Bioccal

"Soy muy feliz, el sistema de trabajo ha mejorado muchísimo. Sistemas y Redes S.L. y la aplicación personalizada hecha con la Plataforma FileMaker me ha abierto los ojos, y ha transformado enormemente la manera en la que trabajamos" afirma Beatriz Bonnemaison, Gerente de Bioccal.

Bioccal transforma su forma de trabajar

Visión General

  • Bioccal es un laboratorio biológico de control de calidad de alimentos situado en Palma de Mallorca, con más de 20 años de experiencia y formado por profesionales en áreas técnicas y científicos especialistas en auditorías higiénico-sanitarias dirigidas a la hostelería, industrias alimentarias y a todos aquellos establecimientos que requieren la documentación exigida y necesaria para cumplir con la normativa vigente. Hasta entonces, tenían un sistema basado en aplicaciones especializadas, que les llevaba a realizar una gran cantidad de tareas de forma manual y repetitiva, por lo que decidieron incorporar la Plataforma de Innovación en el lugar de trabajo FileMaker, que ha transformado la manera en que trabajan.

Industria

  • Alimentación

Solución

  • La app personalizada, hecha con la Plataforma FileMaker, y desarrollada por Sistemas y Redes, ha permitido a Bioccal disponer de un control y trazabilidad completa de la información en tiempo real, en todos los departamentos de la empresa, desde la administración, los técnicos de campo o el laboratorio, además de una estandarización y automatización de todos los procesos críticos de la empresa

Beneficios

  • Gracias a la app personalizada, Bioccal ha transformado la forma en que trabajan, disponiendo de una trazabilidad y control completo de toda la información de clientes, auditorías y recogida de muestras. La posibilidad de generar informes desde los dispositivos iPad de forma inmediata, les ha permitido reducir enormemente los tiempos de realización de informes de auditorías en un 98%, pasando de una hora y media por informe a hacerlo de forma automática. A nivel de administración, se ha facilitado la gestión, automatizando todas las tareas manuales y repetitivas, de manera que gerencia dispone de una previsión de tesorería, fiable y precisa para una correcta planificación y toma de decisiones

Una de las industrias que más importancia puede tener en nuestro día a día sin que seamos conscientes de ello es la dedicada al control de calidad de alimentos. Su objetivo final es proteger al consumidor y garantizar que todos los alimentos cumplan con los requisitos de inocuidad y calidad solicitados y establecidos por ley. 

Bioccal, es una de ellas, un laboratorio biológico de control de calidad de alimentos situado en Palma de Mallorca, con más de 20 años de experiencia y formado por profesionales en áreas técnicas y científicos especialistas en auditorías higiénico-sanitarias dirigidas a la hostelería, industrias alimentarias y a todos aquellos establecimientos que requieren la documentación exigida y necesaria para cumplir con la normativa vigente.

Hemos ahorrado enormemente en costes, por el tiempo que nos hemos ahorrado gracias a la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, ya sólo en la gestión de la facturación, antes debía hacerlo todo a mano, mientras que ahora está todo automatizado

— Beatriz Bonnemaison, gerente de Bioccal
Bioccal 1

RETO

Bioccal ofrece auditorías higiénico sanitarias para verificar la correcta implantación de los sistemas preventivos de calidad. Acuden periódicamente a sus clientes, para rellenar cuestionarios y análisis de alimentos, aguas, superficies de trabajo y formación continua al personal para mejorar la seguridad y la inocuidad de los productos alimenticios de cada una de las empresas. 

Hasta ahora Bioccal trabajaba con un sistema basado en aplicaciones especializadas. Utilizaban el calendario de Outlook, Access, documentos de word o hojas de cálculo para llevar la gestión de su negocio. Estas aplicaciones hacen muy bien tareas específicas, pero no son herramientas que permitan innovar o hacer crecer un negocio, sino que por el contrario:

-No permiten disponer de información integrada

-No disponen de un sistema de movilidad integrado y con información en tiempo real

-Falta de soporte a firmas electrónicas, o documentación gráfica para la realización de informes

-No disponen de un sistema de automatización de procesos.

 

Estas limitaciones, generaba que en la mayoría de los procesos de la empresa, se estuvieran realizando gran parte de las tareas de forma manual y repetitiva, con los consecuentes costes que implica. Además, esta falta de visibilidad y trazabilidad limitaba la toma de decisiones estratégicas.      

Por ejemplo los técnicos acudían a sus citas con la documentación en papel, hacían fotos con una cámara, y posteriormente cuando llegaban a la oficina o al laboratorio, tenían que montar en un documento word, toda esta información añadida manualmente, y enviar el informe al cliente. En Bioccal vieron que este sistema de trabajo no era óptimo, por eso decidieron incorporar una Plataforma de innovación en su lugar trabajo.  

Contactaron con Sistemas y Redes S.L., partner oficial del programa FileMaker Business Alliance de FileMaker, quien tras un análisis de los requerimientos, les desarrollaron una aplicación a medida que revolucionaría la forma de trabajar de los equipos de trabajo en Bioccal.

Necesitaban un sistema que les permitiera tener una coordinación y trazabilidad completa de toda la información y procesos, desde la recogida de muestras, el estado de la auditoría, las visitas, y administración  y que  además permitiera una automatización y estandarización de los procesos críticos de la empresa. 

 

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LA SOLUCIÓN

Ana Sánchez jefa de proyectos de Sistemas y Redes, S.L. se reunió con el cliente para desarrollar una app personalizada que transformara la forma en la que trabajaban.

 

Administración, control y más oportunidades de ventas

La gestión de la administración de la empresa ha dado un vuelco desde la incorporación de la app personalizada. Según los servicios que se prestan a cada cliente, la aplicación prevé los presupuestos, facturas y mantenimientos anuales que se efectúan de forma automática, entrando las visitas mensuales de auditoría en el calendario y la recogida de muestras de alimentos programadas en el calendario. 

En cuento el cliente aprueba el presupuesto, automáticamente se convierte en un contrato mensual, en el que la aplicación genera los albaranes y las 12 visitas de auditoría. 

Con la carga de trabajo programada, desde el panel de control de la aplicaciones se puede hacer seguimiento de el estado en el que están las tareas y se asignan repartiéndolas entre los técnicos. 

Toda la información está vinculada en un único lugar, facturación, cobros, liquidez, de manera que a nivel contable, ahora disponen de previsiones de tesorería precisas y reales facilitándoles mucho la gestión.

“En la misma aplicación lo controlo todo, tengo mis propias previsiones de tesorería, dispongo de los listados de facturación por estados, y con esto tengo un control total y una previsión completa.” afirma Beatriz Bonnemaison, gerente de Bioccal.

 

En el cliente, auditorías y toma de muestras

 Los técnicos ahora acuden al cliente con su dispositivo iPad, donde tienen toda la información del cliente, disponen de todo el histórico de auditorias, y las muestras recogidas en cada una de las visitas anteriores.  La aplicación les permite no sólo tener una visibilidad completa sino que el completo proceso de auditoría ser realiza desde el dispositivo, sin necesitar nada más, a diferencia del sistema de trabajo anterior, donde se hacía uso de papel, y cámara para hacer fotos.  

Ahora los técnicos disponen en sus dispositivos iPad de todos los cuestionarios que deben realizar al cliente, lo que les permite mientas hablan y entrevistan ir generando la información que en el mismo momento se enviará al cliente con las respuestas. Las auditorías no son iguales para todos los clientes, dependiendo del tipo de cliente ( restaurante, catering, cocina de un hotel…). Ahora con la aplicación las auditorías están personalizadas, y las preguntas que aparecen son relevantes para el  tipo de cliente, proporcionando una mejor experiencia tanto para el cliente como para el técnico.

La auditoría se hace mediante plantillas de preguntas y donde mediante desplegables anotan las respuestas. En la misma pantalla se pueden añadir fotos, o poner observaciones.  Una vez finalizada, el cliente firma desde el dispositivo iPad, y se envía de forma automática e inmediata un correo electrónico con el PDF adjunto al cliente.&nbsp

 En esta misma visita, los técnicos recogen muestras de alimentos, aguas, el hecho de disponer del histórico y la información de toma de muestras anteriores, les permite también diversificar, y seleccionar los alimentos a recoger más relevantes, evitando redundancias y repeticiones. Con las muestras pertinentes recogidas, vuelven al laboratorio para su análisis. 

Esta inmediatez y agilidad del proceso, les permite dedicar tiempo a tareas de mayor valor añadido, por ejemplo, proponer servicios adicionales como la realización de cursos de formación sobre una área determinada, que en ese mismo momento, con el cliente, se programa en la agenda de la aplicación.

“Con el mismo número de técnicos, ahora puedo realizar más auditorías, mientras antes tardaba 1 hora y media en generar un informe, ahora es inmediato”. Beatriz Bonnemaison, gerente de Bioccal.

 

En el laboratorio:

 En el laboratorio la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker también ha implicado cambios significativos en el funcionamiento. Desde allí, tienen un panel personalizado que les permite ver toda la información de las auditorías y ya tienen las muestras introducidas en el sistema. Ahora saben en qué estado están cada una de las muestras en todo momento.

 Para cada muestra, disponen de los parámetros de las normativas de forma automática para la ponderación de los resultados, y una vez contrastado, se vuelve a enviar de forma automática un informe al cliente con los resultados. 

La visibilidad y trazabilidad del trabajo es completa. Ahora se puede controlar el trabajo de laboratorio, tanto por parte de administración como de los mismos técnicos, que desde el dispositivo iPad, pueden visualizar los resultados, estén donde estén. De esta forma, si les llama un cliente, siempre tienen la información actualizada y en tiempo real disponible para atenderles de la forma adecuada. 

BENEFICIOS

“Hemos ahorrado enormemente en costes, por el tiempo que nos hemos ahorrado gracias a  la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, ya sólo en la gestión de la facturación, antes debía hacerlo todo a mano, mientras que ahora está todo automatizado”  Beatriz  Bonnemaison, gerente de Bioccal.

  

-Trazabilidad completa: Tanto gerencia, como administración como los técnicos en campo o en el laboratorio, todos los equipos tiene acceso a la información que necesitan,  desde clientes e históricos, auditorías previas, muestras o resultados de análisis,  permitiéndoles disponer de toda la información verídica, relevante y precisa, en tiempo real. 

-Previsión de tesorería: Especialmente crucial para las pymes, el hecho que el sistema genere facturas y albaranes tras la firma del contrato, o cualquier nueva acción lleva automatizada esa tarea, permite que desde gerencia se tenga una visibilidad no sólo a corto, sino a medio o largo plazo del estado y la previsión de tesorería en un vistazo, mientras con el sistema anterior, debían hacerlo de una forma totalmente manual a base de hojas de cálculo. 

 -Más facturación, menos costes y reducción de tiempos: Cada técnico podía realizar 4 ó 5 auditorías al día con el sistema anterior, ahora con un sistema mucho más eficiente, con el mismo número de técnicos se pueden realizar más auditorías y más precisas, en menos tiempo. Lo que antes tardaban una hora y media de media para realizar los informes de auditoría, ahora lo hacen de forma inmediata, reduciendo tiempos en un 98%. 

-Ventaja competitiva:  En definitiva,  el cliente también es uno de los más beneficiados de este nuevo sistema, ya que se ha agilizado mucho el proceso, ahora les permite tener de forma inmediata el resultado de la auditoría, o conocer la información de sus históricos si así lo necesita. A su vez, Bioccal, dispone de un sistema mucho más ágil y eficiente, que le permite ofrecer una ventaja competitiva respecto a sus competidores.

 -Mejores herramientas de trabajo, más precisas y sostenibles: La aplicación les ha permitido agilizar tareas, automatizando tareas repetitivas, y estandarizando los procesos para evitar duplicidad, de datos y errores con la información integrada e unificada en un único lugar. Además de prácticamente eliminar el uso de papel para un entorno mucho más respetuoso con el medio ambiente. 

 

“Soy muy feliz, el sistema de trabajo ha mejorado muchísimo. Sistemas y Redes gracias a la aplicación personalizada hecha con la Plataforma FileMaker me ha abierto los ojos, y ha transformado enormemente la manera en la que trabajamos” concluye Beatriz

Sistemas y Redes S.L.

Ana Sánchez
Jefa de Proyectos 

www.syr.es

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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