Entevor

Entevor reparerar busskurer med FM Go

”Naturligtvis har vi primärt byggt datasystemet för att hantera vår egen verksamhet, men på köpet har vi utvecklat en lösning som gör det möjligt att kunna erbjuda våra kunder den service de anlitar oss för. Med FileMaker kopplat till FM Go har vi också skapat en mobil lösning som gör att vi snabbt kan administrera reparationerna av skadade busskurer i hela Stockholms län."

Det säger Tobias Åhs, VD Entevor, ett litet företag i Jordbro med stort serviceansvar för luttrade stockholmare.

Lite skämtsamt kan man påstå att FileMaker Go ser till att SL:s 4500 väntkurer vid busshållplatserna hålls reparerade när de råkar ut för skadegörelse. Hundratals sönderslagna glasrutor byts ut varje månad.

– Vi har FM Go på test sedan två månader och det är förstås överdrivet att påstå att den gör jobbet, för det är våra tre team av medarbetare som åker runt i Storstockholm och byter glasrutor manuellt. Men appen gör att jag sparar 1-2 timmar per dag på att slippa manuell hantering eftersom avrapporteringen görs från en uppkopplad iPad ute på fältet, berättar Danne Nordborg som handhar det praktiska serviceupplägget.

 

Software och hardware

  • 5 st iPad
  • 5 st FileMaker Go licenser
  • 10 st FileMaker Pro
  • 1 FileMaker Server

Funktioner i lösningen

  • Var och en av SL:s 4 500 busskurer har eget ID i databasen.
  • Koppling till GPS gör att reparationsteamen alltid hittar fram.
  • Fotografering direkt in i appen.
  • Komponentförbrukning och lagerhantering bevakar behovet av externa beställningar.
  • All logistik runt etablering av en busskur.

Fördelar med lösningen

  • Spar tid, 2 timmar dagligen genom digital rapportering.
  • Med foto sker avrapport och ev. tillkommande uppföljning direkt
  • Glastyper och annan typ av nödvändig information nås direkt
  • Faktureringsunderlag och skadestatistik genereras automatiskt
  • Dokumentering av arbetsinsatser viktigt för att få nöjda kunder.

Glas och fax och mejl

Busskurerna har rutor av härdat glas i olika storlekar där de tyngsta väger  54 kilo. De är ämnade att gå sönder vid onormal belastning och bli 250 småbitar per kvadratdecimeter för att inte ge skär- eller personskador. Det pågår ständigt resonemang om andra, bättre lösningar, men i nuläget finns ingen som ger bättre skydd mot skador.

Den andra delen av konceptet är möjligen lättare att påverka. Idag gör uppdragsgivarna Keolis, Nobina, och Arriva fel- och skaderapporteringen via fax eller mejl. Det betyder en manuell instansning i själva FileMakersystemet hos Entevor innan arbetsorderna i digital form når serviceteamens iPads.

För riktig effektivitet krävs att hela kedjan är digital, och i avvakta på det funderar vi på att bygga en webblösning där de kan felrapportera direkt in i vårt system. Det går smidigt att skapa ett webbgränssnitt med FileMaker och dessutom göra det skalbart så att de som rapporterar bara ser de delar av systemet som krävs för att göra en arbetsorder, säger Tobias Åhs.

fmgo_temp_pic1

Lätt framklickbar logistik

Entevors serviceapp har vuxit fram ur den erfarenhet företaget har från minst 15 års användning av FileMaker som program och databashanterare i kombination med växande kundbehov och ny mobil teknik. Fem års manuellt pappersarbete där varje hållplats hade en egen mapp i en mäktig trave försvann i en digital rökpuff det ögonblick FM Go lanserades och erbjöd en mobil lösning. Just möjligheten att med mobila appar kunna hålla kontakt med de centralt placerade databassystemen, tycker Tobias Åhs är oerhört värdefullt.

Återkoppling när uppdragen är utförda kan ske direkt, och åtgärder som inte går att utföra kan omgående rapporteras. Det kan exempelvis handla om att väntkuren är så skadad att den måste ersättas. Sådan information måste nå SL snarast möjligt så att de kan fullgöra sina förpliktelser mot trafikanterna.

FM Go-appen är kopplad till att varje busskur har ett SL-ID och består av ett antal fält där man enkelt kan klicka fram information om glastyper, antal ersättningsglas och andra typer av åtgärder som görs på plats. Fotografier tas före resp. efter reparation och läggs in i appen.

Komponentförbrukning är kopplad till lagerhantering så att glas och annat kan beställas i tid och inte ta slut. Sist men inte minst sker avrapportering som ger faktureringsunderlag men också intressant statistik om vilka kurer som drabbas mest av skadegörelse vilket kan användas till beslutstöd ifall SL vill anlita bevakningspersonal.

I appen finns också busskurens koordinater inlagda, och en direkt koppling till Google Maps gör att man direkt kan se var hållplatsen finns, på vilken sida av vägen etc, vilket gör det smidigt att lägga upp reparationsrutter.

fmgo_temp_pic2

Mer fullständiga fakturaunderlag

Eftersom Entevor även levererar betongfundamenten och andra delar till väntkurerna, så handlar det mycket om att kunna hantera all logistik effektivt – annars försvinner snabbt ekonomin i de olika affärsuppdragen.

Missköter man det administrativa – och samtidigt underlaget till att dokumentera för kunden vad man presterat – så leder det till att missnöjda kunder och i värsta fall förlorade uppdrag, påpekar Tobias Åhs och fortsätter:

Självfallet har vi kontroll på allt jobb som utförs, men med FM Go-lösningen kan vi också fånga in många av de extra arbetsmoment som utförts och i stor utsträckning bara hamnat som en notering på en papperslapp och sen försvunnit.

Entevors uppdrag för SL och trafikutövarna Nobina, Keolis och Arriva utgör cirka en tredjedel av företagets verksamhet. Dessutom hanterar man också en stor del av landets alla annonstavlor utomhus med ett stort antal underentreprenörer som både underhåller tavlorna och ser till att innehållet på dessa byts ut. På sikt satsar Entevor också på att kunna använda FM Go till valda delar av uppdragen för bättre effektivitet i administrationen och snabbare få fram underlag till fakturering av utförda arbeten.

fmgo_temp_pic2

Företagsfakta

Entevor startades 1991, har idag 16 anställda och omsätter idag 54 Mkr. Företaget började tidigt använda FileMaker, som då var ett platt registerprogram, och som smidigt tillät byggande av register för personal och lager, uthyrningsverksamhet etc.

Idag hanterar Entevor affischering av 10 000 annonstavlor i hela landet med hjälp av 130 underentreprenörer. Sedan starten har man byggt cirka12 000 skyltar, exempelvis den typen som står på stormarknadernas parkeringar eller sitter på deras fasader. Man handhar merparten av de stora livsmedelskedjornas affischering.

FileMaker:

Ansvarigt regionalt kontor
Magnus Schmiedtke
FileMaker GmbH
Carl-von-Linde-Strasse 38
85716 Unterschleissheim
Tyskland
Tlf. +46 406 928 501 (Sverige)
magnus_schmiedtke@filemaker.com
http://www.filemaker.com/se