Somerset Emergency Volunteers

"Filemaker heeft ons in staat gesteld om te doen wat we zo wanhopig graag willen doen; hulp bieden aan families in het getroffen gebied die onze steun zo hard nodig hebben. Toen het water uit de overstromingsgebieden was teruggetrokken, bleef er een enorme hoeveelheid werk achter. Door FileMaker kon een klein kernteam van vrijwilligers dit werk aan en de best mogelijke steun bieden aan de lokale gemeenschap." - Paula Blight, Chief Executive, Mendit Community Support

Video bekijken

Door FileMaker hebben vrijwilligers die steun bieden in de overstromingsgebieden van Somerset twee dagen extra per week om te helpen in de frontlinie

Het zeer snel geïmplenteerde systeem stuurt mensen eropuit en versimpelt het indienen van schadeclaims door de inwoners

Overzicht

  • Met FileMaker konden de herstelwerkzaamheden worden beheerd na de overstroming van de Somerset Levels

Branche

  • Non-profit

Oplossing

  • Het FileMaker-systeem is binnen twee weken ontwikkeld om vrijwilligersactiviteiten en verzekeringsstatussen van lokale panden te beheren

Voordelen

  • Vrijwilligers hebben nu 2 extra dagen per week om in de frontlinie te helpen en kunnen bemiddelen tussen ontheemde bewoners en verzekeringsmaatschappijen.
Somerset Emergency Volunteers 1

Tijdens de nasleep van de vernietigende overstromingen in de Somerset Levels tijdens kerst 2013 zijn lokale organisaties en vrijwilligers de uitdaging aangegaan om de herstelwerkzaamheden te begeleiden. Mensen uit alle lagen van de bevolking zijn samengekomen om de lokale gemeenschap weer op te bouwen, maar het kernteam van vrijwilligers werd geconfronteerd met een enorme opgave; één die steeds maar groter werd bij het terugtrekken van het water.

We kunnen ons nu opstellen als waardevolle tussenpersoon bij verzekeringszaken voor de inwoners van Somerset. Dit is een van de grootste oorzaken van stress tijdens dit soort periodes. Door de gemakkelijke en goed beveiligde toegang van de gegevens waar wij de beschikking over hebben, kunnen we gezinnen verzekeren dat hun problemen accuraat en efficiënt worden opgelost, wat onbetaalbaar is wanneer ze al zoveel dat ze lief is, hebben verloren.

— — Sadie Foster, Assistant Operations Manager, Somerset Emergency Volunteers
Somerset Emergency Volunteers 1

De Uitdaging

De vraag naar hulp na de overstromingen was zo prangend, dat mensen zich vol overgave op de herstelwerkzaamheden stortten. Meer dan 2000 mensen boden aan om te helpen met opruimen. Er was buiten de originele inspanningen een ander langetermijnherstelproject dat moest worden georganiseerd.

De vrijwilligersorganisaties South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) en Mendip Community Support (MCS) werden pas laat ingeschakeld, in maart, samen met de Somerset Emergency Volunteers. Tegen de tijd dat deze organisaties werden ingeschakeld, liepen ze al ver achter. Het hoofdkantoor zat zonder stroom en de activiteiten werden bijgehouden op papier, wat resulteerde in grote stapels links, rechts en overal.

Er ontstonden verschillende problemen doordat het kleine kernteam zo'n groot project op papier moest organiseren. Het was voornamelijk ingewikkeld om inzicht te krijgen in welke activiteiten al waren voltooid en wat er nog moest gebeuren. Het is voor verzekeringsdoeleinden belangrijk om bij te houden welk werk er is verricht om de overstromingsschade te repareren. Het is een tijdrovende klus om de relevante informatie te vinden wanneer die nodig is, omdat zoveel gezinnen afhankelijk zijn van een vast team van rond de 30 mensen.

Hetzelfde gold voor het bijhouden van vrijwilligersactiviteiten. Vrijwilligers werden op papier ingeschreven en in de onmiddellijke stormloop bleek het een ware uitdaging te zijn om bij te houden wie zich had opgegeven als vrijwilliger. Dit is echter essentieel voor de vrijwilligersorganisatie, omdat zij verzekering voor individueel letsel moeten bieden.

Het werk was niet alleen tijdrovend en stressvol, met teamleden die dagen van 15 uur per dag maakten, 7 dagen per week, maar ook essentiële rapporten konden hierdoor gemakkelijk verloren raken of worden vernietigd. Het was duidelijk dat er een app nodig was voor beheer, maar de verschillende bedrijven die waren benaderd, lieten weten dat het 9 tot 12 maanden zou duren om een systeem te bouwen dat de behoeftes van het project aankon. Het was simpelweg geen optie om zo lang te wachten op een systeem.

Somerset Emergency Volunteers 3

Oplossing

Mendip Community Support richtte na deze confrontatie de hoop op FileMaker. Martin Bridges, ontwikkelaar uit het getroffen gebied, heeft samen met het team binnen twee weken een systeem gebouwd. Zo is er voor de vrijwilligersorganisaties cruciale tijd gewonnen en konden ze hun toegewijde vrijwilligers nog beter inzetten.

Er werd een relationele, op maat app opgezet, waarin allerlei data ingevoerd, opgeslagen en opgevraagd kon worden wanneer dat nodig was, en waarmee onder andere vrijwilligersactiviteiten en verzekeringsstatussen konden worden bijgehouden. Ook was het essentieel dat de app op maat eenvoudig aangevuld en aangepast kon worden, omdat zaken als verzekeringsstatussen constant veranderen.

De papieren inschrijfformulieren bij het hoofdkwartier van de liefdadigheidsorganisatie werden vervangen door iPad's, voorzien van FileMaker Go. Aan het begin van elke dienst konden vrijwilligers eenvoudig op de iPad inloggen en hun werktijden en contactgegevens invullen, waarbij ze ook nog eens konden aangeven wanneer ze wilden lunchen.

Somerset Emergency Volunteers 4

Voordelen

Door het gebruik van FileMaker konden vrijwilligers die eerst vast zaten aan hun bureau, waar ze bedolven werden met papierwerk, nu echt helpen in het getroffen gebied.

Omdat de oplossing op basis van het FileMaker Platform direct toegang biedt tot alle relevante data, kan de liefdadigheidsinstelling nu een waardevolle bijdrage bieden als tussenpersoon tussen verzekeringsmaatschappijen, taxateurs en bewoners. Om het team de data nu naar wens kan doorzoeken en ordenen, kunnen ze de verzekeringsmaatschappijen en de getroffen families eenvoudig op de hoogte houden van hoeveel werk is verricht aan een pand, en wat voor invloed dit heeft op de verzekering. Ze kunnen direct zien of een huis onderverzekerd, verzekerd of helemaal niet verzekerd is. Dit helpt enorm om een zeer stressvolle tijd dragelijker te maken. Doordat de app op maat eenvoudig is te doorzoeken, wordt snel duidelijk welke panden en families de meeste hulp nodig hebben, zodat het team deze mensen toegang kan geven tot de opslag met gedoneerd meubilair, om te vervangen wat verloren is gegaan.

Voor de vrijwilligers zelf heeft het inlogsysteem van FileMaker enorme tijdswinst opgeleverd. Voorheen was één lid van het team van iedere veertien dagen vier dagen kwijt aan de registratieprocedure. Nu kunnen deze vier dagen aan de frontlinie worden besteed, omdat vrijwilligers inchecken op een iPad. Hierdoor zijn de gegevens van vrijwilligers ook veilig opgeslagen, zodat de liefdadigheidsinstelling kan bijhouden wie wanneer gewerkt heeft. Dit is van groot belang bij het verwerken van verzekeringsclaims van degenen die tijdens hun vrijwilligerswerk gewond raken.

Vooruitblik

Het systeem dat opgezet is voor de Somerset Levels vormt een blauwdruk voor toekomstige hulpoperaties, ongeacht het type ramp. Het biedt lokale autoriteiten en vrijwilligersorganisaties een opzet die onmiddellijk toegepast kan worden als er weer zoiets gebeurt, waardoor  hulpoperaties gelijk een goede basis hebben en niet achter de feiten aan blijven lopen.

dataBASED.biz

Martin Bridges

Oakridge Cottage

Oakridge Lane

Winscombe

BS25 1LZ

Groot Britannië

+44 1934 782651

Martin@dataBASED.biz

www.dataBASED.biz

Contact opnemen met FileMaker

http://www.filemaker.com/nl

Close

Somerset Emergency Volunteers