Most Wanted Models

Models mit FileMaker im Griff - Modelagentur setzt auf maßgeschneiderte Mac-Lösung

Models mit FileMaker im Griff - Modelagentur setzt auf maßgeschneiderte Mac-Lösung

Models mit FileMaker im Griff - Modelagentur setzt auf maßgeschneiderte Mac-Lösung

Überblick

  • Beruf Topmodel - davon träumen weltweit Millionen von Mädchen und Frauen, und entsprechend viele Modelagenturen gibt es. Die Konkurrenz ist groß, der Markt umkämpft. Wer sich in dieser Branche etablieren will, muss deshalb vor allem eines bieten: konstante Qualität, in Bezug auf die Models ebenso wie in puncto Buchungen und Jobverwaltung. Die Agentur „Most Wanted Models" (MWM) vertraut in dieser Hinsicht seit Jahren auf FileMaker.

Branche

  • Agenturen

Lösung

Vorteile

Als die damals 21-jährige Schauspielerin Sylvia Leifheit (bekannt durch Rollen in Kino- und Fernsehfilmen sowie diversen Serien) 1997 ihre Agentur Most Wanted Models eröffnete, stand bei ihr Qualität an erster Stelle. „Wir wollten nicht eine von vielen sein, sondern unsere Mädchen bei Partneragenturen platzieren und Karrierepläne für sie aufstellen, damit sie im internationalen Business schnell Fuß fassen können“, so die Inhaberin. Das ist ihr mit MWM geglückt: Heute ist die in München ansässige Agentur mit sechs Mitarbeitern eine der drei erfolgreichsten Modelagenturen in Süddeutschland, baut jährlich etwa 35 neue Gesichter auf und vermittelt im Verbund mit ausgewählten Agenturen mehr als 300 Models im Jahr. Damit die Vermittlung – das so genannte Booking – problemlos abläuft und Models, Kunden und letztendlich die Agentur zufrieden sind, setzte Leifheit von Anfang an auf eine Datenbanklösung. Das Mac-affine Agenturumfeld ließ sie zu FileMaker greifen, die erste, selbst entwickelte Lösung leistete ihr zehn Jahre lang treue Dienste. Als Hard- und Software in die Jahre kamen, engagierte sie 2007 die Firma SUPPORT Computer KnowHow aus München, um die Lösung auf ein aktuelles Niveau anzuheben und zu erweitern. „Unter Mac OS X waren FileMaker Pro 4.1 und Server 3.0 natürlich nicht mehr einsetzbar“, so Georg Hillemeir, langjähriger FileMaker-Entwickler und FSA-Mitglied. „Darüber hinaus war die bestehende Lösung nicht mehr für die digitale Welt von heute ausgelegt, und die Ansprüche von MWM waren im Laufe der Zeit gestiegen.“ So erhielt Hillemeir die Aufgabe, die bestehende Lösung zu migrieren und zu aktualisieren, sollte dabei aber die einfache Handhabung und den Workflow der Vorgängerlösung erhalten. „Wir wollten etwas, das gut zu unseren neuen Macs passt und genauso intuitiv zu bedienen ist“, erinnert sich Leifheit. „Für jemanden, der mit dem Geschäft vertraut ist, sollte wenig zusätzlicher Lernaufwand für die Arbeit mit der Datenbanklösung erforderlich sein, aber auch eine Praktikantin musste sich schnell einarbeiten können.“

Stressfreies Booking
Das von Georg Hillemeir geschaffene, maßgeschneiderte Tool „ModelMaster“ dient hauptsächlich der Verwaltung von Models, Kunden, Castings, Jobs, Bildmaterial, Buchungen, Terminen und Abrechnungen. In all diesen Modulen ist eine schnelle Suche über Suchlayouts möglich, die durchgängige Gestaltung macht die Bedienung einfach. Überall, wo sinnvoll, gibt es zur Arbeitserleichterung direkte Navigationsmöglichkeiten zu den zugehörigen Datensätzen in anderen Modulen. Einem Job oder einem Casting können jeweils mehre Models zugeordnet sein, was durch entsprechende Kreuztabellen, wie zum Beispiel Bookings, realisiert wurde. So können die für einen Job in Frage kommenden Models nach diversen Kriterien gefunden werden, wobei ModelMaster berücksichtigt, ob das entsprechende Model zu dem gewünschten Zeitpunkt überhaupt zur Verfügung steht. Schnittstellen gibt es zum Apple-Adressbuch, und natürlich werden die mannigfaltigen Exportmöglichkeiten unter FileMaker genutzt, wie zum Beispiel die Übernahme von Telefonnummern in die Telefonanlage.
Auf diese Weise sind alle relevanten Daten zu den über 300 Models schnell einsehbar. Über entsprechende Voransichten erhält der User einen Überblick über die Bezugsdatensätze in anderen Modulen und kann bei Bedarf zu den jeweiligen Details navigieren. Das können beispielsweise Castings oder Jobs sein, für die ein Model vorgesehen ist. Die übersichtliche Umsetzung dieser Features erleichterten Hillemeir ein eigenes standardisiertes System von Karteireitern sowie die neuen Registersteuerelemente seit FileMaker Pro 8.

Offen versus restriktiv
„Natürlich gibt es für unsere Branche auch Programme von der Stange“, sagt Sylvia Leifheit. Doch diese seien zwangsläufig restriktiv gehalten und oft durch Features und Optionen aufgebläht, die bei MWM gar nicht zum Einsatz kommen. „In unserer Lösung sind wunschgemäß ursprüngliche Bedienelemente beibehalten worden, damit wir mit dem neuen Tool wie gehabt arbeiten können“. So sind die normalen FileMaker-Menübefehle, die Statusleiste und die Möglichkeit, Werkzeugleisten einzublenden, für den Benutzer offen zugänglich geblieben. Dies lässt den Benutzern alle Freiheiten, die sie über die Jahre im Umgang mit älteren FileMaker-Versionen zu schätzen gelernt haben.

Service wird großgeschrieben
Sowohl die vier Clients, über die ModelMaster bei MWM vorwiegend genutzt wird, als auch der Server, sind Mac Minis. Nicht nur die Leistung der Mac Minis ist völlig ausreichend, in dem ästhetisch orientierten Agenturumfeld weiß man neben dem geringem Platzbedarf und der geringen Geräuschentwicklung vor allem auch das klare und funktionale Design der kleinen Macs zu schätzen.
Die Kosteneinsparungen durch die Software-Lösung sind schwer abzuschätzen, aber die Vorteile, die sich durch eine reibungslosere Abwicklung, die Vermeidung von Fehlern und die schnelle Verfügbarkeit korrekter Informationen ergeben, sind kaum mit Gold aufzuwiegen. Viele Informationen, wie zum Beispiel eine Auswahl vorgeschlagener Models, Bildübersichten oder Buchungsbestätigungen werden nun oft schon während des Telefonates als pdf-Datei generiert und an den Kunden gemailt. Dies stellt eine erheblich höhere Service- und Beratungsqualität dar, die jedoch auch intern von unschätzbarem Wert ist, da die gesamte Kommunikation sichtbar, auffindbar und nachvollziehbar bleibt.
Sylvia Leifheit freute sich als langjährige Mac-Userin darüber hinaus vor allem über den geringen Wartungs- und Schulungsaufwand: „In unserem Geschäft müssen wir die volle Aufmerksamkeit unseren Models und unseren Kunden widmen. Mit ModelMaster, FileMaker und unseren Mac Minis ist sichergestellt, dass wir unsere Energie genau darauf anstatt auf Computerprobleme konzentrieren können.“

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