DTG

Internet heeft de wereld op zijn kop gezet – voor de leveranciers van gidsen misschien het meest. Want na verbinding en e-mail, gaat internet vooral over zoeken en vinden. En dat was nu juist de kernactiviteit van gidsenleverancier DTG. Sinds de opkomst van internet in 1995 heeft DTG dan ook een paar ritjes in de achtbaan gemaakt, en zichzelf opnieuw moeten uitvinden.

Hoe FileMaker zichzelf verkocht bij DTG

DTG heeft de weg naar boven weer gevonden met een compleet nieuw, eigentijds MKB-portfolio met webbouw; zoekmachinediensten (SEO, adverteren), online profielen gekoppeld met veelsoortige zoekdiensten en met de online gids. En met als hekkensluiter de oude vertrouwde gedrukte gids.

Overzicht

  • DTG is een bedrijf dat praktische online marketing services biedt voor MKB ondernemers in Nederland. DTG gebruikt FileMaker voor hun facility management onderdelen, zoals het wagenpark, de technische dienst, de telefonie, de post, de catering en de schoonmaak op vier locaties; in Amsterdam, Eindhoven, Tilburg en Zwolle. Het DTG FMIS in FileMaker geeft een duidelijk beeld van alle facility onderdelen afgerond of gaande binnen de organisatie.

Branche

  • Klein bedrijf

Oplossing

  • FileMaker 13 and FileMaker GO

Voordelen

  • Efficiënt en betrouwbaar FMIS (facilitair management informatiesysteem), waardoor alle facetten van DTG´s facility management inzichtelijk, beheersbaar en te sturen zijn.

In de roerigste jaren is de afdeling facility management een constante factor geweest. De afdeling was voortdurend bezig beter te presteren, tegen lagere kosten. Daarbij wist die zich gesteund door FileMaker. ”Onze afdeling is bekwaam in het zelf bouwen in FileMaker en het management steunt dat. We besparen er geld mee, zijn er flexibeler door en leveren sneller dan wanneer we buiten de deur laten programmeren”, zegt facilitair coördinator Henk Siepel.

Oorsprong

De gedrukte telefoongids werd in 1881 voor het eerst uitgeven door Nederlands nationale PTT (´Posterijen, Telegrafie en Telefonie´). In 1965 kwam daar de commerciële Gouden Gids naast in de markt, met een complete lijst met bedrijfscontactgegevens. Na verschillende omzwervingen zijn de beide uitgaven elkaar in de armen gevallen om sinds 2009 gezamenlijk te verschijnen. Die fusie werd ingegeven door synergievoordelen en de omwenteling van de markt, van een telefoniemarkt die ook internet mogelijk maakte, naar een online-wereld waarin ook wordt gebeld. Het bedrijf heet nu DTG, en dat is geen afkorting meer, maar een woord op zich. Want de onderneming biedt complete dienstverlening om het profiel van MKB-bedrijven tot ongeveer 250 mensen op het netvlies van de doelgroep te krijgen – ongeacht waar de ´customer journey´ begint en langs alle ´touch points´ tijdens het verloop van de reis.

Gouden Tijden
Henk Siepel is de facilitair coördinator van het DTG bedrijfsbureau. Hij begon in 2000 bij Gouden Gids toen dat nog van ITT was. Glimlachend: ”Dat waren ook de ´Gouden Tijden´”. Tussen 1995 en 2005 wisselden telefonie en internet stuivertje in Nederland en stagneerde de omzet van de gidsen. Na de samenvoeging met De Telefoongids in 2008, kromp het aantal medewerkers van 1100 tot 600.

DTG kreeg het lek gelukkig boven, vond zichzelf opnieuw uit, en wist een heuse trendbreuk te veroorzaken en de omzetdaling om te buigen naar groei. Nu is er weer vertrouwen, elan en geld om te investeren in de dienstverlening. ”Dat vertrouwen vertaalt zich in overtuigingskracht”, zegt Siepel. ”En overtuigingskracht leidt weer tot versnelde verdere groei.”

 

Het DTG FMIS in FileMaker, heeft onze kosten gedrukt en onze prestaties verbeterd. Eén versie van de waarheid, geen dubbelingen, vergissingen of fouten. Als je naar geld vraagt, geeft ons FMIS precies het goede antwoord

— Henk Siepel
DTG 1

Facility Management

Facility Management van DTG verzorgt in hoofdzaak het wagenpark, de technische dienst, de telefonie, de post, de catering en de schoonmaak op de vier locaties in Amsterdam, Eindhoven, Tilburg en Zwolle. Henk Siepel is de FileMaker-kampioen van DTG, maar is in de Gouden Gids-tijd begonnen als inkoper ´van het wagenpark tot aan kopjes thee en de potloden´. En op de IT-afdeling heeft hij nooit gewerkt. Hoe kan dat?

FM InformatieSysteem

”Mijn leidinggevende vroeg me indertijd om een lijst voor Facility Management waarop de vierhonderd werkplekken en medewerkers aan elkaar werden gekoppeld”, zegt Siepel.

Nu was ITT Gouden Gids een Apple-bolwerk en Apple was de eigenaar van softwarebedrijf Claris, dat de eerste versies van FileMaker-clients kosteloos bij de computers bijleverde.
”Ik hield dus al wat dingetjes in FileMaker 5 bij en die prille ervaring kwam me goed van pas. In mum van tijd had ik een complete, uitbreidbare database opgezet met de gevraagde gegevens. Die breidde ik telkens uit met persoonlijke gebruikers-layouts op maat voor de afdelingsmanager en de collega´s zodat we allemaal beschikten over één versie van de waarheid.”

Pakketten als Axxerion en Planon bestonden nog niet. Zonder te programmeren had Henk Siepel de kiem gelegd voor wat het DTG Facility Management InformatieSysteem, het FMIS, is gaan heten. Werkplek, naam medewerker, geboortedatum, datum indiensttreding, mobiel van de zaak, auto van de zaak… en zo groeide dat verder.

In huis

Telefonie is indertijd wel naar de IT-afdeling verhuisd, maar met het FMIS gebeurt dat niet: ”De afdelingsmanager wil dat niet en wil ook niet met een standaardpakket werken, waarbij derden programmeren. We kunnen het namelijk zelf heel snel en hebben zo de controle over de functionaliteit, onze gegevens en de kosten.”
”Wanneer een van de collega´s van facility management wensen heeft, gaan we een uurtje zitten en breiden we het systeem voor hem uit met een persoonlijke lay-out. FileMaker heeft zichzelf hier verkocht en groeit met de DTG-organisatie mee.” DTG werkte bijvoorbeeld met zes leasemaatschappijen en al is dat er nu nog een, de facturen worden altijd bijgehouden in het FMIS.

Henk Siepel is van lieverlee en met alle plezier FileMaker-ontwikkelaar geworden. In 15 jaar is hij uitgegroeid van hobbyist tot professionele ervaringsdeskundige. Hij is verantwoordelijk voor de FileMaker 13 Server die in de ´main equipment room´ van de IT-afdeling staat, waar ook het klantbeheersysteem (CRM) voor 120.000 betalende klanten staat te zoemen.
Het FMIS beheert Henk naast zijn oorspronkelijke werk, waarin hij inmiddels is doorgegroeid tot verantwoordelijke voor de technische dienst, de service desk, de post, en het facilitaire deel van inkoop.

Wendbaar

Bij DTG is Facility Management net zo wendbaar als het bedrijf zelf is, en FileMaker maakt dat mogelijk.
Voorbeeld. Wanneer medewerkers lange dagen maken, dan laten ze hun persoonlijke internetbestellingen aan de DTG-receptie bezorgen. Dus zorgde FMIS voor een toepassing voor de iPad op de balie, waarop pakketjes wordt ingeboekt en wordt getekend voor ontvangst.
Nog een paar. Parkeer- en snelheidsboetes. Visitekaartjes bestellen. Belkosten verrekenen. Sleutelbeheer. FMIS zorgt telkens voor een oplossing.
Nog mooier: de technische dienst maakt rondes door de panden op de vier locaties om leidingen door te spoelen (tegen legionella), klein onderhoud te verrichten en schades te noteren. Het FMIS levert daartoe plattegronden waarop de toestand en werkzaamheden worden geregistreerd en bijgehouden.

Geld en kpi´s

”Facility management gaat vaak over geld”, zegt Henk Siepel. ”Catering, dure uitrijkaarten voor de parkeergarage van het Amsterdamse kantoor, het onderhoud aan de blusmiddelen: alles kun je terug vertalen naar locaties, werkplekken, medewerkers en vooral geld. Onze prestatiedoelstellingen (kpi´s) zijn ook aan geld gekoppeld. Alles beheren we vanuit het FMIS en einde van het jaar draaien we de resultaten uit het FMIS uit.”

”Het DTG FMIS in FileMaker, heeft onze kosten gedrukt en onze prestaties verbeterd. Eén versie van de waarheid, geen dubbelingen, vergissingen of fouten. Als je naar geld vraagt, geeft ons FMIS precies het goede antwoord.”

Vlotte overstap

DTG is veranderd, en FileMaker veranderde mee. ”En dat is nog bijna dagelijks aan de orde”, zegt Siepel. Na de samenvoeging veranderde het Apple-bolwerk van Gouden Gids, in het Microsoft‑bolwerk van DTG. Ook die overstap maakte FileMaker weer vlot en zonder struikelen.

De FileMaker 13 Server van DTG draait op een virtuele Microsoft-server en er zijn twaalf licenties voor de collega´s op hun Microsoft-werkplekken, met vijf bij FM Server bijgeleverde Filemaker GO connecties. De technische dienst en de receptie gebruiken de iPad. Aanpassing van alle lay-outs naar iPhone en iPad is eenvoudig mogelijk, maar heeft nu geen prioriteit.

DTG, Facility Management en Henk Siepel zijn dik tevreden met FileMaker en hun FMIS. ”We weten eigenlijk niet wat een storing is. Eigenlijk betekent dat alleen het wegvallen van de WiFi-verbinding als de technische dienst in de lift staat te werken.”

Aan te vragen toestemming DTG

Naam contactpersoon: Henk Siepel

E-mail contactpersoon: h.siepel@dtg.nl

Telefoonnummer contactpersoon: +31 (20) 408 62 00

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

Close

DTG