Tibeflex

Hoogwaardige dienstverlening is uitdaging voor klantbeheer en administratie 

FileMaker-systeem automatiseert verbeterde bedrijfsprocessen voor verkoop, inkoop, administratie, projectbeheer en het beheer van klantrelaties.

Overzicht

  • FileMaker-systeem automatiseert verbeterde bedrijfsprocessen voor verkoop, inkoop, administratie, projectbeheer en het beheer van klantrelaties.

Branche

Oplossing

  • FileMaker Server 
FileMaker Pro
FileMaker Go op iPads.

Voordelen

  • Efficiëntie, minder fouten, verbeterde verkoop, verbeterd klantbeheer: dagelijkse besparing administratie van 2,5 mensuur; betere planning; meer offertes; minder papier; complete klantdossiers; upselling.
FileMaker houdt gelijke pas met ambities van Tibeflex

Bij Tibeflex in het Vlaamse Gent, België, zorgt de familie Tiberghien voor de woningen van klanten uit de wijde omtrek. Als je huis een echt thuis moet zijn, en als de woning het middelpunt van het gezinsleven is, dan verzorgt Tibeflex de renovatie, uitbouw, verfraaiing, en de bescherming tegen zon, wind en onveiligheid. FileMaker groeide mee, van eenvoudig administratiesysteem tot geavanceerde ondersteuning van de bedrijfsprocessen, en is nu de spil waar het belangrijke klantbeheer om draait.

Waar grootvader Tiberghien het bedrijf begon als schrijnwerkerij voor fijn timmerwerk en meubels, is Tibeflex meegegaan met de eisen van de tijd en de opkomst van de goedkope ketens. Om te diversifiëren naast het handwerk en parketvloeren, voert de derde en tweede generatie van de familie nu het voorgefabriceerde assortiment van Winsol, Velux en andere gespecialiseerde merken, voor de complete installatie van ramen & deuren, poorten, zonweringen, raamdecoratie en rolluiken. Voor Winsol is Tibeflex – inmiddels een miljoenenbedrijf - zelfs de grootste verdeler van de 40 vestigingen die het merk in Vlaanderen voeren.

Ook de derde generatie Tiberghien wendt de bedrijfsreserves graag aan om dóór te investeren in het familiebedrijf. Zo is de Gentse toonzaal sterk uitgebreid en geheel vernieuwd om het veeleisende publiek aanschouwelijk te tonen hoe ´oost, west, thuis best´ ook zo kan blijven. Met de economische tegenwind kiezen veel huiseigenaren ervoor niet te verhuizen en de bestaande woning op te knappen. Toch is de recessie nu ook in de vernieuwbouw voelbaar. Des te meer reden om enerzijds efficiënt te werken, en anderzijds verder te investeren om straks tot de marktspelers te behoren die zullen profiteren wanneer het tij keert.

De basis van het aanbod zijn de louter A-merken die Tibeflex aansprekend presenteert in de schitterende toonzaal. Daarboven zorgt een ploeg van kwaliteitsmedewerkers voor hoogwaardige installatie. De zeven mannen zijn vaklieden die weten wat klantenservice is. Ze werken altijd in koppels van een ervaren vakman en een afgestudeerde die de fijne kneepjes van het veldwerk wordt bijgebracht – vaktechnisch bezien én in de klantbehandeling.

Ons nieuwe FileMaker-systeem heeft Tibeflex een sprong vooruit laten maken. Our new  FileMaker system means a quantum leap to Tibeflex.

— Kendall Tiberghien
Tibeflex 1

Bedrijfsprocessen

Toen de beslissing voor een nieuw administratiesysteem was genomen, ging Tiberghien op zoek naar een geschikte partij om hierbij te begeleiden. Op de website van FileMaker vond hij een lijst met solution partners, voorzien van tevredenheidsscores. SHpartners sprong daar uit met hoge scores en kwam op de voorkeurslijst terecht. Vervolgens gaf een referentie de doorslag. Deze positieve aanbeveling overtuigde Tiberghien met SHpartners in zee te gaan.
Danny De Vylder van SHpartners mocht de architectuur schetsen van het gewenste systeem. Dat concept lag er in 2010, maar op dat moment werd ook de nieuwe toonzaal gebouwd en dat project nam meer dan verwacht. Het ontbrak Tibeflex aan de middelen en menskracht om de bedrijfsprocessen te herinrichten en het IT-project uit te laten voeren.

Eind 2011 werd de beslissing tot uitvoer alsnog genomen en in 2012 begon SHpartners aan de bouw. Gaande het IT-project bleek Tibeflex, net als bij de toonzaal, ambitieuzer dan vooraf gedacht. Sinds 2012 is het nieuwe systeem nu opgeleverd en in gebruik genomen en begin 2013 werd gebruikt voor optimalisering. Tiberghien: “De samenwerking met SHpartners gedurende het hele proces verliep boven verwachting. Zij kwamen met goede functionaliteiten in het systeem en we zijn met de laatste finetuning bezig.”

Een dagje Tibeflex

Voortaan begint de dag voor de vaklui van Tibeflex met de iPad. FileMaker Go toont hoe de dag eruit ziet: welke wagen, welke collega, welke klanten en hoe laat? Daarna worden per klant de dozen met onderdelen geladen en gaan ze de weg op. Misschien halen ze eerst een bestelling op volgens een gegeven inkoopnummer.
Bij de klant aangekomen laat FileMaker zien wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld: uitbreken, voorbereiden en plaatsen, en hoeveel uur daarvoor staat. Per taak geven de installateurs aan hoelang er is gewerkt. Per klant geven ze aan hoeveel kilometer er is gereden, en welke verbruiksgoederen verwerkt zijn, zoals dozen met bouten en tubes siliconenkit. Misschien zijn er extra manuren nodig voor meerwerk op een ander moment en zijn daar bestellingen voor nodig, zoals een nieuw raam. Die invoer is allemaal informatie voor het systeem en de kantoormedewerkers, die administreren, inkopen, taken roosteren en factureren.
Tot slot nemen monteurs met hun iPad een foto van het werk, die wordt toegevoegd aan de klantkaart voor een compleet klantdossier, en tekent de klant af op het scherm.

Tibeflex 4

Kernproces is leidend

FileMaker Go op de iPads zorgt voor een gestroomlijnd kernproces voor de werklieden die daarnaast de klant en de klus helemaal centraal kunnen stellen.
De FileMaker-toepassing op iPads met FileMaker Go, is gebaseerd op FileMaker Starting Point 2 van Richard Carlton Consulting en maakt gebruik van Zulu en Seed Code. De Apple-tablets zijn verbonden met het administratie- en klantbeheersysteem op kantoor, via een draadloze WAN- of Wifi-verbinding.
Dat kantoorsysteem draait op een Mac mini met OS X Server, met FileMaker Server, en wordt bediend door de administratieve kantoorkrachten, vanaf hun iMac´s met FileMaker Pro.
Overige invoer komt voor hen van de verkopers in de toonzaal, die daar ook over een iMac beschikken.

”Ons nieuwe FileMaker-systeem heeft Tibeflex een sprong vooruit laten maken”, zegt Kendall Tiberghien. ”De dagelijkse 2,5 mensuur aan administratieve rompslomp is komen te vervallen. We plannen beter. Er gaan meer offertes de deur uit. Aanvragen op papier scannen we in. Het klantdossier is compleet: we zien in één oogopslag wat we eerder hebben geplaatst en welke kleur we bijvoorbeeld moet bijbestellen voor een vervolgopdracht.”

Ook heel belangrijk als klantenservice essentieel is: de werklieden zijn enthousiast over hun FileMaker-toepassing op de iPad. Het systeem steunt het werkproces en ze hebben direct zicht over hun uren en de werktekeningen met de maten.

Overige invoer komt voor hen van de verkopers in de toonzaal, die daar ook over een iMac beschikken.

Tibeflex 5

Ervaren partner

Tiberghien junior is heel tevreden met het werk van SHpartners: ”Onze IT-man heeft twintig jaar ervaring. Hij kent de kneepjes van het vak, haalt alles uit FileMaker en heeft ons geholpen de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. De oorspronkelijke begroting hebben we ver overschreden, maar dat komt omdat onze ambitie gedurende de bouw steeds verder is gegroeid.”

Nu wordt het Tibeflex-systeem steeds verder geperfectioneerd. Als grootste Winsol-verdeler van Vlaanderen komt er misschien nog een koppeling met het systeen van de distributeur via de XBRL-uitbreiding van XML. Maar ook zonder die toekomstmuziek is Tibeflex helemaal klaar voor de volgende generatie en de verwachte expansie wanneer de Europese en Vlaams-Belgische economie in rustiger vaarwater komt.

Shpartners
Koen Van der Meulen
koen.vandermeulen@shpartners.com
+32 497 55 00 00

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

Tibeflex