelsoortige klanten, zodat elke medewerker exact de informatie krijgt die hij nodig heeft om zijn taak goed uit te voeren.

Toepassing voor het ondersteunen van revisie en fabriceren van aandrijfsystemen.

Al bijna veertig jaar reviseert en fabriceert het Schotse Mackie Automatic & Manual Transmissions automatische versnellingsbakken voor klanten in heel Europa. Het werkproces wordt al ruim twintig jaar ondersteund door een toepassing in FileMaker 5. Om de stap naar de 21ste eeuw te maken en tegemoet te komen aan de bedrijfsprocessen van vandaag de dag, schakelde Mackie Automatic & Manual Transmissions op naar een hogere versnelling met een geheel nieuwe toepassing in FileMaker.

Overzicht

  • Toepassing voor het ondersteunen van revisie en fabriceren van aandrijfsystemen.

Branche

  • Automobiel- en transportindustrie

Oplossing

  • FileMaker Pro Server en later FileMaker Go voor iPad

Voordelen

  • Sneller systeem, efficiënter gegevensbeheer en beter zicht op de uitgevoerde werkzaamheden.
Mackie Automatic 1

Het in Schotland gevestigde Mackie Automatic & Manual Transmissions (´Mackie´) heeft een naam in Groot-Brittannië én daarbuiten als het gaat om van het fabriceren en reviseren van aandrijfsystemen voor auto´s, industriële voertuigen en schepen. Het familiebedrijf, in 1977 opgericht door John Mackie, is gespecialiseerd in het repareren, revisie en de fijn afstelling van automatische en handmatig bediende koppelingssystemen op. Voor particulieren en voor dealers van Hyundai, Nissan en Subaru. Daarbij streeft Mackie naar de hoogste kwaliteit, waarbij vernieuwde aandrijfsystemen even goed of liefst nog beter presteren dan vóór de revisie.

Dankzij deze FileMaker-toepassing krijgen onze medewerkers precies de gegevens die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden

— John Mackie — Directeur

De bedrijfsprocedures voor revisie zijn daarom binnen Mackie uitermate doordacht en efficiënt opgesteld. Want koppelingssystemen zijn er in grote verscheidenheid, evenals klanten. En een koppeling van een auto verschilt van die van een bus of een boot.
Voor de revisie of reparatie hanteert Mackie voor elk systeem een aparte procedure. Dit is de basis van het succes van het bedrijf: de kennis van veelsoortige versnellingssystemen van veelsoortige klanten is in het bedrijf verankerd. Daarmee krijgt iedere medewerker exact de informatie om zijn taak uit te voeren.
Er zijn meer dan honderd procedures binnen Mackie in gebruik. Elke procedure houdt onder meer rekening met de klantwens, met het koppelingssysteem en met de uit te voeren werkzaamheden. En alle werkzaamheden en materiaalkosten worden nauwgezet bijgehouden voor de facturering achteraf. Daarbij wordt ook de voorraad automatisch op peil gehouden.

De automatisering die de basis van het succes van Mackie vormt, verdiende een vernieuwing om nog eens twintig jaar vooruit te kunnen. Tot begin dit jaar werden de procedures ondersteund door een FileMaker-systeem van eind vorige eeuw. Maar Mackie groeide de afgelopen jaren, er kwamen nieuwe klanten en er kwamen nieuwe wensen vanuit de organisatie. Zoals de wens om overzichten te kunnen maken en om de administratie en de verkoop in het systeem op te nemen.
Voor een opvolger van het huidige systeem keek eigenaar en directeur John Mackie eerst rond naar wat er op de markt was. “We vonden geen software die aansloot op onze manier van werken, die onze werkstromen kon ondersteunen. Daarom kozen we wederom voor FileMaker. We vroegen de Nederlandse ontwikkelaar van destijds of hij de transitie naar een nieuw systeem kon realiseren. Hij bracht ons in contact met het Nederlandse softwarebedrijf SHpartners.”

De adviseur van SHpartners, Bart van Baren, vloog ter kennismaking naar Schotland om een helder beeld te krijgen van het dertig man sterke bedrijf: welke activiteiten voeren zij uit en wat is de manier van werken? Hij besprak de wensen voor een nieuw, makkelijker toegankelijk systeem en vloog na twee dagen terug naar Nederland om een plan van aanpak te maken.

Mackie Automatic 3

Essentieel voor Mackie is dat elke werkopdracht wordt opgeslagen en kan worden opgevraagd door de medewerkers.

Dit gegeven nam SHpartners als uitgangspunt voor het nieuwe systeem. Vanuit de werkopdracht kan iedere medewerker zien wat de opdracht is, wie de opdracht uitvoert, wat de geschiedenis is en wat het resultaat is. Daarnaast dient deze informatie als invoer voor (management-)rapportages en de financiële administratie.
John Mackie: “Wat we willen is dat iedere werknemer alleen de gegevens te zien krijgt die nodig zijn om zijn werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Dat leidt tot minder gegevensoverdaad en tot minder papier.”

Het systeem is ontwikkeld in nauwe samenwerking met een kerngroep van zeven mensen, werkzaam op de afdelingen administratie, verkoop en techniek. Zij brachten ieder vanuit hun achtergrond specifieke wensen naar voren. Zo hadden technici de wens om goed inzicht te krijgen in wat er in het onderdelenmagazijn ligt. Verkopers hadden juist de wens om de juiste klantgegevens snel op te kunnen roepen, wat een snelle en accurate dienstverlening naar klanten ten goede komt. En alle medewerkers stelden als eis dat het systeem gemakkelijk in gebruik moest zijn.

Gedurende het ontwikkeltraject vloog SHpartners om de twee maanden naar Schotland om samen met de kerngroep de stand van zaken door te nemen. Dan hadden de mensen ook de tijd gehad om met het systeem te oefenen zodat ze een goede terugkoppeling konden geven. Mackie: “We deden het op een democratische manier, de kerngroep had daadwerkelijk inbreng in het ontwerp, de velden die nodig zijn, de lapy-out voor het afdrukken en de toegankelijkheid.”

Na negen maanden werd het systeem in gebruik genomen. Alle medewerkers van Mackie hebben sindsdien toegang tot het aan hun toegewezen deel van het systeem: de administratie, de klantendatabase, de materialen, de uren, de productonderdelen en het bijhouden van de werkzaamheden aan versnellingsbakken.

De voordelen zijn duidelijk, benadrukt John Mackie: “We kunnen sneller en makkelijker gegevens opvragen en het systeem toont meer informatie op één scherm. Dat was voorheen anders, dan stonden er verschillende schermen open. Ook is het nu veel makkelijker om rapportages samen te stellen, of de voorraad onderdelen te controleren. Verder is het systeem uiterst flexibel: als we een kleine aanpassing wensen, dan is dat binnen enkele dagen gerealiseerd.”

De volgende stap in het ontwikkelproces staat ook al gepland. Het systeem is nu zo opgezet dat de database vanuit een iPad benaderd kan worden. Mackie: “Het systeem is er klaar voor. Het voordeel is dat buitendienstverkopers dan de database gemakkelijker kunnen benaderen en de gewenste informatie onderweg kunnen opvragen. Toch voeren wij de iPads pas over een paar maanden in: we introduceren het nieuwe systeem in stappen, want mensen houden niet van te veel verandering in één keer.”

 

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Contact opnemen met FileMaker

http://www.filemaker.com/nl

Close

Mackie Automatic