Four Roses Tattoo Studio

Four Roses Tattoo Studio se digitaliza y unifica todas sus gestiones

Visión General

  • Four Roses Tattoo Studio es un estudio de tatuaje y piercing situado en el centro de Barcelona. Desde 2018 han incorporado una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, consiguiendo unificar toda la documentación en un mismo punto y mejorando como consecuencia la atención al cliente.

Industria

Solución

  • La App FileMaker desarrollada para Four Roses Tattoo Studio permite disponer digitalmente de todos los datos de clientes y aunar en un mismo punto la administración de la empresa.

Beneficios

  • Se ha conseguido acelerar los procesos de gestión, eliminar la utilización del papel en el día a día y mejorar la atención al cliente.
Four Roses Tattoo Studio 1

Hace relativamente pocos años los tatuajes estaban relacionados con la rebeldía o los ambientes militares y penitenciarios. Hoy en día, pero, con la influencia de deportistas de élite, músicos y otras celebridades, el sector del tatuaje ya forma parte de la cultura popular y se encuentra en su momento más próspero.

Sólo en España se realizan cada día dos mil tatuajes, y según cálculos de la Academia Española de Dermatología, uno de cada tres españoles de entre 18 y 35 años tiene uno. Esto determina que en el mercado español esta industria facture hasta 1600 millones de euros al año.

Avistando estos datos tan positivos se encuentra en pleno centro de la ciudad de Barcelona Four Roses Tattoo Studio: un estudio de tatuaje y piercing situado en La Rambla. Creado en el año 2010, este estudio reúne a tatuadores con gran experiencia y ofrece los diseños más exclusivos y con las máximas garantías higiénicas.

Su filosofía es la de dar a los clientes lo que deseen para que lo puedan llevar en su cuerpo el resto de sus vidas: ya sea un recuerdo, una vivencia especial o simplemente algo que les guste.

Además, aparte de los diferentes tatuadores residentes, en Four Roses Tattoo Studio también acuden tatuadores internacionales como invitados con los que se coordinan agendas especiales en fechas puntuales para que realicen tatuajes en el estudio.

Recomiendo FileMaker a los estudios de tatuaje ya que ahorrarán papel, tiempo y flexibilidad en todas las gestiones

— Marc Merlo Caballero, Manager de Four Roses Tattoo Studio
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Reto

El estudio de tatuaje Four Roses Tattoo Studio, al estar situado en un lugar tan concurrido y emblemático como es La Rambla de Barcelona -por donde transitan miles de personas cada día de múltiples y diversas culturas-, necesitaba progresar para seguir dando una más innovadora y cuidada atención a sus clientes.

Hasta el momento los clientes debían rellenar una serie de formularios de consentimiento en los que se da la autorización para proceder a la ejecución del tatuaje. El cumplimentar estos formularios, junto con la ficha de cliente y la fotocopia del documento de identidad del mismo, suponía la utilización de entre tres y cuatro hojas de papel tan solo en el registro de alta como cliente.

En el caso de que el cliente fuera menor de edad, era importante añadir también el formulario con el consentimiento paterno o del tutor.

En consecuencia, se utilizaban grandes cantidades de papel, lo que provocaba una ralentización de las gestiones y la necesidad de disponer de espacios de almacenaje dedicados a guardar y clasificar todos los documentos.

Asimismo, el hecho de almacenar documentos y archivos en lugares y programas diferentes causaba una demora de los procesos por lo que no se podía ofrecer una excelente atención al cliente.

Por estos motivos, en 2017 Four Roses Tattoo Studio se puso en contacto con BAC InnPro, Partner y miembro oficial del programa FileMaker Business Alliance, quienes gracias a su experiencia y conocimientos, desarrollaron una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker adaptada a las necesidades del estudio.

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La Solución

La App personalizada creada con la Plataforma FileMaker y desarrollada por BAC InnPro ha permitido al estudio de tatuaje Four Roses Tattoo controlar la gestión de la administración, acelerar las altas y registros de nuevos clientes, administrar y repartir de forma equitativa las citas para cada uno de los tatuadores del estudio, y controlar y clasificar la documentación de todos los clientes.

“Hemos realizado una solución adaptada con las necesidades y particularidades que nos ha pedido el estudio Four Roses Tattoo”
– Rafa Vargas-Machuca, Project Manager de BAC InnPro

El funcionamiento de la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker es muy sencillo, ya que una vez el cliente ha acordado con el manager del estudio el diseño del tatuaje a realizar y el presupuesto, se le entrega al cliente un iPad donde completa los consentimientos para la realización del tatuaje, rellena sus datos en la ficha de cliente, inserta su firma y adjunta una fotografía de su documento de identidad o pasaporte.

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“Hemos reducido el tiempo de realización de los consentimientos en un 100%, ya que actualmente el procedimiento es más rápido y práctico para mí, y mucho más fácil de entender y rellenar para los clientes”
–Marc Merlo Caballero, Manager de Four Roses Tattoo

Además de esto, el manager del estudio dedica 30 segundos más en rellenar campos más específicos como: el precio del servicio, el número de sesiones para realizar el tatuaje, el tipo de tinta o aguja a utilizar según sea un tatuaje o un piercing, los números de serie de los materiales, o las fechas de caducidad, entre otros. Toda esta información debe estar bien cumplimentada y registrada en el caso de que acaeciera una inspección sanitaria.

Gracias a la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker ahora todos los procesos de realizan de forma más rápida; con la utilización de hojas de papel los procedimientos eran más lentos y no eran automáticos a diferencia de ahora, que se ha pasado de imprimir todos los documentos a directamente no utilizar el papel.

Además, con la app FileMaker, cuando el cliente inserta en la ficha de cliente su fecha de nacimiento, en la solución aparece automáticamente un aviso que notifica si se debe adjuntar alguna autorización complementaria como por ejemplo las autorizaciones de los tutores legales en el caso de los menores de edad.

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Sobre la facilidad de utilización de la Plataforma, Marc Merlo afirma que: “Sólo tienes que entregarle el iPad al cliente y casi no tienes que explicarle qué tiene que hacer porque es tan intuitivo que viéndolo ya se explica por sí solo”

Además, con la app se puede ver la facturación mensual y se pueden ver los pagos – cuánto ha pagado un cliente y lo que le falta por abonar. Los cobros y los controles de caja también se realizan por el iPad, y además existe la opción de obtener estadísticas e informes diarios.

Por otro lado, además de obtener la trazabilidad de todos los productos y materiales utilizados, mediante el iPad también se pueden agregar fotografías o imágenes tanto de los diseños como de los tatuajes ya elaborados. Por ejemplo, en los casos de los tatuajes con más envergadura, sí que se realizan fotografías de las sesiones de cada tatuaje y se insertan en la solución.



En sus inicios la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker estaba disponible únicamente en español, pero visto que es un estudio situado en un lugar por el que pasan muchos turistas, y en consecuencia muchos de los clientes son personas de origen extranjero, se hizo necesario disponer también de la solución en inglés.

En cuanto a esto, el manager del estudio Marc Merlo afirma: “La facilidad que nos da que el formulario a rellenar en el iPad esté en español y en inglés, hace que se pueda completar todo mucho más fácilmente. A mí me da la posibilidad de tener más margen para atender a muchos más clientes diferentes a la vez. Como puedo tener la solución tanto en el iPad como en el ordenador al mismo tiempo, me avanza muchísimo trabajo.”

“Con la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker el estudio ha mejorado significativamente el cumplimiento de los consentimientos y la gestión de clientes”
– Rafa Vargas-Machuca, Project Manager de BAC InnPro

Beneficios

  • Solución sostenible: La incorporación de los dispositivos iPad con los clientes en el cumplimiento de formularios ha reducido casi al 100% la cantidad de uso de papel en el día a día.
  • Control de la situación de la empresa: Gracias a la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker el estudio dispone de toda la información actualizada y unificada en un único sistema accesible tanto desde ordenador como desde el iPad.
  • Automatización de tareas: En el cumplimiento de los formularios, la app notifica cuándo es necesaria documentación adicional para la admisión de la ficha de cliente.
  • Captura y almacenamiento de información: Con la app personalizada se guarda y clasifica de forma automática toda la información de los clientes, lo que ha significado un avance a la hora de poder acceder a estos datos en cualquier momento.

“Yo animaría a otros estudios a que lo prueben, ya que es más rápido y práctico, se ahorra dinero, y tienes toda la información unificada en un mismo sitio.”
–Concluye Marc Merlo Caballero, Manager de Four Roses Tattoo Studio

BAC Engineering Consultancy Group SL

Rafa Vargas-Machuca
93 224 43 70

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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