Vergangenheit hat Zukunft - Rotary Club Hilden-Haan

Engagiertes Mitglied digitalisiert mithilfe einer maßgeschneiderten App das Clubarchiv mit mehr als 26.000 Elementen

Überblick

  • Der Rotary Club Hilden-Haan vereint Tradition, Werte und Engagement. Neben den dezidierten Mitgliedertreffen ist die Clubeigene Stiftung in diversen sozialen lokalen Projekten engagiert.

Branche

  • Gemeinnützige Organisation

Lösung

  • Der Rotary Club Hilden-Haan implementierte das digitale Clubarchiv, um sämtliche den Club und dessen Stiftung betreffende Informationen zentral und vor allem digital zu halten. Das vereinfacht die Pflege bestehender Informationen über Mitglieder, Projektpartner, Projekte und eröffnet den Zugriff auf diverse Statistiken. Die mögliche Integration diverser Dateiformate erlaubt die Sammlung sämtlichen Materials rund um den Club, von Lebensläufen der Mitglieder, über Presseberichten, Fotos und Videos von Projekten bis zu Nachweisen der Spendenverwendung.

Vorteile

  • Alle Informationen den Club und dessen Stiftung betreffend, aktuelle wie alte, sind für alle Mitglieder an einem zentralen Ort zu finden.
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Der Rotary Club Hilden-Haan setzt bei seinem digitalen Clubarchiv auf die FileMaker-Plattform. Ein Clubmitglied ohne Programmierkenntnisse stellte sich dieser Aufgabe und entwickelte ein digitales Archiv, das das gesamte Clubleben sowie dessen Stiftung abbildet.

Weltweit verfolgen die Rotary Clubs eine gemeinsame Vision: Sie wollen denjenigen helfen, die selbst nicht in der Lage dazu sind. Deshalb engagieren sich seit der Gründung des ersten Clubs in Chicago 1905 Frauen und Männer ehrenamtlich in lokalen und internationalen Hilfsprojekten. Weltweit gehören inzwischen rund 1.2 Millionen Mitglieder mehr als 34.400 Clubs an. 50 davon sind im Rotary Club Hilden-Haan organisiert. Dieser wurde 1965, und damit 38 Jahre nach dem ersten deutschen Rotary Club, aus der Taufe gehoben. Zum Club gehört auch eine Stiftung, die zahlreiche soziale Projekte in der Region tatkräftig unterstützt wie etwa den Integrations-Fonds Hilden, das lokale Frauenhaus, die Jugendmusikschule Hilden und den „Gutenachtbus“ Düsseldorf. Das 50-jährige Bestehen des Clubs nahm das langjährige Mitglied Dr.-Ing. Jürgen Schmidt zum Anlass, um eine lang gehegte Idee endlich in die Tat umzusetzen: ein digitales Clubarchiv. Es kostete zwar einiges an Überzeugungsarbeit, aber letztlich fiel im September 2014, ein Jahr vor dem offiziellen Jubiläumstag, der Startschuss. Und soviel sei an dieser Stelle schon verraten: Es wurde pünktlich zum großen Tag fertig.

Wenn man mit der FileMaker-Plattform arbeitet, kommt man auf immer mehr Ideen

— Dr.-Ing. Jürgen Schmidt, Präsident des Rotary Clubs Hilden-Haan

Individuelle Anforderungen und intuitive Bedienbarkeit

Im ersten Schritt galt es die passende Software zu finden. Dabei stellte Schmidt schnell fest, dass eine Lösung von der Stange zum einen sehr teuer war und zum anderen nicht komplett seinen Vorstellungen entsprach. Das lag nicht zuletzt daran, dass auch die Stiftung des Rotary Clubs Hilden-Haan integriert werden sollte und somit besondere Anforderungen erfüllt werden mussten wie etwa die Verpflichtung zur Berichterstellung sowie einer lückenlosen Dokumentation. Hinzu kam, dass er als Techniker zwar bei der Konzeption auf seine Erfahrung mit relationalen Datenbanken bauen konnte, aber – wie er sich selbst beschreibt – als ungebildeter Fachmann nicht gewillt war sich mit Programmiersprachen auseinanderzusetzen. Als Apple-Nutzer der ersten Stunde stieß er bei seiner Recherche schnell auf die FileMaker-Plattform, die ihn rasch überzeugte: “Das einfache Handling mit Drag & Drop hat mir direkt gut gefallen.”

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Konzeption, Fleißarbeit und Unerwartetes

Schmidt verfolgte ein hochgestecktes Ziel: Das digitale Archiv sollte nicht nur Ablage, sondern Hilfsmittel im täglichen Club- und Stiftungsalltag sein – und so Vergangenes für die Zukunft nutzbar zu machen.

Er hatte konkrete Vorstellungen und konnte diese schnell in eine Konzeption gießen. Mittels relationaler Datenbanken sollten unterschiedlichste Formate wie Scans, Dokumente, Fotos Videos in eine übersichtliche und leicht verständliche Struktur integriert werden. Was nun folgte war Fleißarbeit: Zeitungsartikel, Urkunden des Rotary Clubs, Reden und Berichte der Mitglieder und Jahresbände mussten digitalisiert werden, am Ende sage und schreibe 17.000 Papierseiten. Darüber hinaus galt es vorhandene digitale Informationen wie etwa Mitgliederinformationen, Protokolle oder 9.000 Fotos, einzupflegen und sinnvoll zu verknüpfen. Zwinkernd kommentiert Schmidt die Arbeit am digitalen Archiv: “Es ist, als ob man in den Dschungel geht, man weiß nie, was hinter der nächsten Liane wartet.” Besonders beeindruckt ist Schmidt von der Texterkennung, die eine verlässliche Stichwortsuche auch in den eingescannten Dokumenten ermöglicht. Bei der Benutzeroberfläche entschied er sich für ein schlichtes Design in den offiziellen Farben des Rotary Clubs, so dass selbst beim Archiv das Corporate Design eingehalten wird.

Die Stiftung des Rotary Clubs ist als eigener Bereich im Archiv abgebildet. Hier findet man nicht nur eine Übersicht über alle Projekte inklusive aller buchhalterischen Informationen wie etwa Spendenverwendung, sondern auch eine Projektpartnerdatei, in der alle Partnerinformationen wie beispielsweise zur Caritas oder dem Deutschen Roten Kreuz, gesammelt und verwaltet werden. Darüber hinaus werden dort die jeweiligen Presseberichte und projektrelevanten Dokumente wie Einladungen, Fotos und Videos archiviert.

„Wenn man mit der FileMaker-Plattform arbeitet, kommt man auf immer mehr Ideen“, erkärt Schmidt. Um zusätzlichen Mehrwert zu schaffen, integrierte er deshalb auch einen Statistik-Bereich. Über diesen können die Nutzer diverse Statistiken erstellen wie beispielsweise über die Mitgliederentwicklung oder die Spendenverwendung. Außerdem können die Mitglieder auch mobil auf das Archiv zugreifen.

Herausforderungen sind zum Meistern da

Rückblickend bemerkt er: „Mit dem Handling der FileMaker-Plattform hatte ich zu keinem Zeitpunkt Schwierigkeiten – zumal es wirklich gute kostenlose Handbücher gibt. jDie FileMaker-Plattform ist intuitiv und einfach pfiffig gemacht.“

Die größte Herausforderung bestand eher darin, die Clubmitglieder von der Digitalisierung und der tatsächlichen Nutzung des Archivs zu überzeugen. „Unsere Mitglieder stellen eine sehr heterogene Gruppe dar: Vom begeisterten Technikfan bis hin zum Chef alter Schule, der seine Emails noch ausdrucken lässt, ist bei uns alles vertreten.“ Für eine größtmögliche Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit holte Schmidt von Anfang an andere Mitglieder mit ins Boot. Das waren zunächst technikaffine Testuser, die die gesamte Entwicklung begleiteten und manch hilfreichen Tipp gaben. Nach Fertigstellung des Archivs führte er die älteren, unerfahrenen Nutzer geduldig an das digitale Archiv heran: „Bei 80 Prozent habe ich am Anfang Händchen gehalten, aber es hat sich gelohnt.“ Zusätzlich zur persönlichen Anleitung verfasste Schmidt ein ausführliches Benutzerhandbuch, das ebenfalls im Archiv hinterlegt ist und viele konkrete Tipps enthält.

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Was war und wird sein?

900 Stunden nach dem Startschuss, pünktlich zum anvisierten Jubiläumstag, war das digitale Archiv fertig. Damit war der Entwickler Schmidt erstmal zufrieden, der findige Marketeer in ihm aber noch lange nicht. So wird und wird er nicht müde, den anderen Clubmitgliedern seine Herzensangelegenheit schmackhaft zu machen. Zu diesem Zweck schuf er eine neue Rubrik für das wöchentliche Mitgliedertreffen: Clubgeschichte heute vor 25/50 Jahren. Und zeigt so ganz anschaulich, dass Vergangenes Zukunft hat.

Was war und wird sein?

Inzwischen aber scharrt der Entwickler Schmidt schon wieder mit den Hufen. Nachdem er die diversen Browser(versionen) im Griff hat, plant er ein separates Layout für Administratoren. Außerdem will er weg vom eigenen Server, rein in die Cloud. Und der Marketeer? Er denkt über eine mögliche Vermarktung des digitalen Archivs für andere (Rotary) Clubs nach – und damit einmal mehr über ein Archiv mit Zukunft.

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