CamperToday

In 2009 begonnen Erik Spaan en Masja Prinsen met CamperToday. Als liefhebbers van retro campers besloten zij na een paar vakanties zelf kampeerbusjes te gaan verhuren. Zij gingen het ondernemersavontuur aan vanuit hun vaste baan. Inmiddels loopt hun bedrijf zo goed dat ze er voorzichtig aan denken de stap naar het vrije ondernemerschap helemaal te zetten. Dankzij FileMaker kennen ze altijd de status van hun vloot van zeven campers en weten ze precies waar ze aan toe zijn.

CamperToday

Zelfgebouwde oplossing voor het verwerken van verhuuraanvragen in FileMaker Pro.

Overzicht

  • Zelfgebouwde oplossing voor het verwerken van verhuuraanvragen in FileMaker Pro.

Branche

  • Automobiel- en transportindustrie

Oplossing

  • Aan de hand van meegeleverde sjablonen, zelfgebouwde oplossing voor het verwerken van verhuuraanvragen in FileMaker Pro, geïnstalleerd op een Windows PC in de bedrijfshal die ook als kassa fungeert, en op twee Apple laptops.

Voordelen

  • Tijdwinst van 50 minuten per reservering. Van een uur voor het maken van een bevestiging naar tien minuten.
CamperToday 1

CamperToday op weg naar de vrijheid met FileMaker

Met de bijgevoegde voorbeelden heb ik zelf een databaseapplicatie in elkaar gezet.'We hebben oldtimers gehad en zijn van oudsher fan van de klassieke VW-busjes waarmee we zelf heel Europa doorgereden zijn. Op enig moment dachten we: "waarom gaan we het zelf niet doen?"' vertelt Erik Spaan, een van de twee eigenaren van CamperToday.

Drie jaar geleden namen hij en partner Masja Prinsen de gedurfde stap een bedrijf op te zetten om campers te verhuren, naast hun vaste banen. Ze begonnen met twee campers en hebben inmiddels een bescheiden vloot van zeven Volkswagenbusjes van verschillende comfortklassen. Geen villa's op wielen, maar degelijke, compacte busjes voorzien van de basisgemakken en sommige met wat meer luxe.

Het zijn Volkswagens Type T3, T4 van de tweede generatie en alkoofcampers met een origineel Westfalia- of Karmann-interieur. Vanwege hun bescheiden formaat zijn de bussen erg prettig om mee te rijden. En je kunt er overal mee terecht: op het platteland en in de stad.

CamperToday verhuurt vooral aan twintigers, dertigers en pensionado's. 'Kamperen met een camper zit tussencamping en glampingin. Meer comfort dan met een tent en je hebt toch de vrijheid die bij kamperen hoort. Je hebt immers altijd je kookstel en een koelkastje bij je, water en een goed bed. Optioneel wordt er vaak een draagbaar toiletje bij gehuurd.'

Hoe meer je automatiseert, hoe beter het overzicht - Zes keer sneller en foutloos.

— Erik Spaan

Organisch groeien

De zaken gaan goed bij CamperToday. 'Onze busjes zijn altijd in de verhuur. Er staat er nooit eentje op het terrein. In tegendeel, we zouden er meer kunnen verhuren. Vooral in het hoogseizoen bestaan er wachtlijsten voor de campers. Maar we willen de zaak rustig op- en uitbouwen, en vooral niet te snel groeien. We halen er nu een deel van ons inkomen uit, maar we kunnen niet beiden onze banen opzeggen.' Naast de camperverhuur verkoopt CamperToday sinds kort ook een bescheiden assortiment kampeerartikelen, zoals tenten, accessoires, tafels en stoelen. Wel allemaal producten die met campers te maken hebben.

Om de logistiek rondom het verhuren en het onderhoud van de classic campers vlekkeloos te laten verlopen, is geautomatiseerde hulp onmisbaar. CamperToday gebruikt daarvoor een zelfontwikkelde FileMaker-applicatie. Dat het FileMaker werd, is te danken geweest aan een actie. Als je FileMaker voor de iPhone aanschafte, kon je de officiële licentie tegen een forse korting erbij kopen. Dat leek Erik een aantrekkelijk aanbod.

Zelf doen

Erik Spaan is zelf de handleidingen van FileMaker ingedoken om de applicatie te bouwen voor het ondersteunen van de verhuurprocedure. Daarmee genereert FileMaker een bevestiging en een huurcontract nadat de reservering via de website is ingevoerd in het systeem. Het huurcontract wordt als pdf via de e-mail verstuurd. 'We hebben deze toepassing gebouwd op basis van de voorbeelden die FileMaker met het pakket meelevert. Zo hebben we het facturenstramien overgenomen en aangepast aan onze eigen bedrijfswensen. We hebben veel aan de sjablonen gehad: de scripts zijn eenvoudig zelf aan te passen. Het is bovendien erg prettig werken dankzij de Apple-achtige opmaak. Daar ben ik wel van gecharmeerd. En FileMaker werkt ook goed op de PC. In onze bedrijfshal fungeert een PC als kassasysteem en daar op draait FileMaker zonder problemen.'

Behalve de huurcontracten houdt Erik in FileMaker een database bij voor het onderhoud van de campers. Daarin wordt bijgehouden wanneer de campers een onderhoudsbeurt hebben gehad en welke specifieke verzekeringsgegevens bij een camper horen.

Dankzij het huidige verhuursysteem kunnen de eigenaren van CamperToday snel zien wat de status van reserveringen en verhuurde campers is. Of er betaald is, voor welke periode een camper gehuurd is en welke accessoires zijn mee verhuurd bijvoorbeeld. 'Hoe meer je automatiseert, hoe beter het overzicht is', meent Erik. Eenmaal per week loopt hij de map door en ziet hij welke reserveringen er uitstaan, welke campers verhuurd zijn en of er specifieke zaken zijn waar actie op moet worden ondernomen.

Zonder FileMaker zou Erik het bedrijf nog steeds vanaf papier hebben geleid, zoals in het begin. Dat betekende veel en vaak kopiëren, veel tijd en veel fouten. 'Het kostte bijvoorbeeld veel tijd om een reservering af te handelen. Met FileMaker hebben we die tijd teruggebracht van een uur naar tien minuten. Zes keer zo snel en zonder fouten. Het is nu een kwestie van minuten om een reservering te bevestigen en een huurcontract op te stellen en per e-mail te versturen. Als je zoals ik naast deze zaak ook een baan hebt, moet je alles goed en strak regelen en je tijd efficiënt gebruiken.'

CamperToday 4

Zakelijke informatie

CamperToday gebruikt het FileMaker-systeem ook om te volgen hoe lang mensen campers huren en wat ze meehuren. Dat geeft goede informatie om naar de toekomst te kijken.

Erik: 'Wensen hebben we natuurlijk ook in dit stadium. Zo voeren we de gegevens van een reservering die op internet gedaan wordt, nog handmatig in. Er zou een koppeling moeten komen zodat reserveringen via internet rechtstreeks in de database wordt gedaan. Ook zouden we op de website vanuit de database willen tonen wat de beschikbaarheid van de campers is. Dat gebeurt eveneens nog handmatig. Dan kan een potentiële klant direct een camper boeken voor de periode dat hij vakantie heeft, en het maakt de kans op dubbele boekingen kleiner. Een andere koppeling die we graag zouden maken, is naar de boekhouding. Dat scheelt tijd en uitzoekwerk voor het bijhouden van de administratie en de belastingaangifte.'

Uitbesteden

Al met al is CamperToday op weg naar vrijheid dankzij de zelfontwikkelde FileMaker-toepassing. Erik heeft kijkend naar de toekomst nog een kleine wens. 'Hoewel ik het erg leuk vind om zelf met FileMaker aan de slag te gaan, merk ik dat het mij steeds vaker aan tijd ontbreekt. Ik denk er daarom over om in de toekomst een ontwikkelaar in te schakelen voor het uitbouwen van het systeem.'

Contact lokaal FileMaker team:

Ive Defaix
nld_sales@filemaker.com
http://www.filemaker.com/nl/

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

CamperToday