QleanAir Scandinavia

"FileMaker Go ger oss tid över att satsa på vår utveckling"

”När vi beslöt oss för att expandera internationellt runt vid millennieskiftet, valde vi också att fortsätta utveckla stöd för verksamheten i FileMaker. När FileMaker Go senare släpptes så underströk det att vi valde rätt – servicepersonalen ute på fältet ges bättre kontroll över sina insatser, och med snabbare informationsflöden får vi marknadsfördelar gentemot våra konkurrenter.”

Ö̈verblick

  • Företag med innovative affärsidé med fokus att eliminera cigarettrök inomhus i 12 olika länder

Område

  • Kontorsmiljö

Lösning

  • Kund- och servicehantering där FileMaker Go i iPhone avrapporterar mot centralt belägen FileMaker Server

Fördelar

  • Internationellt vidsträckt servicenät hanteras av lokalt placerad personal både snabbt och smidigt med uppenbara konkurrensfördelar som följd

Andreas Göth, Vice President Operations vid svenska Smoke QleanAir Scandinavia AB, ser nöjd ut när han summerar delarna som haft avgörande betydelse för företagets framgång sedan millennieskiftet.
QleanAir Scandinavia hyr ut rökkabiner till tusentals kunder i 12 länder i norra och centrala Europa samt sedan tre år tillbaka även Japan. Företaget startade som en direkt följd av den svenska tobakslagstiftningen 1993, då rökning på arbetsplatser tvingade företagen att skydda icke-rökarna mot passiv rökning.
– Vårt erbjudande med rökkabiner eliminerar den passiva röken samtidigt som den ger större flexibilitet, då kabinerna är mobila och kan flyttas vartefter företagens behov ändras. Dessutom bryts rökningens sociala barriärer ned. Med en kabin kan både rökare och icke-rökare exempelvis fortsätta ett möte utan att tappa tid med en rökpaus, förklarar Andreas Göth.
QleanAir Scandinavias mission är att skapa ren luft genom att eliminera sekundärrökningen, vilket även har positiv effekt på en arbetsplats sociala miljö.

fmgo_temp_pic1
Jenny Sundström, Projektledare för implementering av COOL mobile.

Service lika effektiv som smärtfri Kunden som hyr ska ständigt ha en fräsch och perfekt fungerande rökkabin. För detta krävs en transparant service.

Målsättningen är att serviceinsatsen ska vara lika smärtfri för kunden som för servicepersonalen. Som en del i detta undersökte Smoke Free Systems för fem år sedan möjligheten att skaffa ett mobilt avrapporteringssystem för att ge bättre och snabbare feedback till kunderna och effektivare administration för serviceorganisationen. Området befann sig då fortfarande på stenåldersnivå, jämfört med dagens smartphones och smarta app-lösningar.
Så kom FileMaker Go och ändrade förutsättningarna helt. Med appen i en iPhone kopplar personalen på fältet upp sig och laddar ner ett utsnitt av databasen som innehåller dagens arbetsuppgifter. Avrapportering sker sedan i appen, och eftersom uppkopplingskvalitet och hastighet skiftar ute i världen, lagras informationen lokalt och skickas automatiskt över när mobil täckning finns.
– Serviceteknikern kan även hitta var de olika rökkabinerna finns fysiskt eftersom GPS-koordinaterna är inlagda i systemet. Teknikern kan även ta foto med sin telefon, överföra den till supportavdelningen, vilket gör att vi direkt kan reda ut oklarheter om något behöver justeras i kabinen, säger Andreas Göth.

fmgo_temp_pic2

Som ett självspelande piano

Databasen och servern finns här på huvudkontoret i Stockholm, vilket gör att man har kontroll på denna viktiga del i affärsverksamheten – säkerhet och behörighet är enklare att hantera, dessutom elimineras alla risker med att data kan glida isär och smyga in fel bakvägen.
Uppkoppling mot den centrala FileMakerdatabasen från lokala sälj- och servicekontor runt om i Europa och i Japan sker tekniskt via en terminal server-lösning, dvs servern speglar bara nödvändiga data till varje användares dator/enhet, och det är bara små mängder med ändrat data som behöver transporteras fram och åter. Det snabbar upp även långsamma datanät som inte sällan är fallet i andra delar av Europa.
FileMaker och FileMaker Go löser dessutom en rad tidigare problem. Det mesta av pappershanterad administration är nu borta. Tids- och felrapporter likväl som order och leveranser kan numera göras digitalt.
– Det är fantastiskt smärtfritt. Vi ser resultatet av den förenklade hanteringen där man matar in uppgifter och sen styrs processerna automatiskt, likt ett självspelande piano, som vi brukar säga.

fmgo_temp_pic2

Kontrollen avgjorde

En viktig del i QleanAir Scandinavia satsning internationellt var också beslutet att samtidigt bygga ut den befintliga FileMakerinstallationen. Från att i princip hanterat kundregister och enklare servicehantering, lät man bygga in avtalshantering med hyreskoncept, fakturering, servicescheman och materialordermodul.
– Vårt fokus har hela tiden legat på utveckling. Systemet fick inte styra över verksamheten, det var ett primärt krav som avgjorde till FileMakers fördel. Vi ville inte fastna i förvaltning och underhåll som så många gör. Samtidigt fann vi en stor poäng i att vi hade kontroll över och kunde bygga ut FileMaker modulärt.
Liksom de flesta andra lyckade expansioner byggde QleanAir Scandinavias satsning på att man kunde dra fördel av tekniken, minska administration och istället frigöra resurser till att höja servicegraden gentemot kundbasen. – Med ett flexibelt system kan man kostnadseffektivisera och samtidigt skapa möjlighet att förädla sin produktportfölj. Det finns egentligen bara vinnare här: kunderna får snabbare och bättre service och personalen slipper fastna i administration och kan satsa sitt kunnande på vad de är bäst på att göra.
– Dessutom skapar ett idealt system utrymme för nya visioner och nya affärsidéer. Och dit har vi kommit nu, säger Andreas Göth med ett entusiastiskt, om än hemlighetsfullt leende.

FileMaker:

Ansvarigt regionalt kontor
Magnus Schmiedtke
FileMaker GmbH
Carl-von-Linde-Strasse 38
85716 Unterschleissheim
Tyskland
Tlf. +46 406 928 501 (Sverige)
magnus_schmiedtke@filemaker.com
http://www.filemaker.com/se