Tentworx

Voor elk buitenevenement een passende, luxueuze tent

Een gestroomlijnd administratief systeem voor relatiebeheer en verhuur van tenten en meubels.

Buitenfeestjes zijn populair, zeker in de zomermaanden, maar het weer kan in Europa nog wel eens een spelbreker zijn. Tentworx uit Bussum heeft daar een eigentijdse en fraaie oplossing voor gevonden. Voor elk evenement in heel de Benelux zet Tentworx op tijd een bijzondere tent op. Een knappe logistieke prestatie voor een klein team dat daarbij geholpen wordt door FileMaker.

Overzicht

  • Een gestroomlijnd administratief systeem voor relatiebeheer en verhuur van tenten en meubels.

Branche

  • Nutsvoorzieningen

Oplossing

  • FileMaker 11, met standaardmodules over relatiebeheer, offertes en facturen. Maatwerktoevoeging voor projecten en planning.

Voordelen

  • Meer efficiëntie in het proces van tentverhuur.

In Zuid-Afrika, waar Tentworx-directeur Karina Vreeswijk lang gewoond heeft, viel het haar op dat er veel en vaak buitenfeesten worden gehouden onder exotische tentdoeken. Niet de suffe party- of pagodetenten die je overal ziet, maar ruime, aantrekkelijke bedoeïenententen die van alle gemakken voorzien zijn en gemaakt zijn van waterafstotend, UV-bestendig hightech materiaal in verschillende kleuren en formaten. Zes jaar geleden begon Vreeswijk met de verhuur van drie tenten in Nederland. Inmiddels bestiert zij met Tentworx een organisatie die zestig tenten voor buitenevenementen verhuurt aan onder meer cateraars, weddingplanners, bedrijven en particulieren met grote tuinen. De drukste tijd is, niet verwonderlijk, de periode tussen mei en oktober.

Sinds kort verhuurt Tentworx ook een inrichting bij de tenten: een eigen lijn passende loungemeubels zodat voor een evenement alles in één hand geregeld is. Het Tentworx-team van drie personen in het Gooi verwerkt zo'n driehonderd opdrachten per jaar voor het opzetten en afbreken van tenten in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en zelfs Turkije. Voor het opbouwen en afbreken van de tenten schakelt de organisatie specialisten in: tentenbouwers en jonge jongens onder leiding van een voorman. Want een tent veilig opzetten is een secuur klusje. De voorwaarde is daarom dat er alleen maar eigen tentenbouwers meegaan naar de klant. Iemand die precies weet hoe de tent, die tot 18 × 18 meter groot kan zijn, veilig opgezet wordt.

Van het moment dat de klant bij je komt tot het afhandelen van de verhuur van de tent verloopt elke stap in het proces gestructureerd.

— Sven Zantkuijl, planner bij Tentworx
Tentworx 1

Een alles-in-eensysteem voor administratie

Voor de administratieve kant van de verhuur liet Tentworx een systeem bouwen. Na een oriëntatiefase waarin offertes van verschillende leveranciers aangevraagd werden, kwam het bedrijf terecht bij ecOrganizer uit Huizen. Sven Zantkuijl, planner bij Tentworx: “Onze vraag was om alle klanten, prospects en projecten in één systeem te zetten en ze naar behoefte in categorieën in te kunnen delen zodat we makkelijk groepen klanten afzonderlijk kunnen benaderen. Belangrijk daarbij was ook dat we makkelijk zelf dingen aan kunnen passen in het systeem zodat we het onderhoud niet hoeven uit te besteden. Daarnaast wilden we een historisch overzicht kunnen maken en uiteraard lopende tentreserveringen bijhouden zodat we direct inzicht hebben wanneer onze producten beschikbaar zijn.”

Dick Honing van ecOrganizer maakte een inventarisatie van de wensen en kwam met een tweeledige oplossing gebaseerd op FileMaker. Enerzijds werd een deel van de wensen gerealiseerd met standaard ecOrganizer-modules op basis van FileMaker voor onder meer relatiebeheer, offertes en facturen. Daarnaast werd een deel maatwerk gerealiseerd, ondermeer voor de planningsmodule en de projecten. Bij een project gaat het om het reserveren en boeken van tenten en aanverwante producten, het opbouwen en afbreken van de tent en de inrichting.

Tentworx 3

Elke tent een project

De modules werken onderling samen, maar zijn tevens apart te raadplegen. Bestaande klanten kunnen daardoor in nieuwe projecten worden opgenomen, en ook apart benaderd worden. Alle gegevens van een project, plattegronden, tent en aanverwante artikelen, worden naar de offertemodule gekopieerd waarna er per mail een offerte uitgaat naar de klant.

Bij goedkeuring wordt de status van het project via een kleurcode omgezet, zodat iedereen die in het systeem kijkt, weet dat het project uitgevoerd gaat worden. Er volgt tevens een werkbon en een paklijst voor de mensen van Tentworx die daadwerkelijk aan de slag gaan: met tentdoek, palen, touw, haringen en meubels rijden zij op de aangegeven datum naar de locatie waar de tent opgezet gaat worden.

Zantkuijl maakt elke dag opdrachten gereed voor de tentenbouwers. Dat gebeurt nog handmatig aan de hand van de informatie uit het systeem.

Compleet en gestructureerd project

Dankzij het systeem in FileMaker verloopt het proces van verhuren van tenten zeer efficiënt en hoeft er geen extra mankracht aan te pas te komen. Tentworx weet precies waar welke tent staat en wanneer die weer voor verhuur beschikbaar is. En voor het logistieke beheer van zestig tenten is dat geen overbodige luxe. Zantkuijl: “Van het moment dat de klant bij je komt tot het afhandelen van de verhuur van de tent, verloopt elke stap in het proces gestructureerd. Zo weet je dat je compleet bent in het afronden van een project.

Het is gevaarlijk om alle handelingen handmatig te blijven doen. Niet alleen kost dat veel meer tijd, er is ook meer kans op het maken van fouten en die kun je je niet veroorloven. Verder zien we het als een risico om veel kennis over de projecten bij een persoon te hebben. Dankzij dit systeem zijn meerdere personen betrokken en verantwoordelijk voor het op tijd opleveren van de juiste tenten. Het is veel transparanter als iedereen de informatie van de klant kan inzien. Niet alleen hebben wij hiermee de papierstroom verkleind, we hebben minder prints nodig, we hebben ook veel beter zicht op wat onze opbrengst is en welke lopende opdrachten we hebben.”

Contact ontwikkelaar:

Dick Honing
ecOrganizer
http://www.ecorganizer.nl
e-mail : info@ecOrganizer.nl

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

Tentworx