大连辽南计量检测院:采用 FileMaker 定制化 App 为企业实现赋能

如今企业实力都靠大数据来说话,从前纸质内容已不再可靠。采用 FileMaker 解决方案,企业常出现信息化难以集中、碎片化难以管理的难题已经迎刃而解。

大连辽南计量检测院:采用 FileMaker 定制化 App 为企业实现赋能

概要

  • 在互联网时代下,为了突破发展瓶颈,抓住更多机遇,大连辽南计量检测院有限公司善假于物,采用 FileMaker 定制化 App 革新组织模式,优化流程管理,驱动企业完成数字化的转型升级。

行业

  • 计量检测

解决方案

  • 基于 FileMaker 平台的定制化 App 完全满足了大连辽南计量检测院各个部门的所有业务需求,以往散落的碎片化信息得到有效地集中和分析,量身定做的数据化管理体系让企业管理更加扁平高效。

优势

  • 简化了曾经繁琐复杂的业务流程,极大地降低了成本。通过赋能员工提升了人力资源价值,激发出员工更大的创造力。在使用 FileMaker 定制化 App 的短短三个月时间里,新客户数量比原先增长超过 30%。
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清早,大连辽南计量检测院业务经理兼质量负责人宁会子推开办公室的门,首先做了一个深呼吸,因为对她来说,陷入收发邮件和做 Excel 报表停不下来的一天又要开始了。

 

大连辽南计量检测院专业从事计量校准和计量技术咨询,目前为 300 多个客户提供了长、热、力、电等 110 多项计量器具的检定校准和维修保养服务,并出具具有法律效力和国际等效性的校准证书 500 多个左右,而包括业务部、工程师、财务部在内,所有员工仅 30 多人,宁会子的岗位可以说是连接起所有部门的关键点。

 

出外勤的业务员给客户提供最终报价之前,必须要等我的审批才能发送报价单。而等客户签字确认的合同一到,我也会再次签字后转发给工程师,工程师接单后上门提供服务,根据现场记录的数据出具证书;然后我还需要给财务开发票,记录员工业绩。而这一切都是通过邮件和 Excel 表格完成。我每天的工作就是马不停蹄地收发邮件、签字确认、统计业绩……虽然工作节奏异常紧张,但由于工具的不趁手,肉眼可见的是无法避免的低效和错漏

年底统计业绩的时候再也不用做复杂的 Excel 表格,也无需因为害怕出错和财务一遍遍对账。一键从 FileMaker 定制化 App 上调出预览,就能非常直观地看到想要的结果。

— 大连辽南计量检测院业务经理兼质量负责人宁会子
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连接一切,赋能个体

使用邮件沟通会出现时间差,大量邮件不能得到及时反馈:在这种情况下,我审批给业务员的折扣价,很可能等给财务开发票时就忘记了,必须重新再翻查聊天记录;而我开发票时为了方便统计绩效,还要在 Excel 表格上同步备份,Excel 表格密密麻麻,一忙起来极易出错。同时作为业务主管,宁会子还苦恼着无暇发展新客户:全部精力都浪费在琐碎的流程上了。

 

宁会子的情况并不是个例。工程师们仍然在纸质的表单上手动记录数据,在开具证书时需要耗费时间进行二次录入;一个系统对应一个证书模板,庞大的 500 多个证书模板由于缺乏集中管理,至今无法保证标准格式的高度统一。除了面临着把复杂的工作流程化繁为简的需求,大连辽南计量检测院还急需一套标准化系统来集中分散的数据、打通部门之间数据壁垒,并严格规范每一个环节。

 

我们曾经尝试过一些通用的 CRM 办公管理软件,但很快就弃用了,因为它的功能对我们来说过于简单不够灵活,远远无法满足公司的个性化需求。2017 4 月,大连辽南计量检测院的总经理了解到了 FileMaker ,经过几个月的沟通,在 FBA 大连风向科技公司的帮助下,部署了一套把控管理整个完整流程的系统,宁会子们的苦恼在 2017 年的 9 月得到了终结。

 

一共 30 多个员工使用 26 iPad 来运行 FileMaker 的定制化 App,强大的数据库功能打通连接起各部门的数据孤岛,实现了数据的实时共享和有效互动,工程师可以现场使用 App 记录数据,无需再次录入,而是一键调取证书模板直接生成,工作效率得到了极大地提升。我这边也是同样,从前最头疼报价审批,110 多项产品的标准价格需要一个一个看过来,还得在脑子里完成计算和对比;而现在系统录入了对比价,一眼就能直观看出利润高低。同时也彻底告别了麻烦的 Excel 表格,节省下来的时间,就可以投入到更具价值的工作中去。宁会子说。

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溯源数据,一目了然

在没有采用 FileMaker 解决方案之前,大连辽南计量检测院的管理工作中还存在着无法溯源的痼疾,给企业带来一定的损失。而在使用 FileMaker 定制化App 之后,清晰溯源带来的好处非常明显。

 

我们用来检测校准的工具标准器正常情况下需要一年一检。以前依靠人为统计,看看哪些即将到期需要检定,有时如果统计不及时,可能过期也不会被发现。而现在 App 贴心设置了颜色标识提醒,临近过期三个月为黄色,一个月是红色,非常直观就能追溯到需要检定的标准器,大大节省了时间成本和人力资源。宁会子表示。

 

业务部门的核心工作是客户管理,业务员和客户常常是一对一的长期关系,而检定周期常常是以年为单位。在之前,由于无法及时溯源工作痕迹,出现过几个业务员同时联系一个新客户的情况,也出现过一个业务员忘记了旧客户的尴尬, FileMaker 定制化 App 完全避免了此类问题再次出现。所有的客户资料已经被录入系统,在联系新客户之前,业务员可以先梳理系统里的客户情况,查询是否有其他业务员跟进;也能通过平台一目了然看到旧客户曾经的合作内容,方便对客户关系的进行管理。

 

FileMaker 定制化 App 还帮助大连辽南计量检测院实现了无纸化办公。在以前,纸质表单无处不在,包括报价单、用车单、日报请假单全部需要打印出来再给部门领导签字。除了纸张墨水成本高,不好保存,万一出现有需要或者出现错误,回溯查找工作也十分麻烦,而现在这些统统在 FileMaker 平台即时呈现。不但降低了成本,凡走过必有痕,也节省出大量时间,提高了办事效率。

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高效透明,把控未来

大数据时代人管人是行不通的,一个好的企业最终靠的是好的制度。借力 FileMaker 平台,大连辽南计量检测研究院实现了对工作流程的优化管理,为企业数字化转型升级打下良好基础。

 

作为企业的管理者,大连辽南计量检测研究院总经理王总表示,在 FileMaker 定制化 App 面面俱到的所有功能之中,他最欣赏其中的日历模块:因为我常常出差不在公司,而无论何时身处何地,只要登录 FileMaker 平台的定制化 App,打开日历我就能对公司的一切状况了如指掌。这段时间里,谁出外勤谁请假了,哪些业务员拜访哪些客户,业绩怎么样,全部呈现得清清楚楚。

 

王总表示,如今企业实力都靠大数据来说话,从前纸质内容已不再可靠。采用 FileMaker 解决方案,企业常出现信息化难以集中、碎片化难以管理的难题已经迎刃而解,而未来的重点,如何高效使用分析数据,在大连风向科技公司的协助下,我们仍在探索。王总说:作为企业领导者,我非常注重企业形象。从客户反馈来看,采用 FileMaker 定制化 App 制定标准化管理模式,手持 iPad 记录数据,也助力提升了企业专业度和品牌价值。

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系统开发 FBA 信息

李庆河(Fisher)是大连风向科技有限公司的资深咨询顾问。他还是微软认证解决方案开发专家,日本筑波大学 MBA,拥有 17 年的系统咨询、项目管理和项目实施经验。2017 年加入 FBA 大家庭,为中小企业提供基于 FileMaker 的信息化建设咨询服务。FBA 官网:http://www.win-dtech.com

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