Ett smart system för snabb service och smidig administration

FileMaker har en självklar plats hos Göteborgsbaserade företaget Dooman sedan drygt tjugo år tillbaka. Och det är ingen tvekan om varför.
Kunderna vill ju ha leverantörer som har ordning på sina grejor, konstaterar Doomans grundare och ägare Dennis Lewén.

Dooman Teknik AB
Ett smart system för snabb service och smidig administration

Företag

  • Dooman Teknik AB

Bransch

  • Handikapphjälpmedel

FM-system

  • Pro, Pro Advanced, Server och FileMaker Go

Utvecklare/partner

  • Qvadis

Dennis Lewén har arbetat med utveckling av handikapp- hjälpmedel och funktioner för automatisk dörröppning i snart trettio år. Dooman startade han i början av 90-talet för att utveckla sina idéer och smarta lösningar på området. Och FileMaker har följt med hela vägen. Idag kombineras fyra FileMakerprodukter: FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced, FileMaker Server och FileMaker Go.

På kontoret använder Dennis en FileMaker Pro Advanced som är ansluten till en FileMaker Server. Här sköts allt från beställningar till underlag för bokföring. Han har även tillgång till systemet från bilen.
– Hos oss använder alla FileMaker. Som affärssystem, kontakt- och kundregister. Ja, allt.

När Dennis letade efter ett affärssystem i början av nittiotalet hade han framför allt två krav: det skulle fungera i hans Mac och det skulle vara enkelt att hantera. Valet föll på FileMaker, ett beslut han inte ångrar:
– FileMaker är väldigt enkelt att använda. Och för att lyfta och anpassa vårt system ytterligare har vi anlitat Qvadis AB som är certifierad FileMakerutvecklare. Jag tycker att det är kul att se hur verksamheten har formats med hjälp av de här produkterna.

Idag görs kundförfrågningarna ofta via epost. All information sparar Dennis i sitt FileMaker-register. När han sedan inspekterat kundens behov på plats, kan han snabbt skapa en offert – redan i bilen om han vill – och skicka den via epost till kund. När kunden genomfört beställningen kan han förbereda material, boka en ledig montör, kontrollera beläggningen ute i verkstaden och skicka bekräftelse till kunden – utan onödig tidsspillan. Underlag för fakturering finns redan lagrat i systemet.
– Vi håller just nu på med att utveckla en modul för att kunna göra beställningar via Internet direkt in till vårt affärssystem.

Det är verkligen smidigt. Det senaste tillskottet i FileMaker-familjen heter FileMaker Go och förenklar arbetet betydligt i alla avseenden.
– Det plingar till i montörernas mobiler när ett uppdrag kommer in. När jag bokar in en montör, får han automatiskt fram alla uppgifter som behövs för jobbet. Jag ser också direkt i min dator när jobbet är genomfört och kan använda informationen när det är dags att återkoppla till kunden eller fakturera.

Att ha alla fakta samlade i ett enda system gör också att beställnings- och servicefrågor kan besvaras snabbt och korrekt. Det är bara att titta i datorn eller telefonen. Man slipper missförstånd och försvunna papper – något som uppskattas av både kunder och personal, berättar Dennis.
– Alla är nöjda och vet vad som händer.

Även den ekonomiska delen, som kan vara tidskrävande många gånger, fungerar smidigt med FileMaker.
– Bokföringen är mycket enklare och mer omfattande jämfört med andra system. Jag får ett färdigt underlag och vi slipper hantera hundratals verifikationer. Med FileMaker sparar vi både tid och pengar. Jag själv gör faktiskt två-tre mans jobb med de här produkterna.

FileMaker:

Ansvarigt regionalt kontor
Magnus Schmiedtke
FileMaker GmbH
Carl-von-Linde-Strasse 38
85716 Unterschleissheim
Tyskland
Tlf. +46 406 928 501 (Sverige)
magnus_schmiedtke@filemaker.com
http://www.filemaker.com/se

Distributör

Trigono AB
Box 4157
227 22 Lund
Sverige
Tlf. 046 276 50 000
info@trigono.se