意大利 SAIT 集团中国子公司:部署 FileMaker 定制化 App 助力中国市场的迅速扩张

对于销售而言,FileMaker定制化 App 让我们在客户面前掌控力更强。对于客户,可以更快地了解其感兴趣的信息,对于同事,则减少了不必要的相互干扰。

概要

  • 全球固结和涂附磨具行业顶尖的生产制造商之一,创立于 1953 年的意大利 SAIT 集团 2014年正式在中国开展贸易业务。初创的子公司赛意特研磨材料(上海)有限公司通过部署 FileMaker 定制化 App,短期内快速构建起一套高效、低成本、自动化的内部管理系统来应对全球协同办公带来的挑战,同时也一步一个脚印地实现着发展中的雄心。

行业

  • 贸易

解决方案

  • 意大利 SAIT 集团总部使用中的 IBM 系统过于庞大和复杂,无论从投入成本、部署难度还是过长的周期来看,都不太适合初创的中国子公司。通过部署 FileMaker 平台"量身定做"的定制化 App,赛意特研磨材料(上海)有限公司在短期内快速实现了"落地生根"。

优势

  • 简化了曾经繁琐的订单流程,同时极大地降低了差错率。在从前,一名员工花费一整天的时间只能勉强处理完 2 个订单,而现在,使用FileMaker定制化 App 导入数据就能自动生成订单,效率是之前的 6 倍以上。
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意大利 SAIT 集团创立于 1953 年,一直致力于开发并制造满足最严苛工业标准的产品,是全球工业应用领域极富盛名的固结和涂附磨具制造商之一。除了设在意大利都灵总部占地 52000 平方米的两大厂区和一个超过 3 万名客户的现代化物流中心外,世界范围内还拥有英、法、美、德、加等在内的 9 个跨国分公司。2014 年,SAIT 集团正式进军中国市场,在上海成立了赛意特研磨材料(上海)有限公司。初创公司筹建不易,既需要快速落地又要控制成本提高效率,应该部署什么样的内部管理系统成了横亘在赛意特研磨材料(上海)有限公司的总经理俞露面前的第一道难题。

作为一家非常务实的初创公司,我们认为钱要花到刀刃上。我们个性化需求和细致的需求非常多,FileMaker 系统能够完完全全地贴合我们的这条工作线。

— 赛意特研磨材料(上海)有限公司 总经理 俞露
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遭遇新生"阵痛"

意大利 SAIT 是一个生产型的国际企业,赛意特研磨材料(上海)有限公司是它的一个纯贸易型的新生儿子公司。它还有其他 9 个不同国家的子女,分别负责生产加工和销售,一个大的环境就是整个公司结构相对复杂,要时常面对全球协同办公带来的挑战。俞露介绍说。而在刚开展业务的时候,库存管理方面也频频出现问题。初期由于人手紧张,不得不把仓储物流外包出去,在跟供应商合作的时候,俞露发现:由于行业的特殊性,公司产品的数量管理部分必须要同时统计件数和长度两种方式,但这部分物流供应商根本无法按照我们的业务需求去灵活定制。介于这两个主要痛点,俞露表示:当时,我们的当务之急就是要快速地部署一个内部的自动化管理系统。

 

主要负责生产制造的意大利总部 30 多年一直沿用 IBM 的一套系统,整个流程管理异常的复杂庞大。考虑到部署起来非常困难,还至少需要一个强大的 IT 团队日常维护,这套系统马上就被否决了。而英法两地子公司使用的 SAP 系统,也同样存在部署困难、周期过长、成本过高等问题,并不适合马上就需要上手的中国公司。

 

我们其实也考虑过国内的其他软件系统,但都无法解决我们面临的全球协同办公和定制化需求这两个痛点。在一个意大利同事的推荐之下,俞露 2016 年开始接触 FileMaker,在经过和 FBA——迅用信息技术(上海)有限公司项目经理 Macing(王建军)近四个月的沟通,2017 年年初,基于 FileMaker 平台量身定做的定制化 App 正式投入使用。

 

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迎来快速成长

FileMaker 定制化 App 上线后,俞露的两大难题都迎刃而解:灵活可定制化的系统完美解决库存管理的统计方式,而且在协同办公方面,也贴心设置了意大利和中国双时区的显示以及日历显示的日程安排,在需要协同办公的情况下,可以直接通过系统了解同事的工作安排。

 

更让俞露满意的是,员工的工作效率成倍提高了。在使用 FileMaker 定制化 App 之前,一个员工花费一天的时长,最多可以处理 2 个订单,因为订单流程十分繁冗复杂:接到客户订单后,员工需要先手动自己做一份订单,订单内容包括对 1000 多种产品的查找录入、数量确认;待这份订单生成确认之后,还要再手动做销售合同给客户确认;经过客户确认无误之后,下一个步骤是去做给仓库的内部文档、出库时需要的签收单等额外 4~5 个文件。在这些复杂的步骤中,人工还极易出现错误。因为报价的时候需要按照总表的价格,根据不同客户情况去报价,核对数据的时候非常痛苦,俞露说:而现在我们只需要通过数据库把产品价格导入,整套订单流程的所有文档全都自动生成了。现在一个员工一天至少能处理十几个订单没有问题,包括在报价的步骤,我们的 App 也做了流程优化,单一产品价格我们可以通过直接筛选客户来实现,省去了人工核对的时间,处理订单变得高效且不易出错。” 

 

赛意特研磨材料(上海)有限公司大北方区销售经理 Vincent 也表示,使用 FileMaker 定制化 App 可以在拜访客户现场生成拜访记录并即时和同事分享,同时也可向客户提供第一时间的样品报价及订单需求,而这些在之前是不可能做到的。从前,销售拜访后完成拜访报告,只能通过传统的邮件方式分享,回溯难度高且容易丢失。在紧急信息需要核实时,更依赖于电话和后勤同事的沟通,而现在,通过定制化 App iPad 上的流畅操作,及 iPad 本身续航时间长和携带轻便的出色特性,都让快速响应客户的一切需求变得可能。

 

目前,赛意特研磨材料(上海)有限公司部署的 10 iPad 已经基本满足了员工移动无纸化办公的需求,公司的高端线大客户也从最初的几十个快速增长到上百个。

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逐步实现雄心

SAIT 集团在全球行业中一直走在前端,我们赛意特研磨材料(上海)有限公司也不希望被动地去拓展业务,而是希望引领国内行业,致力于更长远更稳健地发展。俞露表示:当下,FileMaker 已经帮我们基本实现了目标的第一阶段:库存管理、销售和财务记账。接下来我们会分阶段的继续推进计划。比如我们现在筹备自己的仓库,马上要开发整个仓库的独立管理模块;然后包括一个供我们所有驻外销售能及时地分享公司所有产品应用和信息各方面的一个系统,以及未来开放给客户用于线上直接订购的一个订单系统

 

俞露称,我们相信经过几年的时间,等整个系统完完全全开发出来之后,会让我们看到一个非常乐观的结果。目前中国公司已经在跟德国分公司讨论合作了:因为德国分公司看到我们应用了 FileMaker 系统觉得很不错,他们也想去部署。如果说 2~3 个分公司能够获得一个比较好的满意度之后,我们也打算向全球其他分支机构去推广。

 

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系统开发 FBA 信息

王建军 (Macing) 是一位热心推动国内 FileMaker 社区发展的 FBA。在加入 FBA 之前,Macing 曾是 Apple Store 的一名员工,在那里他不仅感受到了 Apple 先进的信息化程度,也看到了客户对信息化管理的需求。在那里,他深入地学习并应用了 FileMaker 的技术,成为了一名专业的 FBA

 

五年来,Macing 已经利用 FileMaker 的技术帮助十余家企业利用 FileMaker 实现了企业信息化管理。目前,Macing 正在负责运营飞沫课 (公众号 ID:fimoke) 的公众号,希望将他所了解的 FileMaker 及其他相关的开发使用技巧通过公众号分享给大家,从而让更多国内中小企业的企业负责人和 IT 管理员了解 FileMaker,从而将大公司花费数千万才完成的信息化工程以相对较小的成本应用到自己公司,实现企业信息化管理,降低成本,提升效率,进而提升企业竞争力。

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