't Washuis

"Voordat we met FileMaker werkten, kostte de facturatie me iedere maand ruim tweeënhalve dag. Nu ben ik in enkele uren klaar, ondanks onze sterke groei. De facturen worden automatisch gemaakt: ik loop ze enkel even na, daarna gaat het grootste deel met een muisklik digitaal de deur uit. Het is ook heel simpel om de incassogegevens in te voeren bij de bank." – Ina Elsten, oprichter 't Washuis

't Washuis: kind kan de was doen met FileMaker app op maat

FileMaker app op maat stroomlijnt facturatieproces, met een tijdswinst van twee dagen per maand.

Overzicht

  • 't Washuis spendeerde iedere maand tweeënhalve dag aan de facturatie. Alles gebeurde handmatig: van het bijhouden van de opdrachten tot het calculeren, opstellen van de facturen en incasseren via de bank.

Branche

  • Klein bedrijf

Oplossing

  • Met een FileMaker app op maat op een centrale pc en twee iPads gebeurt het volledige proces nu geautomatiseerd en kunnen facturen digitaal worden verstuurd. Alle klant- en opdrachtgegevens zijn digitaal beschikbaar voor beter inzicht in de business.

Voordelen

  • De maandelijkse facturatie kost nog maar vier uur in plaats van twintig uur, ondanks de snelle bedrijfsgroei. Naast een enorme tijdswinst biedt de FileMaker app op maat 't Washuis nieuwe mogelijkheden om het bedrijf te ondersteunen bij verdere uitbreiding.
't Washuis 1
't Washuis verzorgt sinds 2002 de was van particulieren en bedrijven in de regio Roosendaal. "Het grootste deel van onze klanten bestaat uit particulieren die in zorginstellingen verblijven. Verder werken we bijvoorbeeld voor restaurants en bedrijven", vertelt oprichter Ina Elsten.

Het dagelijkse bestuur heeft Elsten inmiddels overgedragen aan haar zoon, maar 't Washuis blijft onverminderd succesvol. Het aantal klanten verveelvoudigde in rap tempo. Momenteel maken bijvoorbeeld al ruim driehonderd bewoners van zorginstellingen gebruik van de diensten. Ook werden de activiteiten uitgebreid. Zo doet 't Washuis naast de was ook kleine herstellingen en voorziet het bedrijf textiel van naamlabels. Er staan inmiddels acht mensen op de werkvloer, plus Elsten zelf. Voor het ophalen van de was doet ze een beroep op drie freelancechauffeurs.

Je kunt FileMaker eenvoudig naar je behoeften uitbreiden, alles kan erin. Zo willen we graag 'preferred supplier' van zorginstellingen worden. We gaan nu kijken hoe FileMaker ons inzicht in de omzet en activiteiten per instelling kan geven. Dat helpt ons om met ze in gesprek te gaan. Een volgende logische stap zou zijn om ook het bestelproces te koppelen aan de app.

— Ina Elsten, oprichter 't Washuis
't Washuis 1

De uitdaging

Met de snelle groei werd de administratie steeds complexer. Elsten: "Het werd op een gegeven moment onwerkbaar. Iedere was die je krijgt is anders en voor verschillende soorten was gelden verschillende prijzen, soms per stuk, soms per kilo. Door de uitbreiding van onze activiteiten kregen we ook steeds meer productgroepen." Bovendien factureert 't Washuis niet aan de zorginstellingen, maar aan iedere particuliere bewoner afzonderlijk. "Per klant hielden we op de werkvloer een A4-tje bij, bijvoorbeeld met het soort en de hoeveelheid was of het aantal te labelen stuks. Op basis daarvan maakte ik maandelijks alle facturen in Excel. Vervolgens moest ik ook alle gegevens voor automatische incasso handmatig bij de bank invoeren. Dat kostte me alles bij elkaar zeker tweeënhalve dag", zegt Elsten.

Elsten wilde het facturatieproces versimpelen. "We wilden een computersysteem waarbij we op de werkvloer gegevens konden invoeren in een draagbaar systeem. Dat was in 2010. In de horeca werd er toen op de terrassen ook al gewerkt met dergelijke oplossingen, zoiets hadden we voor ogen."

De oplossing van FileMaker

Via een zoekactie op Internet vond Elsten FileMaker en Bart van Baren, die tegenwoordig bij FileMaker-partner Lesterius werkt. Hij bouwde een FileMaker app op maat waarmee 't Washuis eenvoudig alle activiteiten bijhoudt, factureert en de incasso regelt. Elsten: "Op de werkvloer hebben we twee iPads met FileMaker, waarin we per klant alle opdrachten bijhouden. Alle klantgegevens, productgroepen en prijzen staan erin, samen met de betalingscondities. Op kantoor staat een pc met de app. Daarmee maken we met een paar muisklikken alle facturen. We hoeven ze enkel nog te controleren."

In 2014, met de komst van SEPA-facturatie, automatiseerde 't Washuis ook de export van incassogegevens naar de bank. "Het werd toen heel ingewikkeld, met allemaal tussenstappen. Bart heeft voor ons een oplossing gebouwd waarmee we eenvoudig een exportbestand maken en naar de bank sturen. Hij is heel creatief en nog steeds erg belangrijk voor ons. Ik ben in principe een digibeet. Als ik ergens tegenaan loop of iets nieuws wil, bel ik hem voor hulp. Het is niet alleen het systeem dat telt, maar ook de mens erachter", aldus Elsten. In 2015 startte 't Washuis ook met digitaal factureren via de FileMaker app op maat. "80 procent van onze facturen gaat nu met een druk op de knop digitaal de deur uit, de rest gaat nog per post of doen we bij de was."

Opmerkelijke voordelen

't Washuis realiseerde een gigantische tijdswinst met de FileMaker app op maat. Elsten: "Alles bij elkaar zijn wij nu in vier uur klaar in plaats van in twintig uur, terwijl het aantal klanten alleen maar groter is geworden. Met het digitaal factureren hebben we nog een extra slag gemaakt, we besparen aan uren, papier, toner en postzegels zeker drie- tot vierhonderd euro per maand." Doordat het invoeren van gegevens op de werkvloer heel eenvoudig en accuraat kan gebeuren, is de kans op fouten in facturen bovendien veel kleiner.

Elsten is ook heel enthousiast over de flexibiliteit van FileMaker. "We kunnen eenvoudig zelf dingen aanpassen. Dat gaat van klantgegevens, betalingscondities en speciale teksten op facturen, bijvoorbeeld met Kerst, tot de medewerkers die gegevens mogen invoeren op de werkvloer. Daarnaast kun je het systeem eenvoudig naar je behoeften uitbreiden, alles kan erin." Zo wil 't Washuis nu via FileMaker inzicht krijgen in de omzet en activiteiten per zorginstelling. "We willen graag 'preferred supplier' van zorginstellingen worden en dit inzicht helpt ons om met ze in gesprek te gaan. Een volgende logische stap zou ook zijn om het bestelproces te koppelen aan de app. Op dit moment hebben de chauffeurs nog papieren lijsten uit Excel, dan zouden ze met een iPhone of tablet kunnen werken. Ook dat scheelt weer tijd en geld", aldus Elsten.

Contact opnemen met FileMaker

http://www.filemaker.com/nl

Close

't Washuis