FileMaker – navet i konstgalleriet

Umeåbaserade Galleri Andersson/Sandström började redan 1914, då som ramaffär. Idag är det en internationell galleriverksamhet med filial i Stockholm och en snabbt växande kundkrets där företag, privatpersoner och institutioner världen över handlar samtidskonst i världsklass. En utveckling som till stor del varit möjlig tack vare FileMaker.
– FileMaker är hjärtat i vårt företag, berättar delägaren Sara Sandström.

Galleri Andersson/Sandström
FileMaker – navet i konstgalleriet

Företag

  • Galleri Andersson/Sandström

Bransch

  • Konstgalleri

FM-system

  • Pro, Server och FileMaker Go

Utvecklare/partner

  • KAIT

För att hålla ordning på alla uppgifter om konstverk, konstnärer och kunder måste det administrativa systemet fungera smidigt. Före FileMaker skapades och underhölls all information med hjälp av papper och penna.
– Vi skapade till exempel ett omfattande register. Alla konstnärers adresser och verk inklusive foto, tillkomstår och teknik sattes i tjocka pärmar. Dessutom samlade vi kunduppgifter och försäljningar på samma sätt. Det var rena stenåldern och risken fanns alltid att något skulle bli fel, berättar Sara.

Under 1999 hittade man ett smart datoriserat alternativ: FileMaker. Sedan dess har systemet vuxit i takt med företaget och idag är FileMaker Server Advanced? navet i verksamheten. Allt från konstverksförteckningar och kunduppgifter till vernissagekortmallar nås enkelt och snabbt.
– Vi har såväl adress-och lagerregister som fakturering i FileMaker. Vi kan skicka epost med pdf-er där all information finns. Det är bara att trycka på en knapp, säger Sara.

Systemet upplevs av alla i personalen som enkelt att hantera och flexibelt att bygga ut. För att möta framtidens behov anpassas och utvecklas FileMaker kontinuerligt. Här ansvarar delägaren Stefan Andersson, som arbetat med FileMakersystem i många år. Till sin hjälp har han Andreas Ekholm från IT-företaget KAIT.
– Vi är beroende av ett fungerande databassystem som är driftsäkert, lättarbetat och framför allt samordnat. Allt detta har vi i FileMaker. Och när nya versioner kommer, följer vi med i utvecklingen, berättar Sara.

De två kontoren arbetar mot samma databas vilket gör att det geografiska avståndet på 65 mil inte märks nämnvärt. Och med FileMaker Go för iPhone har möjligheterna nu blivit ännu större. Register och kontaktuppgifter är är alltid lätt åtkomliga, även på resande fot:
– Vi deltar ofta i internationella mässor där vi träffar både kunder och konstnärer. Då är det viktigt att ha all information med sig. Min lilla iPhone innehåller just nu 6350 telefonnummer och det är ju inget man knappar in manuellt. Dessutom finns där uppgifter om 9569 grafiska blad. Och alltihop ligger i handväskan hela tiden. Det är verkligen smidigt..

FileMaker:

Ansvarigt regionalt kontor
Magnus Schmiedtke
FileMaker GmbH
Carl-von-Linde-Strasse 38
85716 Unterschleissheim
Tyskland
Tlf. +46 406 928 501 (Sverige)
magnus_schmiedtke@filemaker.com
http://www.filemaker.com/se

Distributör

Trigono AB
Box 4157
227 22 Lund
Sverige
Tlf. 046 276 50 000
info@trigono.se