深圳市成星自动化系统有限公司

通过 FileMaker 实现信息共享,提倡第一次就把事情做对,后面就不需要再去补录或备注什么东西,高质高效地工作,我们是按照这个思路来开发的。

用 FileMaker 发动一场"技术换人"的革命

概要

  • 在传承和颠覆之间,成长起来的"企业二代"如何顺利推动家族企业的信息化转型?深圳市成星自动化系统有限公司通过部署 FileMaker 解决方案,发动了一场"技术换人"的革命。对组织结构和业务流程进行的优化,极大地降低了人力成本,提升了管理效率。同时,在应对瞬息万变的市场形势时,定制化 App 也可以灵活地根据客户需求及时更改响应。

行业

  • 制造业

解决方案

  • 基于 FileMaker 平台的解决方案帮助深圳成星自动化系统有限公司以"技术换人",成功迈上了"智造未来"的企业转型之路。

优势

  • FileMaker 的定制化 App 将曾经复杂繁冗的业务流程变得简洁流畅。曾经需要近 30 人对接的工作内容,现在仅需要 3 个人就能高质高效的完成。
深圳市成星自动化系统有限公司 1
深圳市成星自动化系统有限公司产品陈列

当彭立基宣布公司要转型时,身边不少人都对他摇头说了一个字:

 

那一年是 2012 年。那一年是子承父业的彭立基,从父亲手中接过 1993 年创立迄今的家族企业第六年。

 

迄今走过 24 个年头的深圳市成星自动化系统有限公司,是一家致力于能源计量和建筑节能领域的高新技术企业,拥有 70 多项自主知识产权和及发明,主要从事各种表计(水、电、气、暖等)远程集中抄表系统的开发、生产、销售和工程安装。彼时,有着新加坡留学背景的彭立基已经交出了漂亮的成绩单,并雄心壮志规划出了一幅新的战略蓝图,准备将合作伙伴从以往的房地产集团逐步转投向公共能源事业行业的国企大客户。

 

前景一片美好,转变客户带来的巨大利润也很可观,但新的战略总会产生新的需求和问题。同时,部分经营观念陈旧的老员工和管理人员,在这一波转型中也显得有些吃力。身为公司总经理的彭立基意识到,当企业组织处于蜕变新生的重大时刻,必须使用强有力的解决方案快速突破遇到的阻力, IT 总监王振平的帮助下,他们找到了FileMaker

当客户性质转变的时候,使用 FileMaker 导致业务流程出现变化,原有流程上做事情的人就不见了。之前一个合同执行可能分 20 个步骤,FileMaker 用一个合理的方式把它缩减为 10 个步骤,这中间就有 10 个步骤的人不见了。

— 深圳市成星自动化系统有限公司总经理彭立基
深圳市成星自动化系统有限公司 1
办公室主任曾庆玲在电脑上查看库存信息

人力成本大幅缩减

在部署 FileMaker 解决方案之前,深圳成星自动化系统有限公司共有200 多名员工,而部署了解决方案之后,最立竿见影的变化是:大概 2 年左右的时间里,人数突然下降变成几十个了

 

想想其实有点不可思议,就拿我们部门来说,以前营销、订单、合同,包括品质送检、仓库管理、领料发货这些工作至少需要 6 个文员,而现在整个流程我一个人就全部搞定了。办公室主任曾庆玲介绍,她 2012 年左右来到公司的,刚好赶上了公司的转型期,目前使用 FileMaker 定制化 App 主要负责营销数据库和仓库管理。

 

在从前,走完仓库管理这套备货-采购-送检-领料-产品-入库-出库的流程,不但必须需要 6 个文员全勤协同对接,而且最快也得花上几小时,慢起来则基本上要耗上一天的时间。而现在,整个流程曾庆玲一个人执行只需花上 3 分钟:之前我们使用通用型库管软件,只能看到仓库中一个总量的数据,盘点一个仓库必须亲自跑去实际操作。以前客户需要 A 产品,我必须去仓库实地查找,现在就不用了,我只需看下数据库中的库存,就能很快判断能否给客户发货。就算没有 A 产品,我也可以快速找到替代产品 B,只需手动改一下就可以了,效率非常高。曾庆铃说,那时候配料员这个岗位非常重要,因为只有配料员知道配料放在何处。而现在每一个配料的型号、数量、摆放位置都可以清晰明了地在数据库查到。

 

 

从前 6 个文员可能产生 20 多个需要对接的复杂业务流程,忙起来有时候还得没日没夜地开会加班,而现在有了 FileMaker,业务流程得到了最大优化,人力成本也降低到了极限,那些状况都不会再有了。

深圳市成星自动化系统有限公司 3
IT 总监王振平

根据需求的变化随时调整

据公司的 IT 总监王振平介绍,最初 FileMaker 定制化 App 的各个模块都非常复杂:我们事无巨细做出了所有的产品和功能, 技术板块很多,操作人员也很多,但是随着运行和优化,现在简化剩下的只有必要的内容了。

 

曾庆玲表示,公司之前也试过过市场上其他管理软件,但过了一段时间都放弃了大众化通用的模块设置并不能符合我们公司的实际运作,而 FileMaker 的定制化就不一样,可以随时根据我们的需求调整和变化。

 

原来客户都是房地产集团,还有工程预算的需求,现在这个模块基本上已经不再使用。公司战略转型之后,之前需要签订的大批订单合同逐渐地被更符合国情的战略合同所取代,每个大客户签订一个大的战略合同,下面还分挂着更多小的合同。长期签订的战略合同具有特殊性,完全不能用标准模板去套,在处理从开具发票到回款再到发货,包括对新客户的管理等,FileMaker 个性化定制的优势就完全体现出来了。

 

为了响应产品使用的回溯,公司曾在产品上加过二维码功能,通过扫一扫就能看出产品的出厂日期,维修次数和时间等信息,但是使用了 FileMaker 之后,曾庆玲说,这块的成本也被砍掉了:首先我们产品送修率就比较低,二维码本身又有容易被破坏的弊端,所以使用 FileMaker 来记录产品送修周期和次数后,可以清楚查到时间以及负责人,也起到了一定的监督作用,产品送修几率变得更加低了。

深圳市成星自动化系统有限公司 4
质检人员在 iPad 上输入产品检验结果

"我对 FileMaker 最大的钟爱点就是数据保密性"

作为一家高新技术企业的总经理,彭立基也深谙数据保密管理对企业的重要性。数据是一个企业的生命线,我们其实也曾向其他高新技术企业推广过 FileMaker,对方想用我们的数据库,买是没法买到的,个性化定制的需求让他们也根本没办法原样照搬。而我们通过FileMaker 平台部署的本地数据中心,完全可以有效实现防范数据被盗或主动外泄。彭立基表示,最初 FileMaker 订制化 App 的操作者有 20 多人,业务结构优化后,现在的操作者只余 3 个人。

 

到今年,FileMaker 的定制化 App 正式上线已经 6 年了。这 6 年里,也正好是国内市场和经济环境发生巨变之时,有了 FileMaker 的帮助,彭立基成功地带领深圳市成星自动化系统有限公司以技术换人,开启了智造未来的企业转型之路。

Close

深圳市成星自动化系统有限公司