Frutas Well

Gracias a la app personalizada, se ha conseguido una automatización de los procesos críticos de la empresa. La gestión ahora es mucho más ágil, ahorrando gran cantidad de tiempo y efectividad en todos los procesos

Frutas Well, una gestión de negocio inteligente

Visión General

  • Frutas Well es una empresa familiar, con más de 30 años de trayectoria cuya actividad principal es la gestión de Fincas Agrícolas y venta de cultivos cítricos, a nivel nacional. Su sistema de trabajo basado en hojas de cálculo les hacía caer en la rutina de trabajo, y realizar tareas repetitivas, por eso acudieron a la Apple Store de Nueva Condomina, para que les asesoraran sobre la plataforma que mejor se adaptaría a su negocio.

Industria

  • Alimentación

Solución

  • La app personalizada, hecha con la Plataforma FileMaker, permite a Frutas Well la gestión inteligente de todos los procesos de la empresa. Desde la gestión de los empleados, la documentación, los partes de trabajo, facturación, cartera, almacenes, pedidos de compra, nóminas y contratos con clientes

Beneficios

  • Gracias a la app personalizada, se ha conseguido una automatización de los procesos críticos de la empresa. La gestión ahora es mucho más ágil, ahorrando gran cantidad de tiempo y efectividad en todos los procesos. El alta de un trabajador es ahora 20 veces más rápida que con el anterior sistema de trabajo, así como la generación de nóminas, donde la automatización ha permitido reducir en un 91% el tiempo dedicado a generarlas mensualmente, pasando de una media de 3/5 días al mes a apenas un minuto.

Frutas Well, es una empresa familiar, dedicada a la venta de cultivos de cítricos a nivel nacional.  Con una trayectoria de más de 30 años, y más de 250 empleados,  su actividad comercial diversificada implicaba una compleja gestión de negocio. Su sistema de trabajo de hojas de cálculo les hacía incurrir en tareas manuales y repetitivas, por este motivo se pusieron en contacto con la Apple Store de Nueva Condomina para que les orientaran en adoptar una herramienta de trabajo que les permitiera disponer de una aplicación a medida que pudiera ayudarles a escapar de la rutina de trabajo, automatizando sus procesos y la visibilidad de los datos en tiempo real.

Escogieron Vida Digital, como partner tecnológico, quien después de analizar los requerimientos técnicos, les propusieron desarrollar una aplicación a medida hecha con la Plataforma FileMaker, que en tres meses tendrían implementada y así fue.

Antes de incorporar la Plataforma FileMaker, la misma hoja de excel que utilizábamos para los partes de trabajo, se modificaba por lo menos 3 veces, con lo que nos dificultaba muchísimo el trabajo

— Loli Soriano, Directora gerente de Frutas Well
Frutas Well 1

EL RETO

Frutas Well tiene una plantilla que suele rondar los 250 empleados, y que en momentos determinados puede llegar hasta los 350 aproximadamente. El principal problema para  gestionar tantos empleados es la pérdida de tiempo  que se dedica, en simplemente captar los datos del empleado, creando un carnet de empleado o con la firma de cualquier de los múltiples documentos que por ley están obligados a entregar. Por ejemplo dar de alta al empleado, hacer la foto,  la entrega de la documentación inicial,  la firma del empleado. En el sistema anterior de hojas de cálculo, esto podía llevarles una media de 10 minutos por empleado.

Otra de las particularidades del sector, es que disponen de una sistema de multi facturación muy complejo. Facturan servicios ( por horas o por certificaciones), cosechas, y artículos ( herramientas, herbicidas, utensilios para el campo, etc.). Así en las facturas deben juntarse todos los partes de trabajo de una certificación, y todos los materiales empleados. Con el anterior sistema de hojas de cálculo, ese archivo podia sufrir hasta 3 modificaciones, hecho que hacía muy complicada la trazabilidad, fiabilidad, y los consecuentes errores producidos.

En otros tipos de factura que no son certificaciones, debe ir adjunto un informe de todos los empleados que han participado en dicho trabajo, en el cual se incluye toda la documentación que el dueño de la finca requiera, tal como el carnet de plaguicidas, alta en seguridad social, certificado médico etc… 

Además de esta gran documentación, la venta de cualquier tipo de materiales, o cosechas  necesitaba tener siempre la información en tiempo real, el stock por almacén, y por lotes, para llevar el registro y seguimiento de lotes y caducidades de todos los elementos que salen del almacén.  

La multitud de clientes, era otro punto crítico, querían generar automáticamente los contratos con los clientes, en los cuales se incluye la localización de sus fincas, los trabajos a realizar, el importe pactado por horas, y las facturas que intervienen. 

Así mismo la generación de las nóminas mensuales también era uno de los desafíos más importantes. Antes de generarlas, deberían conocer si el trabajador tiene alguna deuda, ha comprado material, se ha hecho una gratificación, si ha pedido algún préstamo a la empresa  si debe o por el contrario le deben portes. Todo esto mezclado con la condición en la cual está el empleado, por saber si continúa de alta, una nómina normal y si por el contrario tiene horas trabajadas pero ya no está de alta. Lo que más tiempo llevaba a la antigua gestión de Frutas Well, era incluir para cada empleado, el importe de la seguridad social, embargos oficiales, y nómina que tenían que hacerlo línea por línea, llevando una media de 10/15 minutos por nómina.

Frutas Well 3

LA SOLUCIÓN

Tras una primera toma de contacto, la Apple store, recomendó a VidaDigital como desarrollador. Tuvieron la reunión en la que se determinan las necesidades y carencias del sistema actual, y después de analizar a fondo las necesidades, le plantearon que en 3 meses podrían tener una aplicación ya implementada en la empresa y que cumpliera con todos los requisitos que se planteaban. 

Gestión de Personal y nóminas

Mediante la utilización del dispositivo iPad, ahora la gestión de empleados es muchísimo más ágil. Lo que anteriormente tardaban 10 minutos, ahora a través de la app hecha con la Plataforma FileMaker funcionando desde iPad, lo hacen en 30 segundos. Se captura directamente la imagen del empleado, se captura la firma, y posteriormente estos documentos se envían por email o se imprimen si fuera necesario. A su vez, con la información facilitada,  ya pueden crear el carnet de Empleado, que es el distintivo con el que se identifica para cualquier interacción con la empresa. 

La generación de nominas era otro foco de mejora. Mientras que con el sistema anterior se tardaba una media de 3/5 días en introducir los datos de todas la nóminas de los empleados ( aproximadamente 10/15 mins por empleado), ahora en menos de un minuto todo el proceso se realiza de un modo automatizado. Se ha creado pues un Control de Nóminas, donde la aplicación personalizada muestra de forma automática los empleados que tienen horas trabajadas dentro de dicho mes, y captura automáticamente los datos de Seguridad Social, Embargos Oficiales, y Nómina, generando los cálculos para saber cuánto se le debe de abonar a cada empleado. 

“Anteriormente tardaban 3/5 días para introducir todos los datos de las nóminas (aproximadamente 10/15 mins por empleado), ahora en menos de un minuto, todo el proceso se realiza de un modo totalmente automatizado” Miguel Ricarte, CEO de Vida Digital

Sistema de Facturación

Se ha buscado una fórmula para que la tarea de facturación sea más agradable e inteligente.  Se ha creado un automatismo en el cual pulsando un botón “Buscar Facturables”, en menos de 1 segundo obtienen un listado de todos los clientes que tienen algo a facturar: trabajo, materiales, certificaciones o cosechas. Se seleccionan los que se quieren facturar, y en menos de 3 segundos se tienen todas las facturas generadas, y un informe de las mismas.   Posteriormente esta facturas pueden ser corregidas si fuera necesario, mediante un sistema de seguridad  ( con solicitud de clave de adminstración) se hacen las modificaciones pertinentes y al presionar actualizar, no sólo se actualiza el contexto de la factura, y el resultado, sino también la cartera.

 “Todo ello gracias a la increíble potencia de FileMaker Server, el cual nos permite trabajar con guiones de más de 3.000 líneas moviéndolos con una ligereza hasta ahora desconocida”. Afirma Miguel Ricarte, director de Vida Digital Mac.

 

Sistema de Ventas

 La complejidad y diversidad del tipo de ventas, requería también de un proceso más automatizado. Por eso se ha creado un sistema de venta el cual permite que al escanear el código de barras  que todos los empleados siempre llevan encima ( carnet de empleado) o bien poniendo su nombre, pueden realizar la venta en tiempo real, sin necesidad de que tengan que abonar nada, ya que se reflejará luego en el cálculo automático de su nómina.

A su vez se ha creado un sistema de venta a clientes, el cual en todo momento les permite seleccionar desde qué almacén quieren que se envíe la mercancía, disponiendo de la información de caducidades y de lote ( para posibles reclamaciones) y en el caso de los clientes, se da la opción de o bien abonar la compra en el momento de la retirada del material, o bien, adjuntarlo a un parte de trabajo o bien generarle un albarán, y la aplicación posteriormente lo tendrá en cuenta y lo marcará como “Facturable” a final de mes. 

BENEFICIOS

Simplificación de la gestión: Se ha conseguido gestionar todos los procesos con los empleados , hasta ahora muy tediosos, en una tarea sumamente sencilla y rápida que no hace perder el tiempo ni al empleado, ni a la empresa. 

 Información en tiempo real: Ahora pueden saber en tiempo real el estado de todos los almacenes, el estado de los lotes y la disponibilidad, para poder introducir los pedidos de Compra, que dicho de paso, conforme se selecciona el proveedor, ya filtra qué materiales está proveyendo y cuáles necesitan pedir, basándose en el stock. La incorporación de la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, ha dotado a la organización y a todos sus miembros de una herramienta que les permite obtener información clave y les permite interactuar entre ellos para explorar y aprovechar oportunidades de negocio. 

Agilizar todo el procesos de facturación: Anteriormente tenían que buscar manualmente a qué clientes querían facturarle y qué querían facturar, actualmente la aplicación muestra todo lo que se desea hacer con sólo pulsar dos botones, permitiendo en todo momento volver atrás en cualquier proceso, cosa que hasta ahora era imposible.

Ahorro de tiempo y mayor eficiencia: El proceso más complejo  pero a la vez el que más satisfacción ha dado a Frutas Well, es la generación de las nóminas, ya que anteriormente perdían como media de 3 a 5 días para la introducción de todos los datos de los empleados, y ahora en apenas unos segundos, ya tienen la aplicación mostrando los resultados. 

 

 “El alta de movimiento de  trabajadores es 20 veces más rápida que con el sistema anterior, antes tardaban una media de 10 minutos, ahora en tan sólo 30 segundos lo pueden hacer. “ Miguel Ricarte, CEO de Vida Digital 

 

VidaDigital S.L.
Miguel Ricarte
Capitán Gaspar Ortiz, 38
03021 Elche
T:965 440 117

info@vidadigitalmac.com

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

Close

Frutas Well