Somerset Emergency Volunteers

"Tack vare FileMaker kan vi göra det vi verkligen behöver göra: komma ut på fältet och hjälpa familjer som är i desperat behov av vår hjälp. När de höga vattennivåerna försvann rent fysiskt lämnade de ett enormt jobb efter sig och FileMaker har gjort det möjligt att hantera detta med ett litet kärnteam av volontärer. Det har hjälpt oss att göra det bästa vi kan för lokalsamhället." – Paula Blight, ansvarig chef, Mendip Community Support

Se film

FileMaker ger volontärerna som arbetar med översvämningarna i Somerset två dagar extra i veckan då de kan hjälpa till vid frontlinjen

Den snabba implementeringen av systemen gjorde att människor kom loss från kontoret och ledde till enklare hantering av försäkringsfrågor för boende i området

Översikt

  • FileMaker har använts för att sköta återuppbyggnadsarbetet efter översvämningarna i låglandet i SomersetFileMaker-systemet utvecklades inom två veckor för att hantera volontärarbetet och försäkringsärenden för lokal egendom

Bransch

Lösning

  • FileMaker-systemet utvecklades inom två veckor för att hantera volontärarbetet och försäkringsärenden för lokal egendom

Fördelar

  • Volontärerna har nu två dagar extra per vecka som de kan ägna åt att hjälpa vid frontlinjen och medla mellan hemlösa invånare och försäkringsbolag
Somerset Emergency Volunteers 1

I efterdyningarna av de förödande översvämningar som drabbade låglandet i Somerset under julen 2013 tog sig lokala organisationer och volontärer an utmaningen att leda arbetet för återuppbyggnad. Människor från alla samhällsskikt gick samman för att bygga upp lokalsamhället igen, men kärnteamet av volontärer och frivilligarbetare stod inför en stor uppgift som bara växte allteftersom vattennivåerna sjönk.

Nu kan vi fungera som en värdefull mellanhand i lokalinvånarnas försäkringsärenden, som orsakar stor vånda i dessa situationer. Det faktum att det är lätt att komma åt den information vi har och att den är säker innebär att vi kan försäkra familjer om att deras problem kommer att hanteras korrekt och effektivt. Det är ovärderligt när du har förlorat så mycket av det du håller kärt.

— – Sadie Foster, assisterande driftschef, Somerset Emergency Volunteers
Somerset Emergency Volunteers 1

Utmaningen

Efter översvämningarna var det omedelbara behovet så stort att människor kastade sig in i hjälparbetet, och över 2 000 erbjöd sig att bidra till rensningen. När det initiala arbetet var avklarat behövde man dock sätta igång med långsiktig återuppbyggnad.

Frivilligorganisationerna, South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) och Mendip Community Support (MCS) kom in i bilden sent omsider i mars, tillsammans med Somerset Emergency Volunteers. Vid det laget behövde de först försöka komma ikapp. Huvudkvarteret hade ingen ström och aktivitetsloggningen var pappersbaserad med högar av formulär åt alla håll och kanter.

Många problem uppstod då ett litet kärnteam behövde hantera ett så pass stort projekt i pappersform. Till att börja med var det mycket svårt att få en uppfattning om vad som hade slutförts och vad som återstod. När det gäller försäkringsärenden är det viktigt att registrera det arbete som har gjorts för att reparera vattenskador, och med så många familjer som var beroende av ett team på omkring 30 personer gick det mycket tid till att hitta relevant information när det behövdes.

Detsamma gällde i fråga om att logga volontärarbetet. Volontärerna loggade in på papper och i kaoset var det verkligen svårt att hålla koll på vem som hade arbetat, vilket är avgörande för frivilligorganisationen så att man kan försäkra sig mot personskador.

Allt det här var både tidskrävande och stressigt. Dessutom var det teammedlemmar som arbetade 15 timmar per dag, sju dagar i veckan, vilket innebar att avgörande dokument lätt kunde försvinna eller skadas. Det fanns ett tydligt behov av databashantering, men när man kontaktade flera företag om det fick man höra att det skulle ta 9–12 månader att bygga ett system som kunde passa för projektets behov. Så lång tid var helt enkelt inte ett alternativ.

Somerset Emergency Volunteers 3

Lösning

När Mendip Community Support fick veta att det skulle ta så lång tid vände de sig till FileMaker. Den lokala utvecklaren Martin Bridges arbetade med teamet för att bygga ett system inom två veckor. Det sparade viktig tid åt organisationerna och gjorde att de kunde få ut ännu mer av sina dedikerade volontärer.

En relationsdatabas byggdes för att infoga, lagra och hämta en stor mängd data vid behov. Där gick det även att spåra volontäraktivitet, visa hushållens status i försäkringsfrågorna och mycket annat. Det var enkelt att lägga till och förfina poster i databasen, vilket var ytterst viktigt eftersom sådant som försäkringsstatus hela tiden förändras.

I stället för att underteckna formulär på papper ställdes iPad-enheter med FileMaker Go in på organisationens huvudkvarter. I början av ett skift loggade volontärerna helt enkelt in med iPad-enheten. De skapade på så sätt en post över när de arbetade och deras viktigaste kontaktuppgifter, de fick till och med svara på frågan när de ville äta lunch.

Somerset Emergency Volunteers 4

Fördelar

Att använda FileMaker har lett till att volontärerna nu kan erbjuda riktig, praktisk hjälp ute på fältet i stället för att lägga tid på att sitta bakom ett skrivbord och leta igenom formulär.

Med direktåtkomst till relevanta data, som det innebär att jobba med en lösning som byggts på FileMaker-plattformen, kan organisationen nu fungera som en värdefull mellanhand mellan försäkringsbolagen, inspektörer och invånare. Eftersom teamet kan dela upp data som de vill kan de nu enkelt informera både försäkringsbolagen och de påverkade familjerna om hur mycket jobb som har gjorts med en viss egendom och hur det påverkar försäkringen. De kan se direkt om huset inte är tillräckligt försäkrat, om det är försäkrat eller om det inte har någon försäkring alls. Det har stor betydelse för att göra en stressig tid till något som blir lättare att uthärda. Den enkla databassökningen flaggar även de fastigheter och familjer som behöver hjälp mest och gör att teamet kan öppna upp möbelvaruhuset för dem så att de kan få donerade möbler som ersättning för vad de har förlorat.

När det gäller volontärerna själva har FileMakers inloggningssystem sparat dem enormt mycket tid. Tidigare var en i teamet tvungen att lägga fyra av fjorton dagar på att registrera inloggningsinformation. Nu kan de använda dessa fyra dagar till att arbeta vid frontlinjen eftersom volontärerna loggar in med en iPad. Det betyder också att volontärinformationen förvaras på ett säkert sätt och organisationen har ett register över vem som har arbetat när. Det är en stor fördel när det handlar om försäkringsärenden för människor som skadats under volontärarbetet.

Se framåt

Systemet som användes i Somerset ger en grund för framtida hjälparbete, oavsett typ av katastrof. Det ger lokala myndigheter och frivilligorganisationer en mall som direkt kan användas i praktiken om något liknande skulle hända igen. Det leder till att hjälparbetet kan börja från en bra grund snarare än att försöka komma ikapp.

dataBASED.biz

Martin Bridges

Oakridge Cottage

Oakridge Lane

Winscombe

BS25 1LZ

Storbritanien

+44 1934 782651

Martin@dataBASED.biz

www.dataBASED.biz

Till FileMaker, Inc.

Ansvarigt regionalt kontor
Magnus Schmiedtke
FileMaker GmbH
Carl-von-Linde-Strasse 38
85716 Unterschleissheim
Tyskland
Tlf. +46 406 928 501 (Sverige)
magnus_schmiedtke@filemaker.com
http://www.filemaker.com/se

Close

Somerset Emergency Volunteers